Au sein de la Direction des Affaires Juridiques, de la Commande Publique et des Assemblées, la Direction Adjointe des Assemblées exerce deux missions principales :
* Assurer l'organisation des Assemblées délibérantes tout en veillant au bon déroulement du circuit décisionnel et à la sécurité juridique des actes,
* Garantir aux élus régionaux et aux membres du CESER les bonnes conditions d'exercice de leur mandat (gestion des indemnités, remboursement des frais de mission, mise en œuvre du droit à la formation ...).
Dans ce cadre, elle est organisée en deux services : le service Gestion des Instances Délibérantes et le service Moyens des Elus et membres du CESER.
Sous l'autorité hiérarchique de la responsable de service, le ou la gestionnaire des rapports et délibérations est l'interlocuteur.trice privilégiée des agents en charge de la production des rapports et délibérations au sein des Directions de la Région, et assure la préparation des réunions des Assemblées (actuellement 4 Assemblées plénières et 6 Commissions Permanentes par an).
Le service Gestion des Instances délibérantes est composé de 7 agents dont 4 sont affectés à la gestion des rapports et des délibérations.

Gestion des rapports de la Présidente (sur le logiciel AIRSDELIB) :

- Assurer le suivi des projets de rapports après validation du.de la Directeur.trice Général.e Délégué.e ;
- Assurer la gestion des visas techniques (financier, juridique) ;
- Contrôler le respect des consignes de mise en forme, remettre en forme le cas échéant, et vérifier la complétude des annexes ;
- Préparer les réunions de validation des rapports (réunions de visa DGS) : édition des recueils de rapports, retour des rapports aux services pour modification le cas échéant, suivi des modifications....
Préparation des réunions des commissions sectorielles :

- Réaliser la numérotation des rapports ;
- Réaliser l'envoi dématérialisé des projets de rapports aux membres des commissions sectorielles ;

Préparation et suivi des réunions des Assemblées (assemblée plénière et commission permanente) :

- Réaliser l'envoi dématérialisé des rapports aux élus ;
- Assurer la gestion des avis du CESER (uniquement pour l'assemblée plénière), correctifs et rapports supplémentaires ;
- Assurer la préparation matérielle et le secrétariat de la séance : préparation et mises à jour des dossiers séance, diffusion des documents remis sur table, relevé des votes... ;
- Elaborer les relevés de décisions et de votes.

Gestion des délibérations et du rendu exécutoire (transmission à la Préfecture et publication sur le site internet de la Région) :

- Editer les délibérations pour signature de la Présidente ;
- Procéder à la télétransmission des délibérations au contrôle de légalité (Préfecture)
- Publier les délibérations sur le site internet de la Région

- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Word, Adobe... ; la connaissance du logiciel AIRDELIB serait un plus ;
- Rigueur, capacité d'organisation et aptitude au travail en équipe et en binôme ;
- Capacité d'adaptation ;
- Disponibilité et intérêt prononcé pour la gestion administrative ;
- Réactivité, esprit d'initiative et autonomie ;
- Savoir organiser son travail en fonction d'un calendrier contraint ;
- Qualités relationnelles et rédactionnelles ;
- Discrétion renforcée.

SPECIFICITES DU POSTES :

- Certaines missions sont réalisables en télétravail dans le respect du règlement du temps de travail de la Collectivité.
Ce poste n'ouvre pas droit à la NBI.