Secrétaire de mairie (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O034230801156260
Publiée le 02/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 PLACE DE LA MAIRIE, Corneilhan (Hérault)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
DIRECTEUR/DIRECTRICE DE SERVICES DE LA COLLECTIVITE
En collaboration avec le Maire et sous la direction des élus municipaux, le ou la Directeur (Directrice) Générale des Services :
- assure l'organisation et le bon fonctionnement des services de la commune de Corneilhan
- met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale
- assiste et conseille les élus et apporte des arguments stratégiques d'aide à la décision
- organise et gère les conseils municipaux
- élabore le budget
- élabore les dossiers relatifs aux projets municipaux
- supervise la gestion des ressources humaines
En collaboration avec le Maire et sous la direction des élus municipaux, le ou la Directeur (Directrice) Générale des Services :
- assure l'organisation et le bon fonctionnement des services de la commune de Corneilhan
- met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale
- assiste et conseille les élus et apporte des arguments stratégiques d'aide à la décision
- organise et gère les conseils municipaux
- élabore le budget
- élabore les dossiers relatifs aux projets municipaux
- supervise la gestion des ressources humaines
Missions / conditions d'exercice
ASSISTANCE AUX ELUS
Aider à la décision et conseil aux élus
Assister l'autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune
Assurer un suivi et le pilotage des projets communaux
Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits pas la collectivité
Assistance juridique dans la gestion des contentieux
ORGANISATION DU CONSEIL MUNICIPAL
Préparer et rédiger les documents administratifs et techniques
Rédiger le rapport de présentation de la séance
Rédiger le compte-rendu des séances les publier
Retranscrire les procès-verbaux des séances
Rédiger et transmettre en Préfecture les délibérations et actes administratifs
Suivre et mettre en en œuvre les décisions du Conseil municipal
FINANCES
Établir les comptes administratifs du budget principal de la commune et du budget annexe de l'Aire de lavage
Vérifier les comptes de gestion associés
Élaborer les budgets
En lien avec la trésorerie et le service comptabilité :
Assurer le suivi des inscriptions budgétaires
Suivre la trésorerie des comptes DGFIP
Guider et conseiller le service comptabilité
PROJETS COMMUNAUX
Assurer le montage de dossiers relatifs aux opérations d'investissement,
Rechercher des financeurs et monter les dossiers adéquats
Suivre administrativement et financièrement les projets
MARCHES PUBLICS
En partenariat avec les bureaux d'étude :
Appliquer les règles de la commande publique
URBANISME
Participer à l'élaboration des documents d'urbanisme
Guider, conseiller et contrôler l'aspect règlementaire des taches du service de l'urbanisme
SECRÉTARIAT DU MAIRE ET DES ÉLUS
Gérer la boite mail " dgs@corneilhan.fr "
Gérer les lignes téléphoniques " DGS " : fixe et portable
Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...etc)
Participer aux réunions diverses (bureau des élus, commissions, réunions inter-collectivités, avec les partenaires et organismes divers... etc.)
Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles.
Présence au bureau de vote lors des élections
Classer et archiver les dossiers à charge
ASSISTANCE AU SECRÉTARIAT
Trier le courrier arrivé et transmettre aux services concernés et/ou aux élus
Guider, conseiller et contrôler l'aspect réglementaire des taches des agents du service administratif
GESTION DES SERVICES
Gérer la coordination entre les services et, au sein des services
Établir et gérer les plannings des services
Être à l'écoute des revendications et difficultés des agents
Être le porte-parole des agents
Gérer les demandes informatiques : rédaction des tickets et suivi des demandes.
ASSURER UNE VEILLE JURIDIQUE
Sécuriser les actes, assurer la veille réglementaire et technique
Rédiger les documents administratifs
RESSOURCES HUMAINES
Rédiger et tenir à jour les fiches de poste des agents
Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (évaluation...)
Réaliser les entretiens professionnels annuels des agents
Suivre l'absentéisme, les dossiers d'assurance statuaire...etc.
Élaborer les actes administratifs (contrats, positions... etc.)
