GESTIONNAIRE (H/F) DES DISPOSITIFS EMPLOI FORMATION
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O035240101338986
Publiée le 31/01/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
5 rue de la Châtaigneraie, Cesson-Sévigné (Ille-et-Vilaine (35))
Poste à pourvoir le
01/03/2024
Date limite de candidature
29/02/2024
Type d'emploi
Contrat de projet
Motif de vacance du poste
Nouveau projet
Durée de la mission
36 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Développement économique et emploi >
Politiques d'emploi, de formation professionnelle et de l'apprentissage
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires par voie de détachement
(Art. L332-24 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il concerne un projet identifié ou une opération particulière. Le contrat proposé est de 12 mois au minimum, six ans au maximum, la durée dépendant du temps de réalisation du projet. Les fonctionnaires peuvent également postuler sur cette offre et pourront être recrutés par voie de détachement.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il concerne un projet identifié ou une opération particulière. Le contrat proposé est de 12 mois au minimum, six ans au maximum, la durée dépendant du temps de réalisation du projet. Les fonctionnaires peuvent également postuler sur cette offre et pourront être recrutés par voie de détachement.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction du développement des formations et des compétences (DDFC) décline la mise en œuvre de la politique publique relative à la formation des personnes en recherche d'emploi, aux formations sanitaires et sociales et à l'apprentissage. Elle prépare, exécute et assure le suivi budgétaire de cette politique publique. Elle initie le déploiement de dispositifs et d'aides aux personnes en formation.
Son organisation repose sur :
* Une équipe de direction composée du directeur, de 2 adjoints et d'une assistance de direction,
* Un service ressources et dynamiques emploi formation (SERDEF),
* Un service développement des formations professionnelles (SDEFOP),
* Un service développement des formations sanitaires et sociales (SDFOSS),
* Un service accompagnement des personnes (SACOP),
* Un service fonctionnel et de gestion de la formation (SEFOG).
La DDFC assure une animation fonctionnelle des UTEFO dans le cadre de la déclinaison territoriale de la politique publique.
Le SEFOG coordonne l'ensemble des activités financières et administratives de la Direction du développement des formations et des compétences. Il participe à la passation des marchés publics de formation professionnelle, à l'élaboration des conventions dans le cadre de cette même politique. Il assure la sécurité et la gestion des dispositifs d'achat public et conventionnels de la Direction. A ce titre, il veille à l'efficacité des procédures en proposant des mesures visant à les optimiser.
Placé-e sous l'autorité directe du-de la chef-fe du pôle de gestion, le.la gestionnaires des dispositifs emploi formation assure la gestion administrative et comptable des marchés de formation, des conventions de subvention relatives aux actions de formation et aux autres actions subventionnées.
Il-elle est régulièrement en contact avec les organismes de formation et/ou les bénéficiaires. Il-elle met en œuvre les opérations nécessaires à la constitution des dossiers, à l'exécution des opérations courantes de gestion et de paiement dans le respect des délais.
Il-elle doit alerter le-la Chef-fe de pôle sur la non-conformité éventuelle des éléments concernant l'action dont il a la charge.
Son organisation repose sur :
* Une équipe de direction composée du directeur, de 2 adjoints et d'une assistance de direction,
* Un service ressources et dynamiques emploi formation (SERDEF),
* Un service développement des formations professionnelles (SDEFOP),
* Un service développement des formations sanitaires et sociales (SDFOSS),
* Un service accompagnement des personnes (SACOP),
* Un service fonctionnel et de gestion de la formation (SEFOG).
La DDFC assure une animation fonctionnelle des UTEFO dans le cadre de la déclinaison territoriale de la politique publique.
Le SEFOG coordonne l'ensemble des activités financières et administratives de la Direction du développement des formations et des compétences. Il participe à la passation des marchés publics de formation professionnelle, à l'élaboration des conventions dans le cadre de cette même politique. Il assure la sécurité et la gestion des dispositifs d'achat public et conventionnels de la Direction. A ce titre, il veille à l'efficacité des procédures en proposant des mesures visant à les optimiser.
