ASSISTANT.E DE DIRECTION
Offre n° O035240415000572
Publiée le 15/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rennes
Poste à pourvoir le
02/09/2024
Date limite de candidature
20/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Assistant.e de direction à pourvoir au Pôle Dynamiques Territoriales.
Référence du poste n° 3268.
Référence du poste n° 3268.
Missions / conditions d'exercice
Fonctions :
Collaborateur·trice direct·e et de confiance du directeur général de pôle, vous assurerez son assistance à titre principal et exclusif et serez le·la garant·e des échéances et de la qualité des productions (notes à l'exécutif, notes internes, courriers, élaboration et actualisation du guide interne qualité).
Missions générales :
Vous assurerez plus spécifiquement les missions suivantes :
- Organiser les rendez-vous, le planning, les déplacements du Directeur général de pôle.
- Assurez l'accueil physique ainsi que la gestion de ses communications téléphoniques et électroniques.
- Préparer et assurer l'organisation logistique et matérielle de ses réunions (gestion de son agenda, réservation de salles,préparation des dossiers, diffusion des comptes-rendus).
- Gérer le traitement et le suivi des courriers Post Office, des notes et des parapheurs du Pôle (arrivées-départs).
- Réaliser des travaux de bureautique dans votre domaine d'intervention : production de courriers et de notes.
- Assurer la diffusion des informations montantes et descendantes en lien avec ses directrices pour la collecte des sujets à l’ordre du jour des instances.
- Assurer le lien avec l’assistante du Directeur général des services et.ou de son secrétaire général pour l’inscription des sujets ressources aux ordres du jour des diverses instances.
- Suivre les échéances avec en appui informatique l’agenda partagé Assistantes Directions du pôle.
- Organiser le tri, le classement, et l’archivage des documents du Directeur général de pôle.
Missions spécifiques :
- Garant·e des échéances du pôle, vous assurerez le suivi intégral des sessions en lien avec les affaires juridiques, et des notes au Président avec délégation de validation.
- Vous piloterez la demi journée de pôle en lien avec l'assistante de la Secrétaire générale de pôle pour l'organisation logistique et matérielle des événementiels du pôle (sortie de pôle) : recherche d'activités, devis, bons de commandes.
- Vous animerez le réseau des assistant·es des directions du pôle avec l'organisation d'une réunion trimestrielle pour laquelle vous rédigerez l'ordre du jour et du compte rendu dont vous assurerez la diffusion. Vous pourrez être amené·e à contribuer à leur accueil et formation aux logiciels PostOffice, Parapheur électronique, Délib 35.
- Vous organiserez et participerez aux comités de pilotage du pôle (bimensuel), ainsi qu'aux réunions trimestrielles de direction (direction générale du pôle et secrétariat général), dont vous assurerez la rédaction, la mise en forme et la diffusion des ordres du jour et des compte rendus.
- Par délégation du Directeur général, vous validerez la gestion des temps des deux directrices et de la secrétaire générale du pôle.
- À titre subsidiaire vous assurerez le remplacement ponctuel de l’assistante de la Secrétaire générale de pôle pour assurer la distribution du courrier arrivé et le suivi des notes à la commission permanente.
Spécificités du poste :
Le poste proposé implique une grande disponibilité horaire avec des contraintes spécifiques, et est éligible à une NBI (Nouvelle Bonification Indiciaire) de 10 points au motif "Secrétariat à titre exclusif et avec des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires".
Le Département propose :
- des plages de travail variables élargies : (Prise de poste entre 7h30 et 9h30) pause méridienne entre 11h30 et 14h00 (départ entre 16h30 et 19h00)
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour soit 39h10 par semaine ouvre droit à 34 jours de congés annuels et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (2 jours maximum par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo.