Suivre les avancements de carrières des agents
Constituer les dossiers d'avancement de grade
Constituer les dossiers de promotion interne
Rédiger tous les documents internes à la collectivité en termes de gestion du personnel
Rédiger les notes de services à bon escient
Évaluer les besoins en formation des agents
Suivre la formation des agents en lien avec le CNFPT ou tout autre organisme de formation
Organiser des formations en union sur site
CIMETIÈRE
Assurer l'actualisation du règlement du cimetière et veiller à son respect
POLYVALENCE
Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public
TÂCHES SECONDAIRES
- SECRÉTARIAT
- RESSOURCES HUMAINES
Suivre les droits des agents
Traiter les arrêts de travail
Rédiger les arrêtés relatifs aux situations du personnel (MMO, AT, Dispo,
Transmettre les certificats médicaux et arrêtés à l'assurance statutaire
Transmettre les arrêtés de situation des agents au CDG34 : Carrières, Instances médicales, Comité de réforme...
Saisir les différents comités du CDG34
Appliquer les décisions et avis des comités du CDG34
Suivre les visites médicales des agents
Suivre les avancements des agents : échelons, grade...
Mettre à jour les dossiers des agents
Établir le bilan social annuel, en lien avec le CDG34
Rédiger les ordres de missions
Mettre à jour les tarifs de prise en charge des frais de mission
Gérer les congés des agents : tenue d'un registre et vérification des droits à congés des agents
Être le correspondant COS de la collectivité
Tenir à jour le panneau d'information à destination des agents de la collectivité
- PRISE EN CHARGE DES PAIES MENSUELLES ET DES DÉCLARATIONS ASSOCIÉES
Via les logiciels " e.magnus paie " et " Gestion financière "BERGER LEVRAULT
- FINANCES ET COMPTABILITÉ
Suivi et exécution
Procéder à la déclaration du FCTVA annuelle
Gérer la régie des recettes municipales
- ETAT-CIVIL
Enregistrer et rédiger les actes d'État Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, transcriptions, mise à jour...)
- ÉLECTIONS
Organiser matériellement et administrativement le bureau de vote
- AIRE DE LAVAGE
Gestion de la régie des recettes de l'Aire de lavage
- ASSURER LE FONCTIONNEMENT DU SERVICE URBANISME
- COMMUNICATION ET GESTION DU PATRIMOINE
- ACCUEIL DU PUBLIC
Aider à la décision et conseil aux élus
Assister l'autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune
Assurer un suivi et le pilotage des projets communaux
Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits pas la collectivité
Assistance juridique dans la gestion des contentieux
ORGANISATION DU CONSEIL MUNICIPAL
Préparer et rédiger les documents administratifs et techniques
Rédiger le rapport de présentation de la séance
Rédiger le compte-rendu des séances les publier
Retranscrire les procès-verbaux des séances
Rédiger et transmettre en Préfecture les délibérations et actes administratifs
Suivre et mettre en en œuvre les décisions du Conseil municipal
FINANCES
Établir les comptes administratifs du budget principal de la commune et du budget annexe de l'Aire de lavage
Vérifier les comptes de gestion associés
Élaborer les budgets
En lien avec la trésorerie et le service comptabilité :
Assurer le suivi des inscriptions budgétaires
Suivre la trésorerie des comptes DGFIP
Guider et conseiller le service comptabilité
PROJETS COMMUNAUX
Assurer le montage de dossiers relatifs aux opérations d'investissement,
Rechercher des financeurs et monter les dossiers adéquats
Suivre administrativement et financièrement les projets
MARCHES PUBLICS
En partenariat avec les bureaux d'étude :
Appliquer les règles de la commande publique
URBANISME
Participer à l'élaboration des documents d'urbanisme
Guider, conseiller et contrôler l'aspect règlementaire des taches du service de l'urbanisme
SECRÉTARIAT DU MAIRE ET DES ÉLUS
Gérer la boite mail " dgs@corneilhan.fr "
Gérer les lignes téléphoniques " DGS " : fixe et portable
Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...etc)
Participer aux réunions diverses (bureau des élus, commissions, réunions inter-collectivités, avec les partenaires et organismes divers... etc.)
Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles.
Présence au bureau de vote lors des élections
Classer et archiver les dossiers à charge
ASSISTANCE AU SECRÉTARIAT
Trier le courrier arrivé et transmettre aux services concernés et/ou aux élus
Guider, conseiller et contrôler l'aspect réglementaire des taches des agents du service administratif
GESTION DES SERVICES
Gérer la coordination entre les services et, au sein des services
Établir et gérer les plannings des services
Être à l'écoute des revendications et difficultés des agents
Être le porte-parole des agents
Gérer les demandes informatiques : rédaction des tickets et suivi des demandes.
