ASSISTANT/E DE DIRECTION
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O035240101313287
Publiée le 05/01/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de la mairie B.P. 15129, Le Rheu (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
04/03/2024
Date limite de candidature
06/02/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le Rheu, ville de 10 000 habitants, située à 10 km de Rennes est une commune attractive de la première couronne rennaise, intégrée à Rennes Métropole. Elle accueille 5 500 emplois publics et privés, dispose de deux zones d'activités et compte des établissements à rayonnement supra-régional (le lycée Théodore Monod et l'Institut National de Recherches pour l'Agriculture, l'Alimentation et l'Environnement (INRAE).
Forte de son dynamisme associatif et attentive au cadre de vie verdoyant de ses habitantes et des habitants, le Rheu développe une culture de l'aménagement territorial hérité du concept de cité-jardin avec de multiples chemins piétons.
Ville aux multiples labels : 4 fleurs, APIcité, Active et sportive, Amie des aînées, Prudente.
La collectivité compte 150 agents qui œuvrent quotidiennement pour répondre aux besoins de la population.
Dans ce contexte, nous recherchons un.e assistant.e administratif.ve par voie statutaire ou à défaut contractuel.
Forte de son dynamisme associatif et attentive au cadre de vie verdoyant de ses habitantes et des habitants, le Rheu développe une culture de l'aménagement territorial hérité du concept de cité-jardin avec de multiples chemins piétons.
Ville aux multiples labels : 4 fleurs, APIcité, Active et sportive, Amie des aînées, Prudente.
La collectivité compte 150 agents qui œuvrent quotidiennement pour répondre aux besoins de la population.
Dans ce contexte, nous recherchons un.e assistant.e administratif.ve par voie statutaire ou à défaut contractuel.
Missions / conditions d'exercice
Rattaché(e) à la direction générale des services, vous réalisez des missions diverses d'assistance administrative auprès de la maire, du directeur général des services, des élus et des directions de la collectivité.
Description du poste :
1) Assistance administrative auprès de la Maire et des élu.es :
- Gérer l'agenda de la Maire (prise de RDV, création des dossiers de RDV...)
- Planifier les rendez-vous et les réunions en lien avec les services concernés
- Tenir les plannings d'absences, d'astreintes et de permanences des élus
- Assister les élu.es municipaux dans le cadre de leur délégation et être l'interface avec l'ensemble des services municipaux
- Mettre à jour des bases de données numériques
- Assurer le classement et l'archivage de la correspondance
- Elaborer la revue de presse, en lien avec l'agente en charge de la communication
2) Assistance administrative auprès du DGS :
- Assister au quotidien la direction générale
o Accueil physique et gestion des appels téléphoniques
o Rédaction et/ou mise en forme de tout document (courriers, discours, notes, compte-rendu, classement des dossiers et interventions...)
o Organisation de réunions (réservation de salle, envoi des invitations, sollicitation et recueil d'informations auprès des services municipaux, transmission de documents à l'appui de la réunion, participation exceptionnelle à des réunions avec rédaction le cas échéant de comptes rendus)
- Centraliser la préparation et le suivi administratif du bureau municipal
- Assurer le suivi du courrier/courriel de la ville dans le logiciel dédié
- En lien avec l'agente en charge de la gestion des instances (conseil municipal et commissions), contribuer à la gestion du registre des arrêtés et à la gestion de l'archivage municipal.
3) Assistance administrative auprès de la Direction des Ressources Humaines :
- Réaliser le secrétariat du service (gestion du courrier, prise de RDV, classement...)
- Assurer la gestion administrative des procédures de recrutement (prise de RDV, planification des entretiens...)
- Assurer la gestion des stages de l'enseignement (traitements des candidatures, organisation de l'accueil des stagiaires, établissement des conventions)
- Assurer la gestion et la mise à jour du fichier du personnel
- Assurer le suivi administratif des entretiens annuels de développement professionnel
- préparer l'organisation matérielle et le suivi des actions de formation.
Description du poste :
1) Assistance administrative auprès de la Maire et des élu.es :
- Gérer l'agenda de la Maire (prise de RDV, création des dossiers de RDV...)