Des avantages et prestations sociales :
- l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)
- des offres de prestations culturelles et de loisirs
- une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire
Si vous êtes intéressé·e, veuillez vous connecter au site du Département : https://www.ille-et-vilaine.fr/offres-emploi
Les modalités de connexion sont précisées dans un document pdf annexé à l'annonce.
Un Webinaire est proposé le 7 mai 2024 de 16h30 à 17h30 pour présenter le poste.
Collaborateur·trice direct·e et de confiance du directeur général de pôle, vous assurerez son assistance à titre principal et exclusif et serez le·la garant·e des échéances et de la qualité des productions (notes à l'exécutif, notes internes, courriers, élaboration et actualisation du guide interne qualité).
Missions générales :
Vous assurerez plus spécifiquement les missions suivantes :
- Organiser les rendez-vous, le planning, les déplacements du Directeur général de pôle.
- Assurez l'accueil physique ainsi que la gestion de ses communications téléphoniques et électroniques.
- Préparer et assurer l'organisation logistique et matérielle de ses réunions (gestion de son agenda, réservation de salles,préparation des dossiers, diffusion des comptes-rendus).
- Gérer le traitement et le suivi des courriers Post Office, des notes et des parapheurs du Pôle (arrivées-départs).
- Réaliser des travaux de bureautique dans votre domaine d'intervention : production de courriers et de notes.
- Assurer la diffusion des informations montantes et descendantes en lien avec ses directrices pour la collecte des sujets à l’ordre du jour des instances.
- Assurer le lien avec l’assistante du Directeur général des services et.ou de son secrétaire général pour l’inscription des sujets ressources aux ordres du jour des diverses instances.
- Suivre les échéances avec en appui informatique l’agenda partagé Assistantes Directions du pôle.
- Organiser le tri, le classement, et l’archivage des documents du Directeur général de pôle.
Missions spécifiques :
- Garant·e des échéances du pôle, vous assurerez le suivi intégral des sessions en lien avec les affaires juridiques, et des notes au Président avec délégation de validation.
- Vous piloterez la demi journée de pôle en lien avec l'assistante de la Secrétaire générale de pôle pour l'organisation logistique et matérielle des événementiels du pôle (sortie de pôle) : recherche d'activités, devis, bons de commandes.
- Vous animerez le réseau des assistant·es des directions du pôle avec l'organisation d'une réunion trimestrielle pour laquelle vous rédigerez l'ordre du jour et du compte rendu dont vous assurerez la diffusion. Vous pourrez être amené·e à contribuer à leur accueil et formation aux logiciels PostOffice, Parapheur électronique, Délib 35.
- Vous organiserez et participerez aux comités de pilotage du pôle (bimensuel), ainsi qu'aux réunions trimestrielles de direction (direction générale du pôle et secrétariat général), dont vous assurerez la rédaction, la mise en forme et la diffusion des ordres du jour et des compte rendus.
- Par délégation du Directeur général, vous validerez la gestion des temps des deux directrices et de la secrétaire générale du pôle.
- À titre subsidiaire vous assurerez le remplacement ponctuel de l’assistante de la Secrétaire générale de pôle pour assurer la distribution du courrier arrivé et le suivi des notes à la commission permanente.
Spécificités du poste :
Le poste proposé implique une grande disponibilité horaire avec des contraintes spécifiques, et est éligible à une NBI (Nouvelle Bonification Indiciaire) de 10 points au motif "Secrétariat à titre exclusif et avec des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires".
Le Département propose :
- des plages de travail variables élargies : (Prise de poste entre 7h30 et 9h30) pause méridienne entre 11h30 et 14h00 (départ entre 16h30 et 19h00)
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour soit 39h10 par semaine ouvre droit à 34 jours de congés annuels et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (2 jours maximum par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo.
Des avantages et prestations sociales :
- l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)
- des offres de prestations culturelles et de loisirs
- une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire
Si vous êtes intéressé·e, veuillez vous connecter au site du Département : https://www.ille-et-vilaine.fr/offres-emploi
Les modalités de connexion sont précisées dans un document pdf annexé à l'annonce.
