Le Syndicat Mixte et l'ALEC (Agence Locale de l'Energie et du Climat) des Vallons de Vilaine sont issus d'une longue tradition autour de l'accompagnement des collectivités de son territoire (38 communes - 2 EPCI - 80 000 habitants) particulièrement dans le domaine de l'urbanisme, de l'énergie et du développement local. Il regroupe Bretagne Porte de Loire Communauté et Vallons de Haute Bretagne Communauté.
Créé en 2004, le Syndicat Mixte des Vallons de Vilaine a pour compétence l'élaboration et l'animation de son Schéma de Cohérence Territoriale (SCoT) dont la dernière approbation date de février 2019. Pour mettre en œuvre sa stratégie et ses orientations, le Syndicat Mixte a fait le choix d'investir dans l'ingénierie locale avec 13 collaborateurs autour de deux axes :
Urbanisme
- D'un accompagnement des collectivités et une expertise en matière d'urbanisme de planification
- De l'instruction des demandes d'Autorisation d'Urbanisme (ADS)
- Du Conseil en Urbanisme Partagé (CUP) dans le domaine de l'urbanisme opérationnel en axant son activité sur le conseil, l'information, la sensibilisation et l'appui technique
Développement local
- Le Tourisme dans le cadre de la Destination " Rennes et les Portes de Bretagne "
- La contractualisation Europe (LEADER) ;
- Les démarches participatives ;

Créé en 2000, et transformée en janvier 2023, l'association ALEC des Vallons de Vilaine œuvre dans le champ de la transition climatique et énergétique. A ce titre, elle accompagne les particuliers, les entreprises, les collectivités et les porteurs de projets dans la réduction des consommations énergétiques et le développement des Energies Renouvelables. C'est donc 6 agents qui œuvrent pour en prenant en compte les enjeux climatiques sur le territoire.
Ainsi, les Vallons de Vilaine, c'est une équipe de 19 agents qui assurent les missions qui lui sont confiées par les collectivités, dans un esprit de mutualisation, dans un souci de cohérence et de complémentarité. Cette coopération permet de mener une action commune dans des domaines d'intervention diversifiés et évolutifs.

C'est ainsi que le Syndicat Mixte et l'ALEC des Vallons de Vilaine s'associent pour le recrutement d'un.e secrétaire de direction

Sous la responsabilité du Directeur et en lien avec les Présidents du Syndicat Mixte et le Président de l'ALEC des Vallons de Vilaine, le/la secrétaire de Direction a pour missions :

Coordination du secrétariat de la Direction Générale
- Organiser l'agenda et gérer la prise de rendez-vous ;
- Rédiger tous types de courriers et documents ;
- Mettre en visa les parapheurs, récupération de l'ensemble des parapheurs et ventilation dans les services ;
- Aider à la préparation et l'organisation des réunions (Comité Syndical, Bureau, Conseil d'Administration, Assemblée Générale, ...) ;
- Participer aux réunions et établir les relevés de décision et comptes rendus ;
- Rédiger les délibérations et transmettre au contrôle de légalité ;
- Classer et archiver des dossiers.

Suivi des demandes de subventions et cofinancements
- Assurer le suivi des dossiers de subventions et de cofinancements ;
- Préparer les éléments pour de demande et de finalisation des subventions et de cofinancements auprès des différents partenaires.

Administration générale
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des mails ;
- Renseigner et orienter les interlocuteurs vers les agents compétents ;
- Trier le courrier, ouverture, enregistrement, copies ;
- Mettre à jour la base de données de contacts ;
- Commander les fournitures et le matériel de bureau / Assurer le suivi d'entretien du véhicule de service.

En appui auprès des ressources humaines et de la comptabilité
- Ressources Humaines, en lien avec l'agent en charge des Ressources Humaines,
o Réaliser et diffuser des annonces d'emploi ;
o Gérer et tenir les dossiers administratifs du personnel ;
o Assurer le suivi des visites médicales (embauche, retour congé maternité...) ;
o Assurer le suivi des absences : déclaration en cas d'accident du travail ou de maladies ;
o Transmission des arrêts et contrôle des remboursements auprès de l'assureur ;
o Gérer le suivi des congés annuels et des RTT ;
o Transmettre les éléments variables de paies aux organismes prestataires et assurer les contrôles et rectifications nécessaires ;
o Préparer et suivre les dossiers faisant l'objet d'un avis des instances paritaires (Commission Administrative Paritaire, Comité Social Territorial) organisées au niveau du Centre de gestion pour le Syndicat Mixte ;
o Assurer l'information et l'inscription aux formations professionnelles ;
o Suivi du Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP).
- Comptabilité, en lien avec l'agent en charge de la comptabilité
- Préparer le traitement comptable de l'ensemble des dépenses et des recettes ;
- Réceptionner, vérifier, classer et archiver les pièces comptables ;
- Gérer les relations les différents partenaires et fournisseurs ;
- Réceptionner et contrôler les factures reçues par courrier et/ou par voie dématérialisée ;
- Procéder aux calculs et aux règlements des frais de missions des salariés et des agents ;
- Veiller au versement des subventions.

De formation BAC+2 en administration générale
Une expérience avérée dans un poste de secrétariat de direction

- Bonne connaissance des collectivités territoriales et des associations
- Connaissance des règles de correspondance administrative et des circuits administratifs
- Connaissance des techniques de classement et d'archivage

- Bon niveau en orthographe et en grammaire et qualités rédactionnelles
- Capacité à prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Qualités relationnelles et capacité à accueillir, renseigner et orienter des interlocuteurs variés
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, TEAMS)
- Capacité à mettre en œuvre un travail collaboratif avec les agents des deux structures
- Capacité à s'organiser en autonomie, à gérer des urgences, à suivre les échéances et à respecter des délais
- Capacité à s'adapter à la diversité des tâches et à prendre des initiatives
- Capacité à transmettre l'information

- Esprit d'équipe et polyvalence
- Discrétion et sens du service public