Gestionnaire des rapports et des délibérations - Réunions des Assemblées

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O034230801159115
Publiée le 25/09/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
CONSEIL REGIONAL OCCITANIE
Hôtel de Région de Montpellier, 201 avenue de la Pompignane
34064 MONTPELLIER
Lieu de travail
MONTPELLIER
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
25/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction des Affaires Juridiques, de la Commande Publique et des Assemblées, la Direction Adjointe des Assemblées exerce deux missions principales :
* Assurer l'organisation des Assemblées délibérantes tout en veillant au bon déroulement du circuit décisionnel et à la sécurité juridique des actes,
* Garantir aux élus régionaux et aux membres du CESER les bonnes conditions d'exercice de leur mandat (gestion des indemnités, remboursement des frais de mission, mise en œuvre du droit à la formation ...).
Dans ce cadre, elle est organisée en deux services : le service Gestion des Instances Délibérantes et le service Moyens des Elus et membres du CESER.
Sous l'autorité hiérarchique de la responsable de service, le ou la gestionnaire des rapports et délibérations est l'interlocuteur.trice privilégiée des agents en charge de la production des rapports et délibérations au sein des Directions de la Région, et assure la préparation des réunions des Assemblées (actuellement 4 Assemblées plénières et 6 Commissions Permanentes par an).
Le service Gestion des Instances délibérantes est composé de 7 agents dont 4 sont affectés à la gestion des rapports et des délibérations.
Missions / conditions d'exercice
Gestion des rapports de la Présidente (sur le logiciel AIRSDELIB) :

- Assurer le suivi des projets de rapports après validation du.de la Directeur.trice Général.e Délégué.e ;
- Assurer la gestion des visas techniques (financier, juridique) ;
- Contrôler le respect des consignes de mise en forme, remettre en forme le cas échéant, et vérifier la complétude des annexes ;
- Préparer les réunions de validation des rapports (réunions de visa DGS) : édition des recueils de rapports, retour des rapports aux services pour modification le cas échéant, suivi des modifications....
Préparation des réunions des commissions sectorielles :

- Réaliser la numérotation des rapports ;
- Réaliser l'envoi dématérialisé des projets de rapports aux membres des commissions sectorielles ;

Préparation et suivi des réunions des Assemblées (assemblée plénière et commission permanente) :

- Réaliser l'envoi dématérialisé des rapports aux élus ;
- Assurer la gestion des avis du CESER (uniquement pour l'assemblée plénière), correctifs et rapports supplémentaires ;
- Assurer la préparation matérielle et le secrétariat de la séance : préparation et mises à jour des dossiers séance, diffusion des documents remis sur table, relevé des votes... ;
- Elaborer les relevés de décisions et de votes.

Gestion des délibérations et du rendu exécutoire (transmission à la Préfecture et publication sur le site internet de la Région) :

- Editer les délibérations pour signature de la Présidente ;
- Procéder à la télétransmission des délibérations au contrôle de légalité (Préfecture)
- Publier les délibérations sur le site internet de la Région
Profils recherchés
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Word, Adobe... ; la connaissance du logiciel AIRDELIB serait un plus ;
- Rigueur, capacité d'organisation et aptitude au travail en équipe et en binôme ;
- Capacité d'adaptation ;
- Disponibilité et intérêt prononcé pour la gestion administrative ;
- Réactivité, esprit d'initiative et autonomie ;
- Savoir organiser son travail en fonction d'un calendrier contraint ;
- Qualités relationnelles et rédactionnelles ;
- Discrétion renforcée.

SPECIFICITES DU POSTES :

- Certaines missions sont réalisables en télétravail dans le respect du règlement du temps de travail de la Collectivité.
Ce poste n'ouvre pas droit à la NBI.

Contact

Contact
0467228000
Informations complémentaires
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de
motivation + CV + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative /
attestation et liste d'aptitude concours /attestation RQTH...) doivent être adressées en PDF
sur la boite mail suivante : asg.recrutementM@laregion.fr

Merci de rappeler la référence de la vacance d'emploi selon le format publié (23-08-168 DAJCPA).

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.