La communauté de communes de Vallons de Haute Bretagne communauté dont le siège se situe à Guichen, à 19 km au sud-ouest de Rennes, recrute un assistant de direction.
Sa population de 45 000 habitants (18 communes) est forte d'une progression d'environ 2% par an.

Sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous l’assisterez, apporterez une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information d’accueil, de classement et de suivi de dossier.

• Encadrement du service accueil :
- Coordonne et organise la mission d’accueil général de l’EPCI
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Assurer les remplacements de l’agent d’accueil, en cas d’absence
- Exercice de la mission de vaguemestre en cas d’absence de l’agent d’accueil

• Organisation de la vie professionnelle du Directeur Général des Services :
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du directeur
- Etablir une relation de confiance avec le directeur
- Gestion des courriers électroniques et physiques du directeur

• Appui au Président:
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

• Organisation et gestion des assemblées délibérantes :
- Préparer l’organisation des assemblées (Conseil et Bureau décisionnel), le calendrier de préparation, la mise en forme de la note de synthèse et l’envoi de la convocation, en lien avec la responsable de pôle administratif
- Faire les comptes rendus des assemblées et modifier les délibérations pour envoi au contrôle de légalité
- Organiser le classement et l’archivage des délibérations
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances

• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique pour le DGS :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers

• Suivi des projets et activités de la direction :
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Venir en appui du DGS dans le déploiement des actions publiques (recherche documentaire, power point en appui des réunions, …)
- Préparer avec le DGS les comités de directions, conférence des maires, Bureau communautaire non décisionnel, réunion des DGS,…
- Préparer les délibérations directement liées avec la Direction Générale des services, en lien avec la responsable du pôle administratif

• Accueil téléphonique et physique de la direction générale des services :
- Renseigner les interlocuteurs
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

• Organisation et planification des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS et le Président
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

• Relations fonctionnelles :
- Contacts directs et échanges permanents avec le cadre et l’élu
- Relations ponctuelles avec les services
- Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
- Relations éventuelles avec la population

Savoir-faire :
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prises de notes, etc.)
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte-rendu

Savoirs généraux :
- Organisation de la collectivité ou de l’établissement public
- Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
- Notions de comptabilité analytique
- Missions du service
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités

Responsabilité et compétences :
- Autonomie, rigueur et organisation
- Intérêt affirmé pour les outils et ressources numériques
- Disponibilité le soir (participation aux bureaux et conseil communautaire),
- Relative autonomie dans l’organisation du travail
- Missions définies, suivies et évaluées par le DGS
- Relais d’informations avec le supérieur hiérarchique
- Devoir de discrétion et confidentialité
- Permis B