1° Description du poste

Affectation/service : service administratif
Catégorie : C
Cadre d’emplois : adjoint administratif
Temps de travail : 35 h/semaine


Missions générales du poste

- accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard
- réception, traitement et diffusion de l’information
- réalisation de divers travaux de bureautique
- suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- exécution et suivi des procédures et décisions administratives

3° Activités et tâches relatives au poste

- gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements
- réception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l’information en général
- travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendus, procès-verbaux, rapports…) tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas, préparation des documents des séances du conseil municipal …
- suivi et mise en forme des dossiers administratifs (urbanisme, funéraire, état civil, comptabilité, finances, ressources humaines…)
- exécution et suivi des procédures et décisions administratives (budgétaire et comptable) suivi des délibérations, conventions
- gestionnaire : suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs.
- assistance à la mise en œuvre et suivi des élections

4° Conditions de travail

- travail seul ou en équipe
- horaires fixes imposés (plages horaire d’ouverture au public), astreintes éventuelles (ex : mariage, cérémonies diverses)
- l’activité peut s’exercer en présence des usagers (espaces publics…) ou en dehors des heures d’ouverture de l’établissement concerné
 Moyens nécessaires
. Ordinateur et imprimante
. Photocopieur, scanner et fax
. Internet et messagerie électronique
. Téléphone
. Logiciels bureautiques et autres…


5° Positionnement du poste

Rattachement hiérarchique

Supérieur direct : secrétaire de mairie, le maire, les élus

Réseau relationnel

 Composition de l’équipe
 Correspondants internes et externes, réguliers et occasionnels
 Les usagers du service
 Circuit des informations

6° Compétences requises

 SAVOIR :
- connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- connaissances générales : urbanisme, budget, comptabilité, état civil, statut des agents, social…)
- maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- maîtrise des techniques de recherches documentaires

 SAVOIR-FAIRE/ SAVOIR-ETRE :

- savoir travailler en équipe
- savoir s’organiser et gérer les priorités
- savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- savoir prendre des notes
- savoir s’adapter à différents interlocuteurs
- accueillir le public avec amabilité
- gérer les situations de stress
- respecter la confidentialité
- savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique

7° Contraintes et risques particuliers associés au poste

 Lister les risques et contraintes particulières
- travail sur écran quotidien
- agressivité du public

 Lister les gestes et postures spécifiques liés au poste
- travail assis quotidien