Agent d'acceuil état civil
Offre n° O033260218000120
Publiée le 06/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place ernest barraud bp 69, Coutras (Gironde (33))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
8 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Réaliser dans le cadre du service public, les prestations courantes liées à la demande des usagers en matière d’état civil, et autres services administratifs
Pallier les absences de l’agent chargé d’accueil
Pallier les absences de l’agent chargé d’accueil
Missions / conditions d'exercice
Les missions :
1- MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la réception des déclarations (PACS, décès, naissance, reconnaissance) et l’établissement des actes d’Etat Civil :
- Réceptionner les déclarants.
- Vérifier les pièces justificatives fournies au regard de la réglementation.
- Elaborer l’acte par le biais du logiciel.
Réaliser les dossiers de mariage et de parrainage civil :
- Réceptionner les futurs époux / les parents du parrainé.
- Renseigner les intéressés sur la création du dossier.
- Vérifier les dossiers établis par les époux / par les parents.
- Etablir l’acte / Enregistrer sur le registre.
- Préparer la cérémonie de mariage / de parrainage civil (livret de famille, certificat de mariage, texte de célébration).
Informer les administrés sur la réglementation et le fonctionnement de l’État Civil :
- Informer sur place les administrés (accueil guichet).
Assurer la tenue administrative des registres d’État Civil :
- Réaliser l’apposition de mention, la mise à jour des registres.
- Transmettre l’État Civil de l’année au Tribunal de Grande Instance.
Administrer le recensement militaire :
- Enregistrer les jeunes concernés par le recensement sur le logiciel.
- Assurer le suivi du dossier (envoyer tous les trimestres les dossiers des jeunes inscrits).
Réaliser la mise à jour et la délivrance des pièces d’État Civil (naissance, mariage, décès) :
- Rechercher les registres sollicités, copier et transmettre les actes.
- Effectuer la mise à jour et délivrer les livrets de familles.
Recueillir les attestations d’accueil :
- Réceptionner le déclarant.
- Vérifier les pièces justificatives fournies au regard de la réglementation.
- Mettre à la signature du Maire l’attestation et la remettre au déclarant.
Gérer les demandes de CNI et de passeports :
- Recueillir et vérifier les dossiers
- Saisir les informations et procéder au relevé des empreintes
- Réceptionner les CNI et passeports et procéder à leur enregistrement
- Remettre les CNI et passeports
- Assurer un suivi et le traitement des recueils
Cérémonies :
- Assister à la préparation des manifestations officielles, militaires et festives (convocation, commande de gerbes, préparation des cérémonies)
- Mariages, baptêmes civils : recevoir les administrés, rédiger les actes nécessaires à la célébration, commander les fleurs
Elections :
- Enregistrer les demandes d’inscriptions et les radiations
-Participer à l’organisation matérielle des opérations électorales
Occupation du domaine public et manifestations
- Recevoir et traiter les demandes d’emplacement de cirques
-Assurer le traitement des dossiers de manifestation sur le domaine public
-Délivrer diverses autorisations liées à l’occupation du domaine public
2-MISSIONS COMPLEMENTAIRES
- Remplacer l’agent du service à l’accueil en cas d’absence (voir fiche de poste correspondante)
- Assurer les permanences état-civil le samedi matin par roulement
-Assurer diverses tâches liées à l’administration générale
1- MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la réception des déclarations (PACS, décès, naissance, reconnaissance) et l’établissement des actes d’Etat Civil :
- Réceptionner les déclarants.
- Vérifier les pièces justificatives fournies au regard de la réglementation.
- Elaborer l’acte par le biais du logiciel.
Réaliser les dossiers de mariage et de parrainage civil :
- Réceptionner les futurs époux / les parents du parrainé.
- Renseigner les intéressés sur la création du dossier.
- Vérifier les dossiers établis par les époux / par les parents.
- Etablir l’acte / Enregistrer sur le registre.
- Préparer la cérémonie de mariage / de parrainage civil (livret de famille, certificat de mariage, texte de célébration).
Informer les administrés sur la réglementation et le fonctionnement de l’État Civil :
- Informer sur place les administrés (accueil guichet).
Assurer la tenue administrative des registres d’État Civil :
- Réaliser l’apposition de mention, la mise à jour des registres.
- Transmettre l’État Civil de l’année au Tribunal de Grande Instance.
