Agent d'accueil et de gestion des affaires générales
Offre n° O034250612001264
Publiée le 12/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
HOTEL DE VILLE, Saint-Geniès-de-Fontedit (Hérault)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
11/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE :
- Accueille, oriente, renseigne le public. Représente l’image de la collectivité.
- Gestion administrative du CCAS
RAPPORTS HIERARCHIQUES :
- Le Maire et les élus
- La Secrétaire Général de Mairie
- Accueille, oriente, renseigne le public. Représente l’image de la collectivité.
- Gestion administrative du CCAS
RAPPORTS HIERARCHIQUES :
- Le Maire et les élus
- La Secrétaire Général de Mairie
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS GENERALES DU POSTE ET ACTIVITES RELATIVES AU POSTE :
Accueil
• Accueil physique et téléphonique,
• Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes,
• Orientation du public vers les services ou organismes compétents,
• Diverses tâches administratives et de secrétariat,
• Gestion des salles communales.
Etat civil
• Instruction, constitution, enregistrement et contrôle des actes d'état civil (reconnaissance, naissance, mariage, décès, changement de nom ou de prénom),
• Tenue et mise à jour des registres d'état civil,
• Réception des demandes d'actes, établissement des actes administratifs, délivrance des livrets de familles, traitement des courriers, légalisation des signatures,
• Etablissement des dossiers de mariage, gestion des auditions préalables,
• Enregistrement des PACS
• Présence à la célébration des cérémonies (parrainages civils, mariages...)
• Enregistrement des recensements militaires
• Gestion de l'archivage.
Cimetière
• Gestion du cimetière : Plan du cimetière et gestion des registres des concessions,
• Documents administratifs relatifs aux inhumations/exhumations,
• Actualisation du règlement du cimetière et veille à son respect.
Elections
• Elections (politiques – professionnelles) : inscriptions, radiations, révision des listes électorales,
• Organisation des scrutins électoraux (préparation administrative et logistique, accompagnement administratif, rédaction des procès-verbaux),
• Accompagnement administratif de la commission de contrôle
• Organisation du tirage au sort des jurés d’assises.
CCAS
Accompagne la 1ère demande au plan administratif
Identifie et qualifie la demande sociale et oriente vers les services ou les professionnels concernés
Accueil
• Accueil physique et téléphonique,
• Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes,
• Orientation du public vers les services ou organismes compétents,
• Diverses tâches administratives et de secrétariat,
• Gestion des salles communales.
Etat civil
• Instruction, constitution, enregistrement et contrôle des actes d'état civil (reconnaissance, naissance, mariage, décès, changement de nom ou de prénom),
• Tenue et mise à jour des registres d'état civil,
• Réception des demandes d'actes, établissement des actes administratifs, délivrance des livrets de familles, traitement des courriers, légalisation des signatures,
• Etablissement des dossiers de mariage, gestion des auditions préalables,
• Enregistrement des PACS
• Présence à la célébration des cérémonies (parrainages civils, mariages...)
• Enregistrement des recensements militaires
• Gestion de l'archivage.
Cimetière
• Gestion du cimetière : Plan du cimetière et gestion des registres des concessions,
• Documents administratifs relatifs aux inhumations/exhumations,
• Actualisation du règlement du cimetière et veille à son respect.
Elections
• Elections (politiques – professionnelles) : inscriptions, radiations, révision des listes électorales,
• Organisation des scrutins électoraux (préparation administrative et logistique, accompagnement administratif, rédaction des procès-verbaux),
• Accompagnement administratif de la commission de contrôle
• Organisation du tirage au sort des jurés d’assises.
