Assistant de direction (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O034240201364552
Publiée le 22/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
50 pl zeus, Montpellier (Hérault)
Poste à pourvoir le
25/03/2024
Date limite de candidature
24/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction générale de la Ville et de la Métropole de Montpellier est resserrée autour du DGS et de trois DGD, garants de la cohérence et de la transversalité. Deux Missions en charge de la coordination interne (MCI) et de l'animation managériale et communication interne (MAMCI) y sont rattachées. L'assistant de direction (F/H) fait partie de l'équipe d'assistanat composée de trois agents et à ce titre, participe à l'organisation de la vie du directeur général des services et des directeurs généraux délégués. Il assure également des activités pour la MCI et la MAMCI. Il a également en charge le suivi de dossiers spécifiques à la demande de la DG.
Rôle essentiel dans le bon fonctionnement de la direction, l'assistant de direction (F/H) collabore étroitement avec les vingt pôles, les 5 missions thématiques et le cabinet du Maire Président et sait s'adapter, prioriser les actualités et vérifier la qualité des supports.
Rôle essentiel dans le bon fonctionnement de la direction, l'assistant de direction (F/H) collabore étroitement avec les vingt pôles, les 5 missions thématiques et le cabinet du Maire Président et sait s'adapter, prioriser les actualités et vérifier la qualité des supports.
Missions / conditions d'exercice
1-Assistance de l'équipe de direction générale :
- Assurer le secrétariat de direction, en organisant les agendas, en assurant la planification, la priorisation des rdv et les mises à jour, en assurant l'accueil physique et téléphonique,
- Accompagner la gestion des boites mails et assurer la ventilation, la gestion, le traitement et le suivi des courriers, rédiger des accusés de réceptions et assurer le suivi des réponses
- Préparer les dossiers journaliers nécessaires à la tenue des réunions et RDV, assurer le suivi de dossiers et projets
2- Contribuer à la transversalité et au partage de l'information :
- Assurer la fluidité de l'information en tant que garant de la bonne application des principes de fonctionnement de la collectivité (préparer et diffuser l'information de la DG), vérifier le respect de la charte graphique et orthographique des courriers dans les parapheurs
- Assurer la diffusion des notes de services sur le site intranet mutualisé
- Assurer le classement informatique des documents de la DG (réseau partagé par l'équipe)
3- Organiser les réunions et rendez-vous :
- Organiser les réunions, préparer les ordres du jour et les dossiers, assurer sur demande la réalisation de présentations ou compte-rendu
4 - Assurer la coordination avec le cabinet et les missions :
- Centraliser et transmettre les documents et notes demandés par le cabinet pour l'organisation des réunions et rdv du Maire Président
- Assurer le secrétariat de direction, en organisant les agendas, en assurant la planification, la priorisation des rdv et les mises à jour, en assurant l'accueil physique et téléphonique,
- Accompagner la gestion des boites mails et assurer la ventilation, la gestion, le traitement et le suivi des courriers, rédiger des accusés de réceptions et assurer le suivi des réponses
- Préparer les dossiers journaliers nécessaires à la tenue des réunions et RDV, assurer le suivi de dossiers et projets
2- Contribuer à la transversalité et au partage de l'information :
- Assurer la fluidité de l'information en tant que garant de la bonne application des principes de fonctionnement de la collectivité (préparer et diffuser l'information de la DG), vérifier le respect de la charte graphique et orthographique des courriers dans les parapheurs
- Assurer la diffusion des notes de services sur le site intranet mutualisé
- Assurer le classement informatique des documents de la DG (réseau partagé par l'équipe)
3- Organiser les réunions et rendez-vous :
- Organiser les réunions, préparer les ordres du jour et les dossiers, assurer sur demande la réalisation de présentations ou compte-rendu
4 - Assurer la coordination avec le cabinet et les missions :
- Centraliser et transmettre les documents et notes demandés par le cabinet pour l'organisation des réunions et rdv du Maire Président
Profils recherchés
- Vous maitrisez des outils informatiques et bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, internet, intranet, et vous avez une connaissance d'autres logiciels de présentation (Prezi, Canvas...) ou d'outils métiers (airdelib...)
- Vous connaissez et maitrisez les techniques relationnelles et protocolaires, les règles d'orthographe et de grammaire ainsi que les règles d'archivages électroniques.
- Vous avez une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités locales
- Organisé/e et rigoureux/se, vous avez le sens de l'accueil et de l'intérêt général
- Vous possédez un bon relationnel, savez travailler en équipe et faites montre de discrétion et de confidentialité.
- Vous connaissez et maitrisez les techniques relationnelles et protocolaires, les règles d'orthographe et de grammaire ainsi que les règles d'archivages électroniques.
- Vous avez une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités locales
- Organisé/e et rigoureux/se, vous avez le sens de l'accueil et de l'intérêt général
- Vous possédez un bon relationnel, savez travailler en équipe et faites montre de discrétion et de confidentialité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0434887669
Informations complémentaires
Faites-nous parvenir votre CV et votre lettre de candidature (+ réf TP-2024-08) avant le 24/03/2024.
La commission de recrutement est envisagée semaine 13.
Renseignements administratifs : Peggy TISSOT - Chargée de recrutement - 04 34 88 91 22
Renseignements sur les fonctions : Florence TISSEYRE Directrice Mission Coordination Interne - florence.tisseyre@montpellier.fr
La commission de recrutement est envisagée semaine 13.
Renseignements administratifs : Peggy TISSOT - Chargée de recrutement - 04 34 88 91 22
Renseignements sur les fonctions : Florence TISSEYRE Directrice Mission Coordination Interne - florence.tisseyre@montpellier.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.