AGENT.E D'ACCUEIL, DE LOGISTIQUE ET D'ASSISTANCE DE L'ESPACE TERRITORIAL
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O035211200473044
Publiée le 03/12/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
site de Pontivy (Morbihan)
Poste à pourvoir le
01/03/2022
Date limite de candidature
03/01/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Depuis 2017, la collectivité régionale a engagé une nouvelle approche territoriale pour, à la fois, se rapprocher des Bretonnes et des Bretons, de ses partenaires, et mettre en oeuvre ses politiques en tenant compte des spécificités du territoire. Elle s'est engagée dans la BreizhCop (la Région s'engage pour le climat et la planète) qui s'appuie sur une coopération renforcée entre les territoires et la collectivité régionale.
Une nouvelle étape est franchie en 2020 avec l'installation de sept directions dans les territoires permettant, en lien avec les EPCI, de mieux répondre aux besoins des usager·ère·s et citoyen·ne·s et d'accélerer les coopérations locales avec les collectivités, associations, entreprises qui font la vitalité de la Bretagne.
Ces directions sont implantées sur sept zones d'animation correspondant elles-mêmes à un regroupement d'EPCI : Centre-Bretagne, Brest, Cornouaille, Armor, Bretagne Sud, Rennes-Saint-Malo-Redon, Marches de Bretagne.
Chaque espace d'animation est dirigé par un directeur qui assure le lien de proximité de la Région sur le territoire, contribue à sa bonne connaissance du territoire par la Région et y encadre les agent.e.s présent .e.
En Centre Bretagne, l'espace territorial comporte deux implantations géographiques : l'une à Pontivy, l'autre à Carhaix. Les agents rattachés à l'espace territorial interviennent dans des domaines variés : économie, aménagement du territoire, emploi-formation-orientation, lycées... Le site de Pontivy regroupe aujourd'hui 10 agents et est voisin du centre d'exploitation des voies navigables et de l'équipe mobile d'assistance technique.
Le site de Pontivy a également pour vocation d'être un relais pour les agents de la Région basés dans les autres espaces territoriaux dont le périmètre d'intervention opérationnel porte sur le Centre Bretagne, ainsi que pour les directions ne disposant pas d'une présence locale. Ainsi, de par sa position centrale en Bretagne, le site de Pontivy est de plus en plus utilisé et fréquenté et nécessite une organisation logistique structurée.
Sous l'autorité du directeur de l'espace territorial, l'agent d'accueil, de régie et d'assistance assurera l'accueil et l'information des visiteurs (élus, usagers, partenaires, fournisseurs...). A cet égard il ou elle devra notamment être en mesure de fournir une première information sur les politiques et dispositifs de la Région et de faire le lien avec les services compétents en interne de l'administration régionale.
Il sera également chargé d'assurer des missions d'assistance administrative et technique locale à l'ensemble de l'équipe de l'espace territorial.
Enfin, il pourra également lui être confié des travaux de petite rédaction et de collecte d'informations au sein de différents services de l'administration régionale.
Une nouvelle étape est franchie en 2020 avec l'installation de sept directions dans les territoires permettant, en lien avec les EPCI, de mieux répondre aux besoins des usager·ère·s et citoyen·ne·s et d'accélerer les coopérations locales avec les collectivités, associations, entreprises qui font la vitalité de la Bretagne.
Ces directions sont implantées sur sept zones d'animation correspondant elles-mêmes à un regroupement d'EPCI : Centre-Bretagne, Brest, Cornouaille, Armor, Bretagne Sud, Rennes-Saint-Malo-Redon, Marches de Bretagne.
Chaque espace d'animation est dirigé par un directeur qui assure le lien de proximité de la Région sur le territoire, contribue à sa bonne connaissance du territoire par la Région et y encadre les agent.e.s présent .e.
En Centre Bretagne, l'espace territorial comporte deux implantations géographiques : l'une à Pontivy, l'autre à Carhaix. Les agents rattachés à l'espace territorial interviennent dans des domaines variés : économie, aménagement du territoire, emploi-formation-orientation, lycées... Le site de Pontivy regroupe aujourd'hui 10 agents et est voisin du centre d'exploitation des voies navigables et de l'équipe mobile d'assistance technique.
