ASSISTANT.E DE DIRECTION
Offre n° O035240415000047
Publiée le 15/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
THORIGNE FOUILLARD
Poste à pourvoir le
02/09/2024
Date limite de candidature
20/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Assistant.e de direction à pourvoir à l'Agence Départemental de Rennes.
Référence du poste n° 3907.
Référence du poste n° 3907.
Missions / conditions d'exercice
Fonctions :
Collaborateur·trice direct·e et de confiance du directeur d'agence, vous assurerez, à titre principal, le secrétariat du directeur d'agence ainsi que de la cheffe de service Ressources
A ce titre vous suivrez des dossiers thématiques et contribuerez à faire circuler au sein des équipes de l’agence l’ensemble des informations.
Missions générales :
Plus spécifiquement vos missions seront les suivantes :
- Assurer la gestion des courriers et appels téléphoniques
- Assurer la gestion et le suivi administratif de dossier
- Assurer les opérations d'exécution comptable
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Exécuter, suivre les procédures et décisions administratives
- Gérer les agendas, la réception, le tri et la réorientation du courrier
- Réaliser des travaux de bureautique dans son domaine d'intervention : courriers, bordereaux, tableaux de suivi, documents de présentation
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques
- Trier, classer et archiver des documents
- Vérifier la conformité des livraisons
Missions spécifiques :
En concertation avec le directeur d'agence et la cheffe du service ressources vous aurez en charge de :
- Assurer la coordination de la communication : suivi intranet, internet, collecte d'informations, lien avec
les référents communication.
- Recenser, suivre et transmettre les notes et les courriers (élus, inaugurations...) et assurer
l'enregistrement des parapheurs.
- Elaborer et concevoir les supports d'information (réunions, plaquettes...)
- Contribuer mise à jour de la liste des partenaires (fichier Partenaires)
- Assurer la coordination au niveau des différents services et activités de l'agence
- Organiser les réunions à l'interne et l'externe
- Suivi des courriers et notes sous PO et parafeur électronique
- Accueil physique et téléphonique de l’agence
- Assistance RH
- Gestion RH collèges dans le cadre la continuité de service (suivi des CDD, saisie des enveloppes de remplacement des collèges..)
Spécificités du poste :
Le Département propose :
- des plages de travail variables élargies : (Prise de poste entre 7h30 et 9h30) pause méridienne entre 11h30 et 14h00 (départ entre 16h30 et 19h00)
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour soit 39h10 par semaine ouvre droit à 34 jours de congés annuels et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (2 jours maximum par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo.
Des avantages et prestations sociales :
- Des tickets restaurant avec participation employeur
- des offres de prestations culturelles et de loisirs
- une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire
L'agence départementale du pays .de Rennes est situé à village au village des Collectivités, 1 Avenue de Tizé, 35235 Thorigné-Fouillard.
Rémunération à partir de 2 217 € bruts soit environ 1 784 € nets prime semestrielle incluse.
Collaborateur·trice direct·e et de confiance du directeur d'agence, vous assurerez, à titre principal, le secrétariat du directeur d'agence ainsi que de la cheffe de service Ressources
A ce titre vous suivrez des dossiers thématiques et contribuerez à faire circuler au sein des équipes de l’agence l’ensemble des informations.
Missions générales :
Plus spécifiquement vos missions seront les suivantes :
- Assurer la gestion des courriers et appels téléphoniques
- Assurer la gestion et le suivi administratif de dossier
- Assurer les opérations d'exécution comptable
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Exécuter, suivre les procédures et décisions administratives
- Gérer les agendas, la réception, le tri et la réorientation du courrier
- Réaliser des travaux de bureautique dans son domaine d'intervention : courriers, bordereaux, tableaux de suivi, documents de présentation
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques
- Trier, classer et archiver des documents
- Vérifier la conformité des livraisons
Missions spécifiques :
En concertation avec le directeur d'agence et la cheffe du service ressources vous aurez en charge de :
- Assurer la coordination de la communication : suivi intranet, internet, collecte d'informations, lien avec
les référents communication.
- Recenser, suivre et transmettre les notes et les courriers (élus, inaugurations...) et assurer
l'enregistrement des parapheurs.
- Elaborer et concevoir les supports d'information (réunions, plaquettes...)
- Contribuer mise à jour de la liste des partenaires (fichier Partenaires)
- Assurer la coordination au niveau des différents services et activités de l'agence
- Organiser les réunions à l'interne et l'externe
- Suivi des courriers et notes sous PO et parafeur électronique
- Accueil physique et téléphonique de l’agence
- Assistance RH
- Gestion RH collèges dans le cadre la continuité de service (suivi des CDD, saisie des enveloppes de remplacement des collèges..)
Spécificités du poste :
Le Département propose :
- des plages de travail variables élargies : (Prise de poste entre 7h30 et 9h30) pause méridienne entre 11h30 et 14h00 (départ entre 16h30 et 19h00)
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour soit 39h10 par semaine ouvre droit à 34 jours de congés annuels et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (2 jours maximum par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo.
Des avantages et prestations sociales :
- Des tickets restaurant avec participation employeur
- des offres de prestations culturelles et de loisirs
- une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire
L'agence départementale du pays .de Rennes est situé à village au village des Collectivités, 1 Avenue de Tizé, 35235 Thorigné-Fouillard.
Rémunération à partir de 2 217 € bruts soit environ 1 784 € nets prime semestrielle incluse.
Profils recherchés
Recrutement sous conditions statutaires ou éventuellement contractuel 1 an.
Connaissances :
- Maîtrise de l’outil informatique indispensable : connaissance approfondie des logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint).
- Capacité et intérêt pour utiliser et s’approprier les outils informatiques ( outlook, post office, base partenaires, gedelib, suite bureautique, powerpoint).
Aptitudes requises :
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe.
- Sens de l’organisation, respect des délais.
-Capacité d'anticipation et d'adaptation.
- Rigueur, initiative, autonomie dans le travail, discrétion et respect de la confidentialité.
- Disponibilité.
Connaissances :
- Maîtrise de l’outil informatique indispensable : connaissance approfondie des logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint).
- Capacité et intérêt pour utiliser et s’approprier les outils informatiques ( outlook, post office, base partenaires, gedelib, suite bureautique, powerpoint).
Aptitudes requises :
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe.
- Sens de l’organisation, respect des délais.
-Capacité d'anticipation et d'adaptation.
- Rigueur, initiative, autonomie dans le travail, discrétion et respect de la confidentialité.
- Disponibilité.
Contact
Contact
Mme Catherine Davy, cheffe du service - 02 99 02 49 00
Lien de candidature
Informations complémentaires
L'annonce de recrutement complète est disponible sur notre site internet www.ille-et-vilaine.fr dans la rubrique "offres d’emploi". Nous vous remercions de postuler en ligne. Pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d'inscription sur LA. Sinon vous pouvez adresser votre candidature par voie postale à Monsieur Le Président du Conseil départemental d'Ille et Vilaine, DRH, service Recrutement-mobilité, 1 avenue de la Préfecture, CS 24218, 35042 RENNES CEDEX.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.