- Planifier les rendez-vous et les réunions en lien avec les services concernés
- Tenir les plannings d'absences, d'astreintes et de permanences des élus
- Assister les élu.es municipaux dans le cadre de leur délégation et être l'interface avec l'ensemble des services municipaux
- Mettre à jour des bases de données numériques
- Assurer le classement et l'archivage de la correspondance
- Elaborer la revue de presse, en lien avec l'agente en charge de la communication
2) Assistance administrative auprès du DGS :
- Assister au quotidien la direction générale
o Accueil physique et gestion des appels téléphoniques
o Rédaction et/ou mise en forme de tout document (courriers, discours, notes, compte-rendu, classement des dossiers et interventions...)
o Organisation de réunions (réservation de salle, envoi des invitations, sollicitation et recueil d'informations auprès des services municipaux, transmission de documents à l'appui de la réunion, participation exceptionnelle à des réunions avec rédaction le cas échéant de comptes rendus)
- Centraliser la préparation et le suivi administratif du bureau municipal
- Assurer le suivi du courrier/courriel de la ville dans le logiciel dédié
- En lien avec l'agente en charge de la gestion des instances (conseil municipal et commissions), contribuer à la gestion du registre des arrêtés et à la gestion de l'archivage municipal.
3) Assistance administrative auprès de la Direction des Ressources Humaines :
- Réaliser le secrétariat du service (gestion du courrier, prise de RDV, classement...)
- Assurer la gestion administrative des procédures de recrutement (prise de RDV, planification des entretiens...)
- Assurer la gestion des stages de l'enseignement (traitements des candidatures, organisation de l'accueil des stagiaires, établissement des conventions)
- Assurer la gestion et la mise à jour du fichier du personnel
- Assurer le suivi administratif des entretiens annuels de développement professionnel
- préparer l'organisation matérielle et le suivi des actions de formation.
Profils recherchés
Profil recherché :
Issu(e) d'une formation en assistanat de direction, vous justifiez d'une expérience significative sur un poste similaire en collectivité.
Vous avez de bonnes connaissances sur le fonctionnement des collectivités.
Vous avez de réelles capacités organisationnelles qui vous permettent de déterminer et hiérarchiser les priorités de manière autonome et efficiente, d'anticiper les demandes et de respecter les délais.
Vous êtes doté.e d'une aisance relationnelle et de qualités d'écoute.
Compétences / aptitudes :
- Maîtrise des techniques de rédaction, syntaxe, orthographe et grammaire
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, interstis...)
- Capacité à constituer, vérifier et présenter un dossier
- Connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs.
- Rigueur, autonomie et polyvalence.
- Capacité à établir une relation de confiance, de confidentialité avec la direction et les élu.es.
- Discrétion professionnelle.
Issu(e) d'une formation en assistanat de direction, vous justifiez d'une expérience significative sur un poste similaire en collectivité.
Vous avez de bonnes connaissances sur le fonctionnement des collectivités.
Vous avez de réelles capacités organisationnelles qui vous permettent de déterminer et hiérarchiser les priorités de manière autonome et efficiente, d'anticiper les demandes et de respecter les délais.
Vous êtes doté.e d'une aisance relationnelle et de qualités d'écoute.
Compétences / aptitudes :
- Maîtrise des techniques de rédaction, syntaxe, orthographe et grammaire
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, interstis...)
- Capacité à constituer, vérifier et présenter un dossier
- Connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs.
- Rigueur, autonomie et polyvalence.
- Capacité à établir une relation de confiance, de confidentialité avec la direction et les élu.es.
- Discrétion professionnelle.
Contact et modalités de candidature
Contact
0299607131
Informations complémentaires
Poste à pourvoir dès que possible.
Candidature (CV et lettre de motivation) à adresser à Madame la Maire, Mairie de Le Rheu, Place de la Mairie, BP 15129, 35651 LE RHEU ou par courriel à mairie@ville-lerheu.fr jusqu'au 6 février 2024. Les entretiens se dérouleront vers la 2ème quinzaine de février.
Candidature (CV et lettre de motivation) à adresser à Madame la Maire, Mairie de Le Rheu, Place de la Mairie, BP 15129, 35651 LE RHEU ou par courriel à mairie@ville-lerheu.fr jusqu'au 6 février 2024. Les entretiens se dérouleront vers la 2ème quinzaine de février.
Adresse de l'employeur
Mairie de Le Rheu
>Place de la mairie B.P. 15129
35651 Le Rheu
>Place de la mairie B.P. 15129
35651 Le Rheu
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.