Le site de Pontivy a également pour vocation d'être un relais pour les agents de la Région basés dans les autres espaces territoriaux dont le périmètre d'intervention opérationnel porte sur le Centre Bretagne, ainsi que pour les directions ne disposant pas d'une présence locale. Ainsi, de par sa position centrale en Bretagne, le site de Pontivy est de plus en plus utilisé et fréquenté et nécessite une organisation logistique structurée.
Sous l'autorité du directeur de l'espace territorial, l'agent d'accueil, de régie et d'assistance assurera l'accueil et l'information des visiteurs (élus, usagers, partenaires, fournisseurs...). A cet égard il ou elle devra notamment être en mesure de fournir une première information sur les politiques et dispositifs de la Région et de faire le lien avec les services compétents en interne de l'administration régionale.
Il sera également chargé d'assurer des missions d'assistance administrative et technique locale à l'ensemble de l'équipe de l'espace territorial.
Enfin, il pourra également lui être confié des travaux de petite rédaction et de collecte d'informations au sein de différents services de l'administration régionale.
Missions / conditions d'exercice
Missions d'accueil et d'information au sein du bâtiment de l'espace territorial du Centre Bretagne à Pontivy :
- Assurer l'accueil physique des visiteurs, des partenaires de la Région et des élus et les orienter dans les services
- Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter dans les services
- Assurer une information de premier niveau sur la collectivité et certains dispositifs et/ou réorienter vers les services compétents au sein de l'administration régionale
- Relever les messages sur la boîte aux lettres électronique générique de l'Espace territorial et les orienter afin d'assurer leur traitement
- Mettre à disposition du public des outils d'informations (plaquettes, guides...)
- Garantir un fonctionnement minimum du site en l'absence des agents de l'espace territorial
- Ouvrir et fermer le site durant les périodes d'ouverture au public
Missions de logistique sur le site de Pontivy :
- Assurer la gestion des courriers départ et arrivée
- Organiser et gérer les stocks de fournitures, de matériels ou de petite restauration
- Suivre l'utilisation des salles et des véhicules (plannings de réservation des véhicules, des salles et des moyens logistiques associés)
- Assister à l'usage des outils de visioconférence dans leur différentes configurations (sélection de microphone, de caméra suivant les besoins, du WIFI) et prêter le matériel adapté le cas échéant (adaptateurs USB, câbles réseau, rallonges et multiprises électriques)
- Assurer le suivi de la flotte de téléphones portables
- Contribuer à l'organisation de réunions et d'évènements (réservation de salles à l'extérieur, gestion des invitations)
- Organiser la tenue de réunions sur site (préparation des salles, des outils multimédias...)
- Gérer le classement et l'archivage des dossiers
- Contribuer à l'animation du site (évènements favorisant le vivre ensemble des agents et son ouverture/intégration au territoire)
- Etre l'interlocuteur.trice privilégié.e des services centraux pour toutes les questions relevant du fonctionnement du site
- Faire l'interface avec les techniciens maintenance pour les petites interventions techniques sur site (rôle d'agent polyvalent de proximité)
- Gérer l'entretien mécanique des véhicules de service (suivi des révisions, liens avec les fonctions support)
- Contribuer à la sécurité et à l'entretien des bâtiments (relations avec les fonctions support, l'entreprise de nettoyage...)
- Apporter un appui logistique sur la gestion de l'ancien tribunal de Pontivy, propriété de la Région
- Gérer selon les consignes et coordonner la mise à disposition de matériel de communication et d'événementiel auprès des associations du territoire (culturelles, sportives...)
Missions d'assistance administrative et technique aux agents :
- Assurer un soutien bureautique aux agents (mise en forme de courriers, notes et documents, comptes rendus de réunions internes de la direction...)
- Prendre en charge l'élaboration de certaines tâches administratives et de petite rédaction
- Apporter un appui aux agents pour l'organisation d'évènements ponctuels (salons, réunions extérieures, moments de communication...)
Contraintes spécifiques : présence sur horaire d'ouverture de l'accueil
- Assurer l'accueil physique des visiteurs, des partenaires de la Région et des élus et les orienter dans les services
- Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter dans les services
- Assurer une information de premier niveau sur la collectivité et certains dispositifs et/ou réorienter vers les services compétents au sein de l'administration régionale
- Relever les messages sur la boîte aux lettres électronique générique de l'Espace territorial et les orienter afin d'assurer leur traitement
- Mettre à disposition du public des outils d'informations (plaquettes, guides...)