Un Webinaire est proposé le 7 mai 2024 de 16h30 à 17h30 pour présenter le poste.
Profils recherchés
Recrutement sous conditions statutaires ou éventuellement contractuel 1 an.
Connaissances :
- Vous maîtrisez l’outil bureautique (Suite Microsoft Office), et collaboratif (Teams), et plus largement l'informatique : Post office, Délib 35, parapheur électronique.
- Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale d'envergure ou portez un intérêt particulier pour l'action départementale.
Aptitudes requises :
- Autonome vous savez prendre des initiatives et être réactif·ve pour vous adapter au contexte.
- Vous êtes polyvalent·e et savez gérer simultanément plusieurs activités.
- Vous savez faire montre d'une grande agilité dans la gestion des agendas.
- Vous êtes doté·e d'une capacité d'analyse et d'anticipation dans la gestion des rendez-vous, réunions, déplacements.
- Vous êtes rigoureux·se, autonome, méthodique et êtes en mesure d'organiser votre travail en tenant compte des priorités et des délais,
- Vous avez le sens du contact et disposez de qualités relationnelles qui vous permettent de communiquer en vous adaptant à différentes catégories d'interlocuteurs·trices.
- Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles (syntaxe, orthographe).
- Vous savez travailler en toute discrétion et organiser la confidentialité des informations.
Formation :
De formation supérieure en secrétariat ou en assistance, vous avez une bonne connaissance de la collectivité et/ou du fonctionnement des collectivités territoriales ou de la fonction publique,
Expériences :
Une expérience antérieure significative sur des fonctions d'assistance de direction constituerait un plus.
Niveau de diplôme : Baccalauréat,Baccalauréat + 2
Connaissances :
- Vous maîtrisez l’outil bureautique (Suite Microsoft Office), et collaboratif (Teams), et plus largement l'informatique : Post office, Délib 35, parapheur électronique.
- Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale d'envergure ou portez un intérêt particulier pour l'action départementale.
Aptitudes requises :
- Autonome vous savez prendre des initiatives et être réactif·ve pour vous adapter au contexte.
- Vous êtes polyvalent·e et savez gérer simultanément plusieurs activités.
- Vous savez faire montre d'une grande agilité dans la gestion des agendas.
- Vous êtes doté·e d'une capacité d'analyse et d'anticipation dans la gestion des rendez-vous, réunions, déplacements.
- Vous êtes rigoureux·se, autonome, méthodique et êtes en mesure d'organiser votre travail en tenant compte des priorités et des délais,
- Vous avez le sens du contact et disposez de qualités relationnelles qui vous permettent de communiquer en vous adaptant à différentes catégories d'interlocuteurs·trices.
- Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles (syntaxe, orthographe).
- Vous savez travailler en toute discrétion et organiser la confidentialité des informations.
Formation :
De formation supérieure en secrétariat ou en assistance, vous avez une bonne connaissance de la collectivité et/ou du fonctionnement des collectivités territoriales ou de la fonction publique,
Expériences :
Une expérience antérieure significative sur des fonctions d'assistance de direction constituerait un plus.
Niveau de diplôme : Baccalauréat,Baccalauréat + 2
Contact
Contact
François NACKAERTS - Coordinateur RH - 02.99.02.20.07. - françois.nackaerts@llle-et-vilaine.fr
Lien de candidature
Informations complémentaires
L'annonce de recrutement complète est disponible sur notre site internet www.ille-et-vilaine.fr dans la rubrique "offres d’emploi". Nous vous remercions de postuler en ligne. Pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d'inscription sur LA. Sinon vous pouvez adresser votre candidature par voie postale à Monsieur Le Président du Conseil départemental d'Ille et Vilaine, DRH, service Recrutement-mobilité, 1 avenue de la Préfecture, CS 24218, 35042 RENNES CEDEX.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.