Placé-e sous l'autorité directe du-de la chef-fe du pôle de gestion, le.la gestionnaires des dispositifs emploi formation assure la gestion administrative et comptable des marchés de formation, des conventions de subvention relatives aux actions de formation et aux autres actions subventionnées.
Il-elle est régulièrement en contact avec les organismes de formation et/ou les bénéficiaires. Il-elle met en œuvre les opérations nécessaires à la constitution des dossiers, à l'exécution des opérations courantes de gestion et de paiement dans le respect des délais.
Il-elle doit alerter le-la Chef-fe de pôle sur la non-conformité éventuelle des éléments concernant l'action dont il a la charge.
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative et budgétaire :
Chaque gestionnaire a en charge un " portefeuille " de marchés et/ou conventions de subvention à suivre et à traiter. Chaque marché ou convention correspond à une action. Les missions à réaliser sont les suivantes :
Missions principales :
* En amont de la mise en œuvre de l'action, constituer le dossier de gestion et le suivre tout au long de son exécution :
* Vérifier la complétude du dossier déposé par le prestataire et créer l'action dans le logiciel financier en amont de la proposition en Commission permanente pour les actions gérées sous forme de subvention,
* Rédiger les conventions, les faire signer et suivre leur exécution,
* Réceptionner et vérifier l'exhaustivité des pièces juridiques des marchés et/ou des conventions,
* Accompagner, relancer les bénéficiaires et/ou titulaire de marchés,
* Gérer les données pour la bonne exécution financière des conventions et/ou des marchés, afin notamment de sécuriser l'aide financière versée aux stagiaires de la formation professionnelle et pour permettre le suivi et l'évaluation :
* Accompagner les utilisateurs externes sur la prise en main des logiciels métiers et/ou outils de gestion
* Effectuer la saisie des commandes pour les marchés publics, créer les engagements et procéder aux versements des avances,
* Renseigner les documents de gestion propres aux suivis des paiements des marchés,
* Alerter les assistants de formation en cas de constat de non complétude du logiciel métier,
* Vérifier de manière aléatoire la cohérence entre les saisies d'heures par les OF sur le logiciel métier et les feuilles d'émargement,
* Vérifier le service fait et procéder aux paiements acomptes et/ou soldes,
* Renseigner les tableaux de bord financier,
* Relancer les prestataires et/ou bénéficiaires en tant que de besoin pour la réception dans les délais impartis de pièces conformes permettant de procéder aux paiements.
* Activités liées, notamment :
* Assurer une réponse aux organismes qui sollicitent le service sur un sujet lié à la gestion en lien, si besoin, avec les assistants-es de formation,
* Assurer un appui en amont de chaque Commission permanente,
* Participer au recensement des actions émergentes,
* Apporter un appui ponctuel selon les besoins du service (requêtes simples, recueil de données, suivis statistiques, paramétrages d'outils, etc),
* Participer à la dématérialisation des procédures,
* Organiser le classement et l'archivage de dossier.