CCAS
Accompagne la 1ère demande au plan administratif
Identifie et qualifie la demande sociale et oriente vers les services ou les professionnels concernés
Profils recherchés
RAPPORTS RELATIONNELS
- Contacts directs avec la population
- Relations fréquentes avec l’ensemble des services
COMPETENCES REQUISES
Savoirs :
- Maîtrise des logiciels métiers dans le domaine de l’état civil, la législation funéraire et les élections,
- Maîtrise des outils de bureautique (word, excel, internet),
- Maîtrise des techniques de secrétariat,
- Organisation et activités des services
- Fonctionnement du standard téléphonique
- Organigramme de la collectivité
- Techniques de classement de documents
- Instances et processus de décision de la collectivité
- Cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et de la réglementation en matière d’état civil et des élections.
Savoirs - faire :
Polyvalence dans les différentes tâches administratives de la mairie.
Accueil – affaires générales – état civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil (naissance, décès,…)
- Accueillir et renseigner les personnes
- Expliquer les modalités et procédures d’acquisition d’un acte d’état civil
- Etablissement des dossiers de mariage, PACS…
- S’exprimer clairement, reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Aptitudes rédactionnelles et relationnelles
- Gérer les situations de stress
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Cimetière
- Vérifier la situation administrative lors des délivrances de titres de concessions
- Vérifier le droit à la propriété et à l’inhumation/exhumation
- Appliquer les tarifs
- Faire respecter le règlement du cimetière
- Tenir et mettre à jour le registre du cimetière
- Préparer les arrêtés et délibérations pour les inhumations/exhumations
- Procéder à toutes les opérations d’attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise de concessions
Ponctuellement et pour des raisons d’intérêt général, l’agent est susceptible d’intervenir si nécessaire en dehors de son domaine de compétence habituel.
Savoir - être :
- Discrétion professionnelle, rigueur et ponctualité
- Disponible, autonome avec l’esprit d’initiative et un grand sens du service public
Les obligations
Secret professionnel, obligation de réserve, respect et transmission des consignes
- Contacts directs avec la population
- Relations fréquentes avec l’ensemble des services
COMPETENCES REQUISES
Savoirs :
- Maîtrise des logiciels métiers dans le domaine de l’état civil, la législation funéraire et les élections,
- Maîtrise des outils de bureautique (word, excel, internet),
- Maîtrise des techniques de secrétariat,
- Organisation et activités des services
- Fonctionnement du standard téléphonique
- Organigramme de la collectivité
- Techniques de classement de documents
- Instances et processus de décision de la collectivité
- Cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et de la réglementation en matière d’état civil et des élections.
Savoirs - faire :
Polyvalence dans les différentes tâches administratives de la mairie.
Accueil – affaires générales – état civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil (naissance, décès,…)
- Accueillir et renseigner les personnes
- Expliquer les modalités et procédures d’acquisition d’un acte d’état civil
- Etablissement des dossiers de mariage, PACS…
- S’exprimer clairement, reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Aptitudes rédactionnelles et relationnelles
- Gérer les situations de stress
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Cimetière
- Vérifier la situation administrative lors des délivrances de titres de concessions
- Vérifier le droit à la propriété et à l’inhumation/exhumation
- Appliquer les tarifs
- Faire respecter le règlement du cimetière
- Tenir et mettre à jour le registre du cimetière
- Préparer les arrêtés et délibérations pour les inhumations/exhumations
- Procéder à toutes les opérations d’attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise de concessions
Ponctuellement et pour des raisons d’intérêt général, l’agent est susceptible d’intervenir si nécessaire en dehors de son domaine de compétence habituel.
Savoir - être :
- Discrétion professionnelle, rigueur et ponctualité
- Disponible, autonome avec l’esprit d’initiative et un grand sens du service public
Les obligations
Secret professionnel, obligation de réserve, respect et transmission des consignes
Contact et modalités de candidature
Contact
0467362205
Informations complémentaires
Lettre de motivation + CV
Adresse de l'employeur
ST GENIES DE FONTEDIT
>HOTEL DE VILLE
34480 ST GENIES DE FONTEDIT
>HOTEL DE VILLE
34480 ST GENIES DE FONTEDIT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.