ASSURER UNE VEILLE JURIDIQUE
Sécuriser les actes, assurer la veille réglementaire et technique
Rédiger les documents administratifs
RESSOURCES HUMAINES
Rédiger et tenir à jour les fiches de poste des agents
Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (évaluation...)
Réaliser les entretiens professionnels annuels des agents
Suivre l'absentéisme, les dossiers d'assurance statuaire...etc.
Élaborer les actes administratifs (contrats, positions... etc.)
Suivre les avancements de carrières des agents
Constituer les dossiers d'avancement de grade
Constituer les dossiers de promotion interne
Rédiger tous les documents internes à la collectivité en termes de gestion du personnel
Rédiger les notes de services à bon escient
Évaluer les besoins en formation des agents
Suivre la formation des agents en lien avec le CNFPT ou tout autre organisme de formation
Organiser des formations en union sur site
CIMETIÈRE
Assurer l'actualisation du règlement du cimetière et veiller à son respect
POLYVALENCE
Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public
TÂCHES SECONDAIRES
- SECRÉTARIAT
- RESSOURCES HUMAINES
Suivre les droits des agents
Traiter les arrêts de travail
Rédiger les arrêtés relatifs aux situations du personnel (MMO, AT, Dispo,
Transmettre les certificats médicaux et arrêtés à l'assurance statutaire
Transmettre les arrêtés de situation des agents au CDG34 : Carrières, Instances médicales, Comité de réforme...
Saisir les différents comités du CDG34
Appliquer les décisions et avis des comités du CDG34
Suivre les visites médicales des agents
Suivre les avancements des agents : échelons, grade...
Mettre à jour les dossiers des agents
Établir le bilan social annuel, en lien avec le CDG34
Rédiger les ordres de missions
Mettre à jour les tarifs de prise en charge des frais de mission
Gérer les congés des agents : tenue d'un registre et vérification des droits à congés des agents
Être le correspondant COS de la collectivité
Tenir à jour le panneau d'information à destination des agents de la collectivité
- PRISE EN CHARGE DES PAIES MENSUELLES ET DES DÉCLARATIONS ASSOCIÉES
Via les logiciels " e.magnus paie " et " Gestion financière "BERGER LEVRAULT
- FINANCES ET COMPTABILITÉ
Suivi et exécution
Procéder à la déclaration du FCTVA annuelle
Gérer la régie des recettes municipales
- ETAT-CIVIL
Enregistrer et rédiger les actes d'État Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, transcriptions, mise à jour...)
- ÉLECTIONS
Organiser matériellement et administrativement le bureau de vote
- AIRE DE LAVAGE
Gestion de la régie des recettes de l'Aire de lavage
- ASSURER LE FONCTIONNEMENT DU SERVICE URBANISME
- COMMUNICATION ET GESTION DU PATRIMOINE
- ACCUEIL DU PUBLIC
Profils recherchés
SAVOIR ET SAVOIR-FAIRE:
Savoir conseiller les élus et les alerter sur les risques (techniques, juridiques)
Bâtir une relation de confiance avec le Maire et les élus
Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Connaitre et savoir appliquer les règles et la jurisprudence :
- des instances, des processus et circuits de décision
- du Code Général des Collectivités Territoriales
- du Code Civil
- du Code électoral
- des procédures budgétaires et comptables dans le territorial
- des marchés publics et de contrats
- du statut de la fonction publique territoriale
- de l'urbanisme et du document en vigueur dans la collectivité
- des pouvoirs de police du Maire
- du fonctionnement des collectivités locales
- de l'Etat Civil
- du funéraire et de la gestion du cimetière
- de l'accès aux documents administratifs
Identifier et mobiliser les partenaires stratégiques
Organiser des échanges de pratique professionnelles
Maitriser les outils informatiques (applications et logiciels spécifiques)
Avoir de très bonnes facultés rédactionnelles
Connaitre et appliquer la " Charte Marianne "
SAVOIR-ETRE :
Avoir :
- le sens du service public
- le sens de l'organisation
- le sens des responsabilités
- le sens de l'accueil
- de bonnes qualités relationnelles
- des notions de psychologie individuelle et collective
- l'esprit d'équipe
- l'esprit d'initiative
- le sens des priorités
