Gestionnaire des actes et des assemblées (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O034230901185374
Publiée le 13/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
50 pl zeus, Montpellier (Hérault)
Poste à pourvoir le
01/11/2023
Date limite de candidature
19/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions :
Collaborateur(trice) direct(e) du responsable du service mutualisé Assemblées et Vie des Institutions, le gestionnaire mutualisé des actes et des assemblées est en charge de l'organisation des Conseils Municipaux et de Métropole, de l'instruction et du suivi des actes soumis aux instances décisionnelles.
Collaborateur(trice) direct(e) du responsable du service mutualisé Assemblées et Vie des Institutions, le gestionnaire mutualisé des actes et des assemblées est en charge de l'organisation des Conseils Municipaux et de Métropole, de l'instruction et du suivi des actes soumis aux instances décisionnelles.
Missions / conditions d'exercice
Principales activités :
1) Organiser les Conseils Municipaux et de Métropole :
* Suivre les ordres du jour des différentes réunions préparatoires (DGSM, BVP, CM, CP) et vérification des délais ;
* Assurer l'interface, assistance et conseil aux directions dans la phase de préparation et d'instruction des dossiers (assistance AIRS DELIB, commissions) ;
* Participation à la gestion et organisation des commissions ;
* Diffuser les informations relatives aux instances et relance des direction (gestion des délais) ;
* Préparer l'envoi des conseils ;
2) Participer aux Conseils Municipaux et de Métropole :
* Préparer (dossiers Maire-Président, DGS, Directeur Cabinet, déroulé de séance, logistique) ;
* Participer aux séances des conseils (secrétariat de séance, émargement, suivi des entrées/sorties, règles de quorum, prise de note et vote, élections en séance) ;
* Exécuter et suivre les formalités postérieures (rédaction du compte-rendu, mise en forme des procès-verbaux en lien avec le prestataire, formalisation, mise en signature et transmission des délibérations et documents annexes) ;
* Traiter et suivre la mise en ligne et l'archivage des délibérations ;
* Etablir les registres des délibérations.
3) Gérer les actes administratifs (décisions, arrêtés, conventions) :
* Pré-instruire, contrôler, expertiser et valider les actes administratifs (selon le processus de validation intégré dans AIRS DELIB et en lien avec les directions expertes) ;
* Assurer la mise en place des formalités destinées à rendre les actes exécutoires (signature, télétransmission, communication, affichage, archivage) ;
* Collaborer à l'élaboration des registres et recueils des actes administratifs.
4) Procédures administratives diverses :
* Mettre à jour les différents documents du service et les pages Intranet/GED en lien avec le fonctionnement des assemblées ;
* Réaliser les tâches de secrétariat classique (téléphone, courrier, etc...) ;
* Assurer les formations AIRS DELIB aux nouveaux utilisateurs en lien avec le chef/adjoint de service et le chargé d'études.
Activités occasionnelles :
* Résoudre des problèmes techniques d'AIRS DELIB en lien avec les utilisateurs et la DRI ;
* Participer aux commissions préparatoires ;
* Etre l'interlocuteur des élus le cas échéant.
1) Organiser les Conseils Municipaux et de Métropole :
* Suivre les ordres du jour des différentes réunions préparatoires (DGSM, BVP, CM, CP) et vérification des délais ;
* Assurer l'interface, assistance et conseil aux directions dans la phase de préparation et d'instruction des dossiers (assistance AIRS DELIB, commissions) ;
* Participation à la gestion et organisation des commissions ;
* Diffuser les informations relatives aux instances et relance des direction (gestion des délais) ;
* Préparer l'envoi des conseils ;
2) Participer aux Conseils Municipaux et de Métropole :
* Préparer (dossiers Maire-Président, DGS, Directeur Cabinet, déroulé de séance, logistique) ;
* Participer aux séances des conseils (secrétariat de séance, émargement, suivi des entrées/sorties, règles de quorum, prise de note et vote, élections en séance) ;
* Exécuter et suivre les formalités postérieures (rédaction du compte-rendu, mise en forme des procès-verbaux en lien avec le prestataire, formalisation, mise en signature et transmission des délibérations et documents annexes) ;
* Traiter et suivre la mise en ligne et l'archivage des délibérations ;
* Etablir les registres des délibérations.
3) Gérer les actes administratifs (décisions, arrêtés, conventions) :
* Pré-instruire, contrôler, expertiser et valider les actes administratifs (selon le processus de validation intégré dans AIRS DELIB et en lien avec les directions expertes) ;
* Assurer la mise en place des formalités destinées à rendre les actes exécutoires (signature, télétransmission, communication, affichage, archivage) ;
* Collaborer à l'élaboration des registres et recueils des actes administratifs.
4) Procédures administratives diverses :
* Mettre à jour les différents documents du service et les pages Intranet/GED en lien avec le fonctionnement des assemblées ;
* Réaliser les tâches de secrétariat classique (téléphone, courrier, etc...) ;
* Assurer les formations AIRS DELIB aux nouveaux utilisateurs en lien avec le chef/adjoint de service et le chargé d'études.
Activités occasionnelles :
* Résoudre des problèmes techniques d'AIRS DELIB en lien avec les utilisateurs et la DRI ;
* Participer aux commissions préparatoires ;
* Etre l'interlocuteur des élus le cas échéant.
Profils recherchés
- Vous avez une bonne connaissance des services de la Ville de Montpellier, de la Métropole et de leurs activités
- Vous avez des connaissances en droit public et plus particulièrement du Code général des collectivités territoriales et du code de la commande publique
- Vous êtes à l'aise au niveau informatique pour l'apprentissage de logiciels métier
- Vous êtes à l'aise à l'oral et faites preuve de patience
- Vous êtes à l'aise à l'écrit, notamment en orthographe et rédaction
- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), êtes capable de prioriser et gérer les urgences
- Vous êtes reconnu(e) pour votre aisance à travailler en équipe
- Vous avez des connaissances en droit public et plus particulièrement du Code général des collectivités territoriales et du code de la commande publique
- Vous êtes à l'aise au niveau informatique pour l'apprentissage de logiciels métier
- Vous êtes à l'aise à l'oral et faites preuve de patience
- Vous êtes à l'aise à l'écrit, notamment en orthographe et rédaction
- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), êtes capable de prioriser et gérer les urgences
- Vous êtes reconnu(e) pour votre aisance à travailler en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0434887669
Informations complémentaires
Renseignements administratifs : Chargée de recrutement GRH1, Maéva BERTRAND - Tél. : 04 34 88 76 78
Renseignements sur le poste : Responsable du Service Assemblées et Vie des Institutions, Audrey AZEMA Tél :04 67 34 70 03
Renseignements sur le poste : Responsable du Service Assemblées et Vie des Institutions, Audrey AZEMA Tél :04 67 34 70 03
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.