Chargé d'accueil
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Offre n° O034240719000456
Publiée le 19/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hotel de ville, Les Matelles (Hérault)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
15/09/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
4 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps non complet,
26h30 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Grille indiciaire
Descriptif de l'emploi
CADRE RÉGLEMENTAIRE
Durée moyenne de temps de travail : 26h30 hebdomadaire
Durée et contraintes horaires liées aux heures d'ouverture de la Mairie au public :
Hors vacances scolaire (29h hebdomadaire) : Du lundi, mardi et jeudi de 8h à 12h et de 14h à 17h / mercredi et vendredi 8h-12h
Pendant les vacances scolaires (20h hebdomadaire) : Du lundi au vendredi de 8h à 12h
Catégorie C
Grade : Adjoint administratif
Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité de la directrice générale des Services,
Résidence administrative : Mairie des Matelles : 70 Av. du Val de Montferrand, 34270 Les Matelles
Cadre : Remplacement congés maternité
Dates : du 30/09/2024 au 31/01/2025 (prolongation possible)
DÉFINITION
Sous la hiérarchie de la Directrice Générale des Services, l’agent Chargé d’accueil a pour mission d’assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés, d’orienter les demandes vers les différents services, d’aider à la gestion du secrétariat général, de gérer et diffuser l’information et la documentation.
Durée moyenne de temps de travail : 26h30 hebdomadaire
Durée et contraintes horaires liées aux heures d'ouverture de la Mairie au public :
Hors vacances scolaire (29h hebdomadaire) : Du lundi, mardi et jeudi de 8h à 12h et de 14h à 17h / mercredi et vendredi 8h-12h
Pendant les vacances scolaires (20h hebdomadaire) : Du lundi au vendredi de 8h à 12h
Catégorie C
Grade : Adjoint administratif
Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité de la directrice générale des Services,
Résidence administrative : Mairie des Matelles : 70 Av. du Val de Montferrand, 34270 Les Matelles
Cadre : Remplacement congés maternité
Dates : du 30/09/2024 au 31/01/2025 (prolongation possible)
DÉFINITION
Sous la hiérarchie de la Directrice Générale des Services, l’agent Chargé d’accueil a pour mission d’assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés, d’orienter les demandes vers les différents services, d’aider à la gestion du secrétariat général, de gérer et diffuser l’information et la documentation.
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL
- Gestion de l'ouverture et la fermeture de la Mairie
- L'accueil et le renseignement du public sur place ou par téléphone
- Renseignement sur l'organisation des services de la commune
- Orientation du public vers les services ou organismes compétents
- Gestion des messages aux différents services en récoltant les informations essentielles (identité, coordonnées, objet, qu'il s'agisse d'une première demande ou de réclamations)
- Gestion des salles communales (conventions, planning)
- Gestion des plannings de M. le Maire et Mme la DGS
- Gestion des courriers d'arrivée et de départ
- Réceptions les livraisons
- Missions de secrétariat selon les besoins du service
ETAT CIVIL
- Réception des demandes d’actes civil et les transmettre au service
- Accueil du public sur les questions d’acte d’état civil et diriger vers les services compétents.
URBANISME
- Réception des dossiers, tris des pièces et scanne
- Gestion de l'ouverture et la fermeture de la Mairie
- L'accueil et le renseignement du public sur place ou par téléphone
- Renseignement sur l'organisation des services de la commune
- Orientation du public vers les services ou organismes compétents
- Gestion des messages aux différents services en récoltant les informations essentielles (identité, coordonnées, objet, qu'il s'agisse d'une première demande ou de réclamations)
- Gestion des salles communales (conventions, planning)
- Gestion des plannings de M. le Maire et Mme la DGS
- Gestion des courriers d'arrivée et de départ
- Réceptions les livraisons
- Missions de secrétariat selon les besoins du service
ETAT CIVIL
- Réception des demandes d’actes civil et les transmettre au service
- Accueil du public sur les questions d’acte d’état civil et diriger vers les services compétents.
URBANISME
- Réception des dossiers, tris des pièces et scanne
Profils recherchés
SAVOIRS
Maitrise :
- Techniques d'accueil du public (calme et maitrise de soi, rigueur et sens de l'organisation, discrétion et confidentialité, autonomie et polyvalence)
- Connaissance du fonctionnement et des missions des collectivités
- Avoir le sens du service public
- Savoir organiser son travail de façon méthodique
- Transmettre les informations
- S’exprimer clairement
Souhaités
- Connaissances de la réglementation et des procédures (état civil et Urbanisme)
- Connaissances des logiciels de gestion Berger Levrault, de bureautique et de messagerie (Word, Excel, Outlook, …)
SAVOIR-ÊTRE
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public
- Qualité d'écoute et de dialogue
- Rigueur et organisation dues à la polyvalence du poste
- Travail en équipe
Maitrise :
- Techniques d'accueil du public (calme et maitrise de soi, rigueur et sens de l'organisation, discrétion et confidentialité, autonomie et polyvalence)
- Connaissance du fonctionnement et des missions des collectivités
- Avoir le sens du service public
- Savoir organiser son travail de façon méthodique
- Transmettre les informations
- S’exprimer clairement
Souhaités
- Connaissances de la réglementation et des procédures (état civil et Urbanisme)
- Connaissances des logiciels de gestion Berger Levrault, de bureautique et de messagerie (Word, Excel, Outlook, …)
SAVOIR-ÊTRE
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public
- Qualité d'écoute et de dialogue
- Rigueur et organisation dues à la polyvalence du poste
- Travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0467841868
Informations complémentaires
Merci d'envoyer CV et lettre de motivation.
Adresse de l'employeur
LES MATELLES
>Hotel de ville
34270 Les matelles
>Hotel de ville
34270 Les matelles
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.