- une grande capacité d'analyse et de synthèse
Savoir :
- prendre des initiatives
- prioriser
- se rendre disponible
- se tenir au secret professionnel
- rendre compte de son activité
- faire face à des situations complexes pouvant impliquer plusieurs champs de compétences
- anticiper et être réactif face à des situations à fortes contraintes
- s'informer : suivi des actualités administratives législatives ou utilisation du réseau local
- se former et actualiser des compétences : suivre des formations nécessaires
Maitriser les techniques :
- de management
- de communication et de négociation
- d'écoute active et de médiation
- de gestion de conflits
- De l'information et de la communication
- de classement et d'archivage
Être :
- force de proposition
- rigoureux et méthodique
- diplomate
- Autonome
- Ponctuel
-Polyvalent
Savoir conseiller les élus et les alerter sur les risques (techniques, juridiques)
Bâtir une relation de confiance avec le Maire et les élus
Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Connaitre et savoir appliquer les règles et la jurisprudence :
- des instances, des processus et circuits de décision
- du Code Général des Collectivités Territoriales
- du Code Civil
- du Code électoral
- des procédures budgétaires et comptables dans le territorial
- des marchés publics et de contrats
- du statut de la fonction publique territoriale
- de l'urbanisme et du document en vigueur dans la collectivité
- des pouvoirs de police du Maire
- du fonctionnement des collectivités locales
- de l'Etat Civil
- du funéraire et de la gestion du cimetière
- de l'accès aux documents administratifs
Identifier et mobiliser les partenaires stratégiques
Organiser des échanges de pratique professionnelles
Maitriser les outils informatiques (applications et logiciels spécifiques)
Avoir de très bonnes facultés rédactionnelles
Connaitre et appliquer la " Charte Marianne "
SAVOIR-ETRE :
Avoir :
- le sens du service public
- le sens de l'organisation
- le sens des responsabilités
- le sens de l'accueil
- de bonnes qualités relationnelles
- des notions de psychologie individuelle et collective
- l'esprit d'équipe
- l'esprit d'initiative
- le sens des priorités
- une grande capacité d'analyse et de synthèse
Savoir :
- prendre des initiatives
- prioriser
- se rendre disponible
- se tenir au secret professionnel
- rendre compte de son activité
- faire face à des situations complexes pouvant impliquer plusieurs champs de compétences
- anticiper et être réactif face à des situations à fortes contraintes
- s'informer : suivi des actualités administratives législatives ou utilisation du réseau local
- se former et actualiser des compétences : suivre des formations nécessaires
Maitriser les techniques :
- de management
- de communication et de négociation
- d'écoute active et de médiation
- de gestion de conflits
- De l'information et de la communication
- de classement et d'archivage
Être :
- force de proposition
- rigoureux et méthodique
- diplomate
- Autonome
- Ponctuel
-Polyvalent
Contact et modalités de candidature
Contact
Mme MARTIN Mireille
Informations complémentaires
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + participation employeur au contrat de prévoyance
+ COS 34.
Renseignements complémentaires auprès:
- de la DGS au 04 67 37 84 20
- de La Responsable RH au 04 67 37 87 04
Adresser votre lettre de motivation + votre CV + votre dernier entretien professionnel + votre dernier arrêté de situation par courriel à finances.rh@corneilhan.fr et à dgs@corneilhan.fr
ou par voie postale à Monsieur le Maire, 1 Place de la Mairie 34490 CORNEILHAN
+ COS 34.
Renseignements complémentaires auprès:
- de la DGS au 04 67 37 84 20
- de La Responsable RH au 04 67 37 87 04
Adresser votre lettre de motivation + votre CV + votre dernier entretien professionnel + votre dernier arrêté de situation par courriel à finances.rh@corneilhan.fr et à dgs@corneilhan.fr
ou par voie postale à Monsieur le Maire, 1 Place de la Mairie 34490 CORNEILHAN
Adresse de l'employeur
CORNEILHAN
>PLACE DE LA MAIRIE
34490 CORNEILHAN
>PLACE DE LA MAIRIE
34490 CORNEILHAN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.