- Garantir un fonctionnement minimum du site en l'absence des agents de l'espace territorial
- Ouvrir et fermer le site durant les périodes d'ouverture au public
Missions de logistique sur le site de Pontivy :
- Assurer la gestion des courriers départ et arrivée
- Organiser et gérer les stocks de fournitures, de matériels ou de petite restauration
- Suivre l'utilisation des salles et des véhicules (plannings de réservation des véhicules, des salles et des moyens logistiques associés)
- Assister à l'usage des outils de visioconférence dans leur différentes configurations (sélection de microphone, de caméra suivant les besoins, du WIFI) et prêter le matériel adapté le cas échéant (adaptateurs USB, câbles réseau, rallonges et multiprises électriques)
- Assurer le suivi de la flotte de téléphones portables
- Contribuer à l'organisation de réunions et d'évènements (réservation de salles à l'extérieur, gestion des invitations)
- Organiser la tenue de réunions sur site (préparation des salles, des outils multimédias...)
- Gérer le classement et l'archivage des dossiers
- Contribuer à l'animation du site (évènements favorisant le vivre ensemble des agents et son ouverture/intégration au territoire)
- Etre l'interlocuteur.trice privilégié.e des services centraux pour toutes les questions relevant du fonctionnement du site
- Faire l'interface avec les techniciens maintenance pour les petites interventions techniques sur site (rôle d'agent polyvalent de proximité)
- Gérer l'entretien mécanique des véhicules de service (suivi des révisions, liens avec les fonctions support)
- Contribuer à la sécurité et à l'entretien des bâtiments (relations avec les fonctions support, l'entreprise de nettoyage...)
- Apporter un appui logistique sur la gestion de l'ancien tribunal de Pontivy, propriété de la Région
- Gérer selon les consignes et coordonner la mise à disposition de matériel de communication et d'événementiel auprès des associations du territoire (culturelles, sportives...)
Missions d'assistance administrative et technique aux agents :
- Assurer un soutien bureautique aux agents (mise en forme de courriers, notes et documents, comptes rendus de réunions internes de la direction...)
- Prendre en charge l'élaboration de certaines tâches administratives et de petite rédaction
- Apporter un appui aux agents pour l'organisation d'évènements ponctuels (salons, réunions extérieures, moments de communication...)
Contraintes spécifiques : présence sur horaire d'ouverture de l'accueil
Profils recherchés
Recrutement statutaire : fonctionnaire en demande de mutation/détachement, lauréat de concours, ou à défaut par voie contractuelle.
- Maîtriser les techniques d'accueil
- Maîtriser les outils bureautiques
- Etre clair, concis et synthétique à l'oral et à l'écrit et disposer de capacités rédactionnelles
- Connaître les compétences de la Région et les différentes directions
- Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité
- Savoir agir en autonomie, être polyvalent et capable de s'adapter aux situations
- Être force de proposition et savoir prendre des initiatives
- Savoir analyser et reformuler une demande
A sa prise de poste, l'agent bénéficiera d'une séquence d'intégration au sein de l'espace territorial Centre Bretagne et auprès de l'ensemble des acteurs liés à sa mission afin de découvrir ses interlocuteurs principaux et son environnement de travail.
- Maîtriser les techniques d'accueil
- Maîtriser les outils bureautiques
- Etre clair, concis et synthétique à l'oral et à l'écrit et disposer de capacités rédactionnelles
- Connaître les compétences de la Région et les différentes directions
- Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité
- Savoir agir en autonomie, être polyvalent et capable de s'adapter aux situations
- Être force de proposition et savoir prendre des initiatives
- Savoir analyser et reformuler une demande
A sa prise de poste, l'agent bénéficiera d'une séquence d'intégration au sein de l'espace territorial Centre Bretagne et auprès de l'ensemble des acteurs liés à sa mission afin de découvrir ses interlocuteurs principaux et son environnement de travail.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Consulter la fiche de poste sur notre site www.bretagne.bzh (Offre d'emploi) et postulez en ligne avant le 3/01/22.
Adresse de l'employeur
REGION BRETAGNE
>283, avenue du général patton cs 21101
35711 Rennes
>283, avenue du général patton cs 21101
35711 Rennes
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.