RELATIONS HIERARCHIQUES
* L'agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) Chef-fe de Pôle
* L'agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d'agents et leurs fonctions) : sans objet
RELATIONS FONCTIONNELLES
* Au sein de la Direction : tous les collègues du service, les agents des autres services en charge de mission en relation avec celle énoncées dans la fiche de poste
* Au sein de la collectivité : la Direction des finances et de l'évaluation (DFE - gestionnaire du Service Comptabilité)
* Partenaires extérieurs : les organisme de formation
Lieu de travail : Rennes, site de Beaulieu
Métier éligible au télétravail
Contrat 3 ans
Chaque gestionnaire a en charge un " portefeuille " de marchés et/ou conventions de subvention à suivre et à traiter. Chaque marché ou convention correspond à une action. Les missions à réaliser sont les suivantes :
Missions principales :
* En amont de la mise en œuvre de l'action, constituer le dossier de gestion et le suivre tout au long de son exécution :
* Vérifier la complétude du dossier déposé par le prestataire et créer l'action dans le logiciel financier en amont de la proposition en Commission permanente pour les actions gérées sous forme de subvention,
* Rédiger les conventions, les faire signer et suivre leur exécution,
* Réceptionner et vérifier l'exhaustivité des pièces juridiques des marchés et/ou des conventions,
* Accompagner, relancer les bénéficiaires et/ou titulaire de marchés,
* Gérer les données pour la bonne exécution financière des conventions et/ou des marchés, afin notamment de sécuriser l'aide financière versée aux stagiaires de la formation professionnelle et pour permettre le suivi et l'évaluation :
* Accompagner les utilisateurs externes sur la prise en main des logiciels métiers et/ou outils de gestion
* Effectuer la saisie des commandes pour les marchés publics, créer les engagements et procéder aux versements des avances,
* Renseigner les documents de gestion propres aux suivis des paiements des marchés,
* Alerter les assistants de formation en cas de constat de non complétude du logiciel métier,
* Vérifier de manière aléatoire la cohérence entre les saisies d'heures par les OF sur le logiciel métier et les feuilles d'émargement,
* Vérifier le service fait et procéder aux paiements acomptes et/ou soldes,
* Renseigner les tableaux de bord financier,
* Relancer les prestataires et/ou bénéficiaires en tant que de besoin pour la réception dans les délais impartis de pièces conformes permettant de procéder aux paiements.
* Activités liées, notamment :
* Assurer une réponse aux organismes qui sollicitent le service sur un sujet lié à la gestion en lien, si besoin, avec les assistants-es de formation,
* Assurer un appui en amont de chaque Commission permanente,
* Participer au recensement des actions émergentes,
* Apporter un appui ponctuel selon les besoins du service (requêtes simples, recueil de données, suivis statistiques, paramétrages d'outils, etc),
* Participer à la dématérialisation des procédures,
* Organiser le classement et l'archivage de dossier.
RELATIONS HIERARCHIQUES
* L'agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) Chef-fe de Pôle
* L'agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d'agents et leurs fonctions) : sans objet
RELATIONS FONCTIONNELLES
* Au sein de la Direction : tous les collègues du service, les agents des autres services en charge de mission en relation avec celle énoncées dans la fiche de poste
* Au sein de la collectivité : la Direction des finances et de l'évaluation (DFE - gestionnaire du Service Comptabilité)
* Partenaires extérieurs : les organisme de formation
Lieu de travail : Rennes, site de Beaulieu
Métier éligible au télétravail
Contrat 3 ans
Profils recherchés
* Connaître l'environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités territoriales
* Connaître les procédures propres aux conventions de subventions
* Maîtriser les outils bureautiques
* Connaître les logiciels de gestion métier Progos et Grand Angle
* Aptitude aux chiffres
* Maîtriser les techniques de classement
* Maîtriser les règles de communication et avoir de bonnes qualités relationnelles
* Savoir anticiper et respecter les délais
* Être organisé.e et rigoureux.se dans le suivi des dossiers
* Savoir travailler en équipe
* Savoir rendre compte
* Connaître les procédures propres aux conventions de subventions
* Maîtriser les outils bureautiques
* Connaître les logiciels de gestion métier Progos et Grand Angle
* Aptitude aux chiffres
* Maîtriser les techniques de classement
* Maîtriser les règles de communication et avoir de bonnes qualités relationnelles
* Savoir anticiper et respecter les délais
* Être organisé.e et rigoureux.se dans le suivi des dossiers
* Savoir travailler en équipe
* Savoir rendre compte
Contact et modalités de candidature
Contact
0299271010
Informations complémentaires
Consulter la fiche de poste sur notre site www.bretagne.bzh (Rubrique/service/Offre d'emploi) et postulez en ligne avant le 29/02/2024.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.