Assistant(e) de la Directrice Générale des Services (h/f)
Offre n° O033260128000169
Publiée le 28/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Située à quelques kilomètres de Bordeaux et de l'aéroport de Mérignac, à l’Ouest de l’agglomération bordelaise, la ville de Saint-Jean-d’Illac (près de 10.000 habitants) est une commune qui a su conserver son patrimoine forestier, tout en restant à taille humaine.
Avec ses 12 057 hectares occupés à 75 % par une forêt de pins maritimes, Saint-Jean-d’Illac est appréciée pour son environnement préservé et apaisé aux portes de Bordeaux.
Tout en maintenant des liaisons privilégiées vers l’agglomération bordelaise, avec notamment le Transgironde qui la relie aussi bien à Bordeaux qu'au Cap-Ferret, la ville offre une ouverture en direction du bassin d’Arcachon et de la côte atlantique avec l'accès aux plages possible en 30 minutes de route.
Membre de la Communauté de Communes Jalle Eaux Bourde, la ville bénéficie d'un fort dynamisme économique et culturel, avec notamment une salle de spectacle : l'Espace Quérandeau proposant des spectacles, concerts, danse, cinéma, ..., mais aussi un fort tissu associatif, des commerces de proximité et de nombreux professionnels de la santé.
Avec ses 12 057 hectares occupés à 75 % par une forêt de pins maritimes, Saint-Jean-d’Illac est appréciée pour son environnement préservé et apaisé aux portes de Bordeaux.
Tout en maintenant des liaisons privilégiées vers l’agglomération bordelaise, avec notamment le Transgironde qui la relie aussi bien à Bordeaux qu'au Cap-Ferret, la ville offre une ouverture en direction du bassin d’Arcachon et de la côte atlantique avec l'accès aux plages possible en 30 minutes de route.
Membre de la Communauté de Communes Jalle Eaux Bourde, la ville bénéficie d'un fort dynamisme économique et culturel, avec notamment une salle de spectacle : l'Espace Quérandeau proposant des spectacles, concerts, danse, cinéma, ..., mais aussi un fort tissu associatif, des commerces de proximité et de nombreux professionnels de la santé.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
120 Avenue du Las, Saint-Jean-d'Illac (Gironde (33))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Rémunération indicative
Statutaire + RIFSEEP (Ifse + Cia)
Descriptif de l'emploi
Située à quelques kilomètres de Bordeaux et de l'aéroport de Mérignac, à l'Ouest de l'agglomération bordelaise, la ville de Saint-Jean-d'Illac (près de 10.000 habitants) est une commune qui a su conserver son patrimoine forestier, tout en restant à taille humaine.
Avec ses 12 057 hectares occupés à 75 % par une forêt de pins maritimes, Saint-Jean-d'Illac est appréciée pour son environnement préservé et apaisé aux portes de Bordeaux.
Tout en maintenant des liaisons privilégiées vers l'agglomération bordelaise, avec notamment le Transgironde qui la relie aussi bien à Bordeaux qu'au Cap-Ferret, la ville offre une ouverture en direction du bassin d'Arcachon et de la côte atlantique avec l'accès aux plages possible en 30 minutes de route.
Membre de la Communauté de Communes Jalle Eaux Bourde, la ville bénéficie d'un fort dynamisme économique et culturel, avec notamment une salle de spectacle : l'Espace Quérandeau proposant des spectacles, concerts, danse, cinéma, ..., mais aussi un fort tissu associatif, des commerces de proximité et de nombreux professionnels de la santé.
La commune recherche un(e) Assistant(e) de la Directrice Générale au sein du secrétariat générale de la Mairie, à temps complet.
Vous serez en relations fonctionnelles avec :
la directrice générale des services
l’ensemble des services et des élus
les administrés pour l’ensemble des activités du poste
Relation avec les porteurs de projets.
Avec ses 12 057 hectares occupés à 75 % par une forêt de pins maritimes, Saint-Jean-d'Illac est appréciée pour son environnement préservé et apaisé aux portes de Bordeaux.
Tout en maintenant des liaisons privilégiées vers l'agglomération bordelaise, avec notamment le Transgironde qui la relie aussi bien à Bordeaux qu'au Cap-Ferret, la ville offre une ouverture en direction du bassin d'Arcachon et de la côte atlantique avec l'accès aux plages possible en 30 minutes de route.
Membre de la Communauté de Communes Jalle Eaux Bourde, la ville bénéficie d'un fort dynamisme économique et culturel, avec notamment une salle de spectacle : l'Espace Quérandeau proposant des spectacles, concerts, danse, cinéma, ..., mais aussi un fort tissu associatif, des commerces de proximité et de nombreux professionnels de la santé.
La commune recherche un(e) Assistant(e) de la Directrice Générale au sein du secrétariat générale de la Mairie, à temps complet.
Vous serez en relations fonctionnelles avec :
la directrice générale des services
l’ensemble des services et des élus
les administrés pour l’ensemble des activités du poste
Relation avec les porteurs de projets.
