1/ affaires juridiques

 Contrôle préalable des actes juridiques et préparation des conseils municipaux :
- Organiser le processus de contrôle préalable des actes
- Vérifier la validité juridique des actes et organiser leur procédure de validation
- Sensibiliser les services et les élus sur les risques encourus par la collectivité (agents, élus)
- Informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes
- Préparer les conseils municipaux en lien avec la Directrice générale des services (sécurisation des délibérations transmises par les services, préparation du livret)
- Suivi des conseils municipaux (transmission des délibérations et leurs annexes au contrôle de légalité, vérifier la signature des actes adoptés par l’assemblée délibérante)

 Gestion des contentieux et précontentieux :
- Analyser la nature du litige et évaluer ses enjeux
- Gérer les contentieux par la définition d’une stratégie contentieuse et la rédaction des écritures en collaboration avec les services et les avocats le cas échéant
 Assistance et conseil juridique auprès des élus et des services :
- Conseiller les élus et les services et les alerter sur les risques juridiques
- Anticiper et analyser l’impact des évolutions juridiques (législatives, réglementaires et jurisprudentielles) pour la collectivité
- Mettre en place et animer un système de traitement des demandes de conseil (procédures, tableaux de bord)
- Accompagner les services dans l’élaboration et le suivi des projets
- Rédiger des actes juridiques (délibérations, décisions, conventions, contrat de bail, etc.)
- Développer et animer des partenariats avec les professionnels du droit (avocats, huissiers)
- Assurer une veille juridique

2/ Commande publique

Superviser la planification de la commande publique liée à une politique d’achat (en lien avec les services concernés)

Concernant la passation des contrats de la commande publique :

- apporter une expertise dans la gestion juridique et administrative des procédures de marchés publics, notamment en anticipant leur programmation, en tenant un tableau de suivi, en proposant des montages juridiques et financiers et élaborer des partenariats (délégation de service public, etc.)
- participer à la définition des besoins liés aux achats, aux choix des procédures de passation, à la délimitation du périmètre des marchés
- suivre les consultations, analyser les offres, vérifier la bonne tenue juridique de celles-ci et donner un appui pour l’encadrement d’éventuelles négociations
- organiser et assurer la tenue de la commission d’appel d’offres
- rédiger tout acte d’attribution et d’approbation des marchés, de rejet de candidatures et les éventuels actes relatifs à l’exécution des marchés
- apporter un conseil expert aux services et aux élus dans le montage juridique des opérations
- assurer un rôle de veille juridique et effectuer les recherches juridiques relatives à la commande publique

Concernant le pilotage et le suivi de l’exécution des marchés :
- Vérifier auprès des services concernés de la réception dans les délais, de la qualité et de la quantité des biens et services livrés,
- Conduire des réunions de suivi de l’exécution des marchés (respect des exigences contractuelles, suivi des consommations, suivi qualitatif, gestion des litiges et des pénalités) avec les services utilisateurs et les titulaires
- Assurer un bilan de l’exécution des marchés (suivi des consommations et des incidents) et suivre les dépenses dans le respect des crédits budgétaires alloués

3/ Autres activités :
- Gestion éventuelle des polices d’assurance et des sinistres (déclaration, représentation de la commune aux éventuelles expertises et suivi des dossiers sinistres)
- Contribuer, en lien avec les services concernés, à la gestion des précontentieux et contentieux avec les titulaires de marchés, les candidats évincés ou à l’occasion de tout litige en lien avec la commande publique
4/ administration générale

 Relations à la population et Etat Civil :
- Organiser l’accueil et l’information du public
- Participer à l’optimisation de la fonction accueil
- Organiser et gérer l’instruction des déclarations et demandes d’actes d’état-civil, des cartes nationales d’identités et des passeports biométriques
- Veiller à la bonne instruction des dossiers de mariage et au bon déroulement des cérémonies (mariage, baptême, renouvellement des vœux)
- Participer à la tenue des registres d’Etat-Civil
- Gérer le recensement citoyen et les attestations d’accueil
- Diffuser les informations auprès du public ou d’une catégorie d’usagers
- Concevoir les dispositifs de recueil des demandes de la population
- Evaluer la qualité de l’interface collectivité-public et la qualité du service rendu à l’usager
- Conseiller les officiers d’état civil
- Gérer la messagerie accueil de la mairie : suivi, traitement et réorientation des courriels reçus
- Gestion des dossiers de certification officielle simplifiée pour faire reconnaître un acte d’état civil français à l’étranger (apostille).

