1. Piloter la démarche de sécurisation des risques relatifs aux partenaires Subventionnés

-Participer à la définition et à l’organisation des cycles de contrôle et d’exécution de la chaine d’attribution des subventions
-Superviser la mise en œuvre du portail des aides (PDA) (logiciel métier)
-Contribuer à l’élaboration des outils de pilotage de l’Unité
-Contribuer à la définition et au suivi des indicateurs d’activité relatifs aux subventions, en collaboration avec le chef de service, les directions opérationnelles, les contrôleurs de gestion externe, et les contrôleurs de gestion interne
-Fiabiliser les analyses financières automatisées de premier niveau
-Organiser le dialogue de gestion relatif aux subventions versées, par l’organisation de réunions, commissions, ou instances d’arbitrage ou de restitution, et par la mise en œuvre de tableaux de bord de pilotage en lien avec le SPCG
-Participer, par la veille juridique et par son expertise métier, à l’élaboration du guide juridique relatif aux subventions versées
-Contribuer à la rédaction et à l’analyse des cadres de conventions types, des appels à projets,..
-Contribuer à la réalisation des documents institutionnels de la ville et de la métropole
-Animer le réseau des référents PDA et réaliser l’appui aux directions opérationnelles : par la déclinaison de tableaux de suivi appropriés (tableau de bord PDA), par l’animation du groupe teams, et l’animation des COTECH…

2. Manager et gérer l’unité instruction

-Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes de service,
-Piloter, suivre et contrôler l’activité des agents,
-Evaluer les agents du service, piloter et suivre le plan de formation des agents
-Préparer et viser les actes de l’unité
-Superviser le recrutement des agents de pré-instruction de campagne annuelle de subventions
-Superviser la formation des agents de pré-instruction et des agents d’instruction
-Organiser et superviser le reporting des indicateurs de suivi de l’Unité Subvention

3. Administrer le Portail des aides de la Ville et de la Métropole (logiciel métier)

-Collaborer avec le Pôle Numérique et Données et avec le prestataire sur les questions relatives au PDA
-Paramétrer le logiciel en fonction des besoins
-Réaliser les tests et mettre en œuvre les évolutions du PDA
-Etablir un guide d’utilisation, de procédures du PDA
-Contribuer à la mise en œuvre de la formation interne relative à l’utilisation du PDA


4. Superviser et sécuriser la procédure d’attribution de subventions aux partenaires externes

-Superviser la mise en œuvre du logiciel de demandes et de suivi des subventions,
-Superviser et organiser la campagne de pré-instruction des demandes de subventions,
-Contribuer au suivi et à la définition des enveloppes budgétaires de la Ville et de la Métropole dédiées à chaque thématique,
-Organiser, superviser et coordonner les séances d’arbitrages (directions opérationnelles-élus et cabinets),
-Superviser la rédaction et le contrôle des conventions, documents contractuels et délibérations d’attribution de subvention en lien avec les services instructeurs en fonction des étapes budgétaires
-Assurer ou superviser le paiement des subventions, le suivi financier, le contrôle et le suivi rigoureux des pièces justificatives,

5. Piloter la coordination administrative de l’Unité

-Réaliser le suivi et l’exécution du Budget de l’unité (lignes de subventions dédiées)
-Superviser le suivi des procédures de marchés publics de l’Unité le cas échéant,
-Contribuer à la démarche de certification des comptes des 2 collectivités le cas échéant

6 Structurer la base de donnée permettant de conduire des analyses financières