La Direction de l'immobilier (DIL) est une direction " ressources " qui a en charge les opérations d'investissement, de maintenance et de logistique sur le patrimoine bâti, propriété de la Région (lycées, services, patrimoine bâti non concédé des ports et des voies navigables, archives de la Région).
Elle est structurée autour d'une directrice, deux adjoint.es, 2 pôles et sept services :
­ Le pôle analyse des risques (PADR),
­ Le pôle coordination (POLCOO),
­ Le service de l'expertise technique et de la programmation (SETEP)
­ Le service fonctionnel de l'immobilier (SEFI)
­ Le service de la stratégie foncière et de la gestion foncière et de la gestion domaniale (STRAT)
­ ainsi que quatre services immobiliers, ces derniers étant positionnés dans les espaces territoriaux régionaux à Brest (29), Lorient (56), Saint Brieuc (22) et Rennes (35).
Le Service fonctionnel de l'Immobilier (SEFI), au sein de la DIL, assure la coordination sur les champs administratifs, juridiques, et financiers. Il contribue à la définition des conditions de réalisation des opérations.
Il porte deux programmes budgétaires :
­ celui des investissements immobiliers des lycées (110 M°€ / an),
­ celui relatif au patrimoine et à la logistique.
Le Service fonctionnel de l'immobilier (SEFI) dispose de trois pôles :
­ le pôle achat juridique de l'immobilier (PAJI),
­ le pôle financier immobilier (POFIM), en charge du programme des investissements immobiliers des lycées publics et des projets confiés aux mandataires (Sembreizh et Lannion Trégor Communauté)
­ le pôle financier logistique et services généraux (POFILS), en charge du programme financier Patrimoine et Logistique et à terme des enveloppes budgétaires confiées à la DIL par les autres directions pour intervenir sur leur patrimoine.
Son effectif est de 23 agents.
Dans le cadre de son projet de direction, la direction de l'immobilier établit une offre de services vis-à-vis des autres directions pour les interventions sur le patrimoine qui sert leur politique ainsi que pour le service des moyens généraux (SMG) désormais attaché à la DGA Ressources.
Le SEFI exécute, par délégation, les budgets des directions d'investissement pour les projets pour lesquels la DIL assure la maîtrise d'ouvrage. Il est également en charge de l'exécution financière des crédits délégués par les autres directions à la direction de l'immobilier dans le cadre de l'offre de services. Il est en charge de la sécurité juridique, administrative et financière des actes de la direction sur les investissements immobiliers. Le pôle financier immobilier (POFIM) pilote le marché de mandat sur les champs financiers et administratifs en collaboration avec la direction et les chefs de service et de subdivisions. Il notifie les commandes au mandataire et de les exécute en lien avec les chefs de projets des subdivisions.
La responsabilité et le pilotage du pôle financier immobilier sont assurés par la cheffe de pôle financier qui s'appuie fortement sur les deux coordonnateur.rices.
Les missions de ce pôle sont :
­ Décisions du programme budgétaire relatifs aux lycées ,
­ Conventionnement avec les collectivités pour le financement et la co-maîtrise d'ouvrage,
­ Financement des projets d'investissements immobilier ,
­ Exécution de toutes les opérations sous mandat, des CPP (Conventions Public-Public), des opérations directes des services centraux (hors SMG),
­ Porte d'entrée des services immobiliers pour l'exécution financière et administrative de leurs opérations, gestion des régies,
­ Pilotage administratif et financier des mandats,
­ Suivi des accord-cadres et des marchés transversaux utilisés par les subdivisions, le SETEP et le PADR.
Pour exercer ces missions, le pôle est composé de 5 gestionnaires administratifs, 4 référents et 2 coordonnatrices

ACTIVITES DU POSTE :
1 - Missions régulières : Assurer l'exécution des programmes budgétaires et des opérations sous mandat du département dont le.la référent.e a la charge en lien avec le.la chef.fe de service immobilier et son assistant.e:

- Suivi de l'exécution du budget du département, toutes maîtrises d'ouvrage confondues :
* Garant.e de l'exécution financière et administrative du budget dédié au département,
* Chargé.e du suivi global du budget du département.

- Préparation de la Commission Permanente du département
* Collecte des demandes d'inscriptions de crédits en commission permanente (directes : services immobiliers / déléguées => notes décisionnelles),
* Consolidation du rapport de la commission permanente pour le département avant transmission au pôle coordination,
* Affectation des tranches sur Grand Angle,
* Etablissement et mise à jour des fiches projets, annexes au rapport de la commission permanente.

