ASSISTANT-E DE DIRECTION

Offre n° O035240201351294
Publiée le 13/02/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
REGION BRETAGNE
283, avenue du général patton cs 21101
35711 Rennes
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rennes
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
14/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Raison d'être du poste :

La Direction de la culture et des pratiques culturelles est composée de trois services : le service de la coordination administrative et du Conseil Culturel (SCACC), le service images et industries de la création (SIMAG) et le service arts et développement territorial (SADT).

Elle a pour objectifs de mettre en œuvre les orientations de la politique culturelle adoptées par l'assemblée régionale :
* assurer par la mise en œuvre de soutiens financiers et organisationnels le développement cohérent de projets artistiques et culturels sur l'ensemble du territoire régional
* accompagner le développement des pratiques artistiques et culturelles dans leur diversité en Bretagne
* contribuer à la structuration de ces activités bénévoles et professionnelles
* renforcer la place de la culture dans les stratégies régionales

Dans ce cadre, l'Assistant-e de Direction est chargé-e d'assurer le secrétariat du Directeur et de l'assister dans la gestion et l'organisation administrative de la direction. Il-elle assure l'interface entre le Directeur, ses collaborateur-trice-s, et les partenaires internes et externes. Il-elle participe au suivi de l'activité et des projets de la direction.
Missions / conditions d'exercice


ACTIVITES DU POSTE :



Missions régulières :


> Assurer le secrétariat du directeur et de son adjoint
* Assurer la planification et la logistique des réunions et des déplacements
* Prendre des rendez-vous et tenir à jour les agendas
* Proposer, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, documents divers et en assurer le suivi
* Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunion

> Coordonner l'accueil et le courrier de la direction
* Assurer l'accueil téléphonique, orienter les interlocuteurs si besoin
* Gérer le courrier entrant-sortant et le courrier électronique sur les boîtes mails génériques

> Participer à l'organisation administrative de la direction
* Participer à l'élaboration de procédures internes (procédures, documents types...)
* Centraliser et diffuser les informations dans les directions et services
* Organiser en dialogue avec les services de la direction les suppléances en cas d'absence des autres assistant.e.s
* Animer des temps d'échanges entre assistant.e.s au sein de la direction (échange de pratiques...)
* Assurer le suivi des notes à destination du Président et des élu.e.s (mise à jour chrono, transmission)
* Préparer l'accueil des nouveaux arrivants
* Organiser et gérer les stocks de fournitures, matériels ou produits et suivre les commandes
* Suivre les budgets restauration et fournitures de la direction
* Organiser le classement et l'archivage de dossiers




> Assurer le secrétariat de la Commission Culture et Sport
* Organiser les réunions (planification, invitation, réservation de salles, organisation des réunions délocalisées, prise de contacts avec les personnes auditionnées...)
* Participer aux réunions préparatoires avec le Cabinet et le SA
* Préparer les documents à l'attention de la Présidente de commission et des élus.
* Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.


Missions occasionnelles :
> Secrétariat des services en l'absence des secrétaires
> Envoi des invitations aux réunions du 3CB et suivi des inscriptions
> Préparation de manifestations ponctuelles
> Secrétariat de groupes de travail ponctuels


Les missions sont susceptibles d'évoluer au regard des conclusions du projet de direction en cours d'élaboration.


ENVIRONNEMENT DU POSTE


RELATIONS HIERARCHIQUES

- L'agent dépend directement (n + 1) : Directeur

- L'agent encadre directement (n-1) : sans objet

RELATIONS FONCTIONNELLES

- Au sein de la Direction :
> Ensemble des agents de la direction de la culture et plus particulièrement les chefs de service et les autres secrétaires de la Direction

- Au sein de la collectivité :
> Ensemble des Directions fonctionnelles (cellule courrier, reprographie, logistique, secrétariat de l'exécutif, secrétariats des autres directions, ...)

- Partenaires extérieurs :
> Autres collectivités, services et établissements publics de l'État, Associations

Lieu de travail : Rennes - site d'Atalante


Horaires et temps de travail : Temps complet
Métier éligible au télétravail : oui



Contraintes spécifiques : sans objet


Éléments de rémunération :
Groupe de fonctions : GF10
Poste ouvert au versement du complément IFSE : Non
Poste ouvert au versement de la NBI : Non
Profils recherchés
COMPETENCES REQUISES :

Savoir-être :
Être diplomate, disponible et à l'écoute
Avoir de bonnes qualités relationnelles
Savoir prendre des initiatives, être autonome et réactif dans le cadre des responsabilités confiées
Savoir rendre compte
Savoir respecter les délais
Etre discret et respecter la confidentialité des informations
Etre rigoureux

Savoir-faire :
Maîtriser les logiciels de bureautiques et les techniques de secrétariat
Maîtrise des outils de visio conférence
Maîtrise des outils métiers : Déplacements, KDS, Compétences, Amzer, Cervoprint...
Connaissance des logiciels de gestion de dossiers : Progos, Aiden
Posséder le sens de l'organisation et de la méthode
Etre concis et synthétique à l'oral et à l'écrit
Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité

Etre sensibilisé-e aux problématiques culturelles

Contact

Contact
0299271010
Informations complémentaires
COMPETENCES REQUISES :

Savoir-être :
Être diplomate, disponible et à l'écoute
Avoir de bonnes qualités relationnelles
Savoir prendre des initiatives, être autonome et réactif dans le cadre des responsabilités confiées
Savoir rendre compte
Savoir respecter les délais
Etre discret et respecter la confidentialité des informations
Etre rigoureux

Savoir-faire :
Maîtriser les logiciels de bureautiques et les techniques de secrétariat
Maîtrise des outils de visio conférence
Maîtrise des outils métiers : Déplacements, KDS, Compétences, Amzer, Cervoprint...
Connaissance des logiciels de gestion de dossiers : Progos, Aiden
Posséder le sens de l'organisation et de la méthode
Etre concis et synthétique à l'oral et à l'écrit
Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité

Etre sensibilisé-e aux problématiques culturelles

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.