Administrer le recensement militaire :
- Enregistrer les jeunes concernés par le recensement sur le logiciel.
- Assurer le suivi du dossier (envoyer tous les trimestres les dossiers des jeunes inscrits).
Réaliser la mise à jour et la délivrance des pièces d’État Civil (naissance, mariage, décès) :
- Rechercher les registres sollicités, copier et transmettre les actes.
- Effectuer la mise à jour et délivrer les livrets de familles.
Recueillir les attestations d’accueil :
- Réceptionner le déclarant.
- Vérifier les pièces justificatives fournies au regard de la réglementation.
- Mettre à la signature du Maire l’attestation et la remettre au déclarant.
Gérer les demandes de CNI et de passeports :
- Recueillir et vérifier les dossiers
- Saisir les informations et procéder au relevé des empreintes
- Réceptionner les CNI et passeports et procéder à leur enregistrement
- Remettre les CNI et passeports
- Assurer un suivi et le traitement des recueils
Cérémonies :
- Assister à la préparation des manifestations officielles, militaires et festives (convocation, commande de gerbes, préparation des cérémonies)
- Mariages, baptêmes civils : recevoir les administrés, rédiger les actes nécessaires à la célébration, commander les fleurs
Elections :
- Enregistrer les demandes d’inscriptions et les radiations
-Participer à l’organisation matérielle des opérations électorales
Occupation du domaine public et manifestations
- Recevoir et traiter les demandes d’emplacement de cirques
-Assurer le traitement des dossiers de manifestation sur le domaine public
-Délivrer diverses autorisations liées à l’occupation du domaine public
2-MISSIONS COMPLEMENTAIRES
- Remplacer l’agent du service à l’accueil en cas d’absence (voir fiche de poste correspondante)
- Assurer les permanences état-civil le samedi matin par roulement
-Assurer diverses tâches liées à l’administration générale
Profils recherchés
Compétences métier :
Formations et qualifications nécessaires :
- BEP secrétariat (a minima)
Savoir-faire :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement le public
- Rédaction de tout type d’actes d’état civil
- Savoir identifier et gérer les demandes en fonction de leurs degrés d’urgence
- Maîtriser les outils bureautiques : Pack Office, Arpège (Mélodie, Adagio, Maestro), Internet
Savoirs :
- Connaissance de la règlementation en matière d’état-civil
- Notions de la règlementation en matière d’élection
- Notion de la règlementation en matière de débits de boissons, occupation du domaine public, pouvoirs de police du maire
- Notion du cadre juridique de la responsabilité civile et pénale
Savoir être :
- confidentialité, discrétion, rigueur, disponibilité, sens du service public, esprit d’équipe, sens du contact et excellent relationnel avec tout type de public, capacité à gérer des situations de crise, capacité d’écoute, d’adaptabilité et de réactivité, sens de l’organisation et prise d’initiatives
Formations et qualifications nécessaires :
- BEP secrétariat (a minima)
Savoir-faire :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement le public
- Rédaction de tout type d’actes d’état civil
- Savoir identifier et gérer les demandes en fonction de leurs degrés d’urgence
- Maîtriser les outils bureautiques : Pack Office, Arpège (Mélodie, Adagio, Maestro), Internet
Savoirs :
- Connaissance de la règlementation en matière d’état-civil
- Notions de la règlementation en matière d’élection
- Notion de la règlementation en matière de débits de boissons, occupation du domaine public, pouvoirs de police du maire
- Notion du cadre juridique de la responsabilité civile et pénale
Savoir être :
- confidentialité, discrétion, rigueur, disponibilité, sens du service public, esprit d’équipe, sens du contact et excellent relationnel avec tout type de public, capacité à gérer des situations de crise, capacité d’écoute, d’adaptabilité et de réactivité, sens de l’organisation et prise d’initiatives
Contact et modalités de candidature
Contact
0557560909
Informations complémentaires
Responsable de l’administration générale – Monsieur Thomas CHAUMETON – thomas-chaumeton@mairie-coutras.fr
Candidature (lettre de motivation + CV) à envoyer à l'attention de M. le Maire, Jérôme COSNARD, à l'adresse suivante : pauline-le-clanche@mairie-coutras.fr
Candidature (lettre de motivation + CV) à envoyer à l'attention de M. le Maire, Jérôme COSNARD, à l'adresse suivante : pauline-le-clanche@mairie-coutras.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.