Missions / conditions d'exercice
Missions:
1. Organiser la bonne marche des assemblées et le suivi des actes administratifs
2. Suivi de la gestion du courrier, des mails et des appels à destination de la direction générale des services
3. Apporter une aide permanente à la directrice générale des services en terme d’organisation, de gestion de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Mission 1 : Organiser la bonne marche des assemblées et le suivi des actes administratifs:
Organisation et gestion des assemblées délibérantes
- Planification des procédures de contrôle
- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
- Suivi des actes administratifs
- Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires
- Faciliter le retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante (notes techniques, notes de présentation, délibérations...) auprès de la direction générale
- Préparer les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires à la tenue de l’instance
- Relire les délibérations des établissements publics communaux et alerter la direction générale des dossiers structurants ou sensibles
- Coordonner les délibérations du conseil municipal avec les conseils d’administration (CCAS, Conseil Syndical du SIAEA, et Conseils communautaires)
Rédiger des délibérations, décisions municipales, arrêtés
Assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors du conseil municipal
Participer au contrôle juridique des actes en lien avec les directions concernées
- Informer et sensibiliser les différentes directions, au processus de contrôle préalable des actes
- Assurer le suivi des délibérations (entrée en vigueur et exécution)
Mission 2 : Suivi de la gestion du courrier, des mails et des appels à destination de la direction générale des services
Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel ZEENDOC (courrier, courriel, etc…)
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Mission 3 : Apporter une aide permanente à la directrice générale des services en terme d’organisation, de gestion de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Organisation de l’agenda :
- Prendre les rendez-vous en fonction des priorités
- Alerter sur les points importants de l’agenda
- Organisation des déplacements
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la DGS
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
Temps plein – Horaires variables - 37/35 avec RTT.
Possibilité de travail en soirée - Ponctuel, week-end et jours fériés.
Conditions et contraintes d’exercice:
Disponibilité, travail en extérieur possible -
Moyens mis à disposition
Ordinateur, téléphone fixe.
1. Organiser la bonne marche des assemblées et le suivi des actes administratifs
2. Suivi de la gestion du courrier, des mails et des appels à destination de la direction générale des services
3. Apporter une aide permanente à la directrice générale des services en terme d’organisation, de gestion de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Mission 1 : Organiser la bonne marche des assemblées et le suivi des actes administratifs:
Organisation et gestion des assemblées délibérantes
- Planification des procédures de contrôle
- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
- Suivi des actes administratifs
- Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires
- Faciliter le retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante (notes techniques, notes de présentation, délibérations...) auprès de la direction générale
- Préparer les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires à la tenue de l’instance
- Relire les délibérations des établissements publics communaux et alerter la direction générale des dossiers structurants ou sensibles
- Coordonner les délibérations du conseil municipal avec les conseils d’administration (CCAS, Conseil Syndical du SIAEA, et Conseils communautaires)
Rédiger des délibérations, décisions municipales, arrêtés
Assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors du conseil municipal
Participer au contrôle juridique des actes en lien avec les directions concernées
- Informer et sensibiliser les différentes directions, au processus de contrôle préalable des actes
- Assurer le suivi des délibérations (entrée en vigueur et exécution)
Mission 2 : Suivi de la gestion du courrier, des mails et des appels à destination de la direction générale des services
Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel ZEENDOC (courrier, courriel, etc…)
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Mission 3 : Apporter une aide permanente à la directrice générale des services en terme d’organisation, de gestion de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Organisation de l’agenda :
- Prendre les rendez-vous en fonction des priorités
- Alerter sur les points importants de l’agenda
- Organisation des déplacements
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la DGS
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
Temps plein – Horaires variables - 37/35 avec RTT.
Possibilité de travail en soirée - Ponctuel, week-end et jours fériés.
Conditions et contraintes d’exercice:
Disponibilité, travail en extérieur possible -
Moyens mis à disposition
Ordinateur, téléphone fixe.
Profils recherchés
Connaître le fonctionnement des collectivités et le processus délibératif
Connaître les attributions des administrations
Maîtriser les techniques d’accueil
Connaître les textes législatifs, règlements et codes concernés relevant du poste
Connaissance des collectivités territoriales et de leurs environnements
Savoir appliquer et contrôler le respect des normes en vigueur
Savoir analyser et gérer les situations
Maîtrise des outils bureautiques : pack office
Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, planning partagés…)
Savoir faire:
Savoir gérer les relations conflictuelles
Savoir analyser et gérer les situations
Savoir planifier son activité en fonction du temps
Savoir rendre compte
Savoir être force de proposition
Savoir être:
Être calme et diplomate
Être patient
Être rigoureux
Être organisé
Être disponible
Être volontaire
Être pédagogue
Esprit d’équipe
Sens de l’écoute
Conditions et contraintes d’exercice:
Disponibilité, travail en extérieur possible ainsi que travail en soirée - Ponctuel.
Connaître les attributions des administrations
Maîtriser les techniques d’accueil
Connaître les textes législatifs, règlements et codes concernés relevant du poste
Connaissance des collectivités territoriales et de leurs environnements
Savoir appliquer et contrôler le respect des normes en vigueur
Savoir analyser et gérer les situations
Maîtrise des outils bureautiques : pack office
Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, planning partagés…)
Savoir faire:
Savoir gérer les relations conflictuelles
Savoir analyser et gérer les situations
Savoir planifier son activité en fonction du temps
Savoir rendre compte
Savoir être force de proposition
Savoir être:
Être calme et diplomate
Être patient
Être rigoureux
Être organisé
Être disponible
Être volontaire
Être pédagogue
Esprit d’équipe
Sens de l’écoute
Conditions et contraintes d’exercice:
Disponibilité, travail en extérieur possible ainsi que travail en soirée - Ponctuel.
Contact et modalités de candidature
Contact
0557978300
Informations complémentaires
Lettre de motivation et CV à envoyer :
adresse postale :
Mairie de Saint Jean d'Illac
BP 10
33127 Saint Jean d'Illac
mail : emploi@mairie-stjeandillac.fr
Contact : Mme LEBON Patricia
responsable du secrétariat générale
p.lebon@mairie-stjeandillac.fr
adresse postale :
Mairie de Saint Jean d'Illac
BP 10
33127 Saint Jean d'Illac
mail : emploi@mairie-stjeandillac.fr
Contact : Mme LEBON Patricia
responsable du secrétariat générale
p.lebon@mairie-stjeandillac.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.