Au titre de vos missions principales, vous assurez l’accueil téléphonique et le traitement des courriels, ainsi que de l’organisation logistique et administrative des réunions organisés par les groupements. Vous êtes chargé.e de la rédaction de document administratifs tels que les bordereaux d'envoi, notes de service. Vous en assurez l’enregistrement et le suivi dans les outils dédiés ainsi que leurs diffusions et classements.

Vous assurez le traitement et l'orientation des factures reçues, ainsi que le suivi des relances. Vous procédez à la création de nouveaux tiers dans le logiciel de gestion financière. Vous préparez les commissions d’appels d'offres, d’achats, de travaux et contribuez à la mise en œuvre de leurs décisions.

Vous assistez les chefs de groupement et de service dans la préparation des différentes instances et dans l’anticipation des principales échéances institutionnelle. À ce titre, vous assurez la relecture et la mise en forme de documents variés (délibérations, tableaux de bord, supports de présentation, documents de suivi), en garantissant leur qualité et leur conformité.

Vous centralisez, structurez et diffusez les documents-cadres ainsi que les veilles documentaires et techniques au sein des groupements. Vous contribuez également à la diffusion des informations institutionnelles et administratives auprès des agents de la sous-direction.

Dans le cadre du suivi des marchés publics, vous participez au contrôle de leur exécution. Vous assurez également la gestion des titres restaurant, incluant la préparation des commandes mensuelles.

Enfin, vous participez à la gestion des archives, à la commande de fournitures de bureau ainsi qu'à la transmission et le suivi des demandes d’interventions. Vous apportez un support administratif ponctuel aux services des groupements et réalisez sur demande des supérieurs toute autre tâche.