 Elections :
- Gérer le Répertoire Unique Electoral (RUE) et tenir la liste électorale
- Suivre l’enregistrement des demandes d’inscriptions, de radiations et des procurations de vote
- Préparer, organiser et participer à la commission électorale
- Superviser l’élaboration des listes et des cartes électorales
- Organiser les scrutins électoraux et superviser les bureaux de vote le jour du scrutin

 Funéraire :
- Superviser la délivrance et le contrôle des titres de concessions : vérification de la situation administrative du demandant, vérification du droit à propriété et à l’inhumation/exhumation
- S’assurer du respect du règlement des cimetières et faire appliquer strictement les tarifs
- Superviser la gestion des cimetières : registres, délibérations et arrêtés pour les inhumations/exhumations, opérations d’attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprises des concessions, etc.
- Participer à la préparation des travaux d’implantation des concessions : préparation et suivi de la procédure administrative de création d’un nouveau carré et/ou d’extension d’un cimetière, détermination du financement et veille au respect de la loi sur les sols

 Recensement de la population :
- Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
- Constituer, organiser et suivre l’équipe d’agents recenseurs
- Organiser la transmission des documents à l’INSEE et l’élimination des documents restants

 Gestion du service :[TC1.1]
- Encadrer et animer une équipe de 6 agents (2 agents d’accueil et 3 agents au service Population – funéraire, 1 agent chargé de la commande publique)
- Organiser les plannings et garantir la continuité du service public en assurant le remplacement des agents en cas d’absence (accueil – état-civil)
- Elaborer les fiches de poste en lien avec la DRH et mettre en œuvre le dispositif d’évaluation (entretien professionnel)
- Identifier les besoins en formation collectifs et individuels
- Participer à la procédure de recrutement et accompagner les nouveaux arrivants
- Faire appliquer les normes et les dispositifs d’hygiène et de sécurité au travail
- Elaborer et mettre en œuvre le budget du service

 Autres activités :
- Rédiger les actes administratifs du service (délibérations, décisions, arrêtés, etc.)
- Concevoir et mettre à jour l’ensemble des documents relatifs à la sécurité civile : Plan Communal de Sauvegarde (PCS), plan de distribution des comprimés d’iode, Document d’Information Communal sur les Risques Majeurs (DICRIM), plan ORSEC, etc.
- Gérer administrativement les activités liées à l’occupation du domaine public (autorisations d’occupation, convention d’occupation temporaire, etc).
- Gérer les différentes autorisations administratives (débits de boisson permanents et temporaires, autorisation de stationnement des taxis, ventes au déballage, ouvertures dominicales, etc.)
- Gérer et suivre les demandes de reconnaissance de l’état de catastrophe naturelle
- Elaborer la liste des jurys d’assises
- Gérer les archives communales
- Gérer l’organisation des cérémonies militaires
- Gérer les actes administratifs de la collectivité : rédaction, attribution des numéros d’arrêté, transmission dématérialisée en sous-préfecture (décisions, contrats, arrêtés, délibérations), établissement des recueils administratifs (tri des arrêtés et rédaction du sommaire)
- Suivre les commissions de sécurité relatives aux ERP
- Gérer et mettre à jour le registre de traitement en lien avec le délégué à la protection des données – Gironde Numérique (RGPD)
- Assurer une veille juridique approfondie pour sécuriser l’activité du service
- Remplacer la secrétaire du Maire et des élus en cas d’absence (gestion du courrier – participation aux réunions de direction et des élus)
- Remplacer les agents du service à l’accueil ou à l’état civil en cas d’absence