- Suivi des opérations déléguées (sauf opérations hors lycées)
* Suivi administratif des opérations déléguées après réception des ordres de service diligentés par les coordonnateur.rices, instruction des quitus au mandataire,
* Vérification des conditions d'éligibilité des avances produites par le mandataire,
* Liquidation des dépenses et des recettes des avances aux mandataires,
* Vérification et mise à jour du projet et des opérations dans le logiciel de gestion des opérations,
* Exécution et suivi des délégations de maîtrise d'ouvrage (Convention de partenariat Public-Public/CPP) aux établissements.

- Rendu compte des marchés et avenants directs et délégués
* Collecte des marchés et avenants passés en direct par la subdivision,
* Mise à jour des fiches projets annexes des rapports de commission permanente,
* Rendu-compte en session de l'exécution des marchés,
* Mise en adéquation des opérations livrées entre l'inventaire physique et comptable, en lien avec le pôle patrimoine du STRAT et les coordonnateur.rices.

- Clôture et archivage des dossiers :
* Instruction des crédits affectés non engagés et affectés non mandatés au moment de la période de latence,
* Instruction et notification des bilans d'opérations et des quitus des projets,
* Vérification, en lien avec le pôle patrimoine du STRAT et les coordonnateur.rices, de l'adéquation entre l'inventaire physique et comptable,
* Archivage des dossiers après collecte des pièces auprès des services concernés et des mandataires.

- Participation à l'organisation de la transversalité et de la communauté administrative et financière
* Participation à la mise en place et au suivi des process entre les services centraux et les services immobiliers,
* Production et mise à jour d'indicateurs pertinents d'activités du département,
* Suivi des notes décisionnelles produites par les agents de la DIL (impacts financiers),
* Partage des informations relatives aux marchés et avenants par département,
* Continuité du service (fonctionnement en binôme avec la référente d'un autre département).

2- Missions occasionnelles :
* Prise en charge d'opérations hors du portefeuille ou hors du département confié dans le cadre des priorités établies par le.la chef.fe de Pôle.

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS HIERARCHIQUES

* L'agent dépend directement de (n + 1) : Chef.fe du Pôle financier immobilier

* L'agent encadre directement (n-1) : sans objet

RELATIONS FONCTIONNELLES

* Au sein de la Direction : Directrice de l'Immobilier, Adjoint.es, chefs de services, agents

* Au sein de la collectivité : Toutes directions impliquées et en particulier les chefs de subdivisions, chefs de projets et chargés d'études, techniciens chargés d'opérations d'investissement et de maintenance, assistantes, le service comptabilité et les directions fonctionnelles de la collectivité

* Partenaires extérieurs : Proviseurs et gestionnaires des lycées, mandataires du maître d'ouvrage (SEM, services techniques des villes ...), entreprises, payeur régional, rectorat, experts assurances, experts judiciaires, géomètres, autres collectivités...

Lieu de travail : Rennes, Site de Patton

Horaires et temps de travail : Temps complet - régime ARTT : 23 jours annuels
Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,...) : Calendrier de la commission permanente

Recrutement statutaire : fonctionnaire en demande de mutation/détachement, lauréat de concours ou à défaut par voie contractuelle.

Savoir et savoir-faire :

- Connaître la réglementation en matière de commande publique, comptabilité publique, maîtrise d'ouvrage publique, environnement juridique des collectivités locales et des institutions publiques
- Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité
- Disposer d'une aisance avec les outils informatiques : suite bureautique, internet, logiciel de gestion des opérations (GERONIMMO), de gestion du courrier (ARIANE), des portails dédiés (lycées, direction), des espaces collaboratifs, de gestion financière et comptable (GRAND ANGLE), de gestion des marchés (MARCOWEB), des dossiers archivés (AVENIO)
- Savoir analyser
- Savoir rédiger des notes et des comptes rendus
- Posséder le sens de l'organisation et de la méthode
- Être concis et synthétique à l'oral et à l'écrit
- Être rigoureux et disposer du sens de l'organisation
- Savoir respecter les délais (délais de paiement et de réponse aux demandes des usagers)
- Savoir travailler avec des contraintes de calendrier
- Savoir poser les priorités, alerter

Savoir être :
- Être capable de partager et de coopérer dans le cadre d'un travail d'équipe
- Être force de proposition
- Être pédagogue
- Savoir prendre des initiatives
- Savoir rendre compte
- Avoir de bonnes qualités relationnelles
- Être rigoureux
- Savoir respecter les délais