MISSION 1 : PILOTAGE ET ORGANISATION DU SERVICE

 Anime, coordonne et pilote les agents placés sous sa responsabilité.
 Organise la répartition des missions entre événementiel, protocole et participation citoyenne.
 Planifie l’activité du service en fonction des priorités institutionnelles.
 Met en place des outils de suivi des événements, réunions publiques, démarches participatives et sollicitations.
 Organise les réunions de préparation et de coordination.
 Veille à la bonne circulation de l’information entre les agents du service et les autres services de la direction.
 Assure le suivi des objectifs, plans de charge, productions et échéances.
 Rend compte régulièrement de l’activité du service au Directeur des relations publiques.
 Développe une culture commune d’anticipation, de rigueur, de qualité d’accueil et de service aux communes.

MISSION 2 : COORDINATION DES EVENEMENTS INSTITUTIONNELS

 Pilote l’organisation des événements institutionnels portés par Sète agglopôle méditerranée.
 Coordonne les inaugurations, cérémonies, conférences, réunions publiques, visites officielles, temps partenariaux et manifestations communautaires.
 Établit les rétroplannings, déroulés, fiches événement et documents de coordination.
 Assure la réservation des lieux, salles, équipements, mobiliers, matériels techniques et prestations nécessaires.
 Coordonne les invitations, inscriptions, accueils, placements, prises de parole et temps de convivialité.
 Veille à la qualité de l’accueil des élus, partenaires, intervenants, invités et participants.
 Assure le lien avec les directions concernées par chaque événement.
 Coordonne les moyens humains, techniques, matériels et financiers nécessaires.
 Assure le suivi opérationnel avant, pendant et après les événements.
 Prépare les bilans et retours d’expérience permettant d’améliorer les séquences futures.

MISSION 3 : PROTOCOLE

 Veille au respect des règles, usages et priorités protocolaires.
 Prépare les déroulés protocolaires des cérémonies et temps officiels.
 Organise les séquençages des prises de parole, accueils, placements, remises symboliques et temps de représentation.
 Assure la bonne identification des personnalités invitées et présentes.
 Prépare les éléments nécessaires à l’accueil des autorités, élus, partenaires et représentants institutionnels.
 Garantit la cohérence entre protocole, logistique, communication, presse et présence des élus.
 Supervise la préparation des supports nécessaires au bon déroulement des séquences officielles.
 Veille aux conditions de sécurité des événements, en lien avec les services compétents.
 Assure la coordination avec les partenaires extérieurs lorsque l’agglomération accueille, coorganise ou participe à une séquence officielle.

MISSION 4 : PARTICIPATION CITOYENNE ET RELATION AUX PUBLICS

 Organise et pilote les démarches de participation citoyenne confiées au service.
 Propose des formats d’écoute, de concertation, de consultation et de restitution adaptés aux projets.
 Prépare les réunions publiques, ateliers, rencontres territoriales, consultations, questionnaires et dispositifs participatifs.
 Assure la mobilisation des habitants, usagers, associations, acteurs locaux et partenaires concernés.
 Veille à la clarté des supports, à la bonne information des participants et à la lisibilité des objectifs de chaque démarche.
 Organise la collecte, la synthèse et la traçabilité des contributions recueillies.
 Prépare les comptes rendus, synthèses, bilans et documents de restitution.
 Contribue à la pédagogie de l’action publique et à la qualité du dialogue avec les publics.
 Accompagne les directions dans la conception et la mise en œuvre de dispositifs participatifs liés à leurs projets.

MISSION 5 : APPUI AUX COMMUNES ET COORDINATION

 Organise l’appui du service aux communes dans les événements et séquences publiques associant Sète agglopôle méditerranée.
 Assure la coordination avec les services municipaux concernés.
 Veille à la prise en compte des contraintes propres à chaque commune : lieux, horaires, accueils, élus présents, publics attendus, sécurité et logistique.
 Contribue à une représentation équilibrée du territoire dans les événements et démarches participatives.
 Facilite la bonne circulation des informations pratiques entre l’agglomération, les communes, les partenaires et les prestataires.
 Développe une relation de coopération, de réactivité et de service avec les communes membres.

MISSION 6 : GESTION ADMINISTRATIVE, BUDGETAIRE ET LOGISTIQUE

 Prépare les estimations financières des événements et démarches participatives.
 Suit les commandes, devis, bons de commande, engagements et factures relevant du service.
 Prépare les éléments nécessaires aux consultations et marchés publics liés aux prestations événementielles et participatives.
 Assure le lien avec les prestataires : traiteurs, loueurs, techniciens, imprimeurs, agences, intervenants et fournisseurs.
 Suit les stocks, consommables, matériels et équipements utilisés par le service.
 Veille au respect des règles administratives, budgétaires, de sécurité et de commande publique.
 Met en place des tableaux de bord permettant de suivre l’activité, les coûts, les prestataires et les bilans d’événements.