Assistant.e de direction à pourvoir au sein de la Direction Équilibre des territoires. Référence du poste n°3311.

Fonctions :
Collaborateur·trice direct·e et de confiance de la Directrice Equilibre du Territoire, vous assurerez son assistance et serez le·la garant·e des échéances et de la qualité des productions (notes à l'exécutif, notes internes, courriers).

Missions générales :
Vous assurerez plus spécifiquement les missions suivantes :

- Organiser les rendez-vous, le planning, les déplacements de la Directrice Équilibre des territoires.
- Assurez l'accueil physique ainsi que la gestion de ses communications téléphoniques et électroniques.
- Préparer et assurer l'organisation logistique et matérielle des réunions (gestion des agendas, réservation de salles,
préparation des dossiers, diffusion des comptes-rendus).
- Gérer le traitement et le suivi des courriers Post Office, des notes et des parapheurs du Pôle (arrivées-départs).
- Réaliser des travaux de bureautique dans votre domaine d'intervention : production de courriers et de notes.
- Assurer la diffusion des informations montantes et descendantes en lien avec le secrétariat général de pôle et les assistantes des services habitat cadre de vie et solidarités territoriales.
- Organiser le tri, le classement, et l’archivage des documents des agent.es de la direction.
- Animer les temps conviviaux de la direction.

Missions spécifiques :
- Garant·e des échéances de la direction, vous assurerez le suivi intégral des sessions en lien avec l’assistante du directeur général de pôle.
- Vous piloterez avec les assistantes des deux services de la direction, l'organisation logistique et matérielle des événementiels de la direction.
- Vous contribuerez à la mutualisation des missions entre les assistantes mise en place au sein de la DET de façon à assurer une continuité des missions, pendant les périodes de congés ou de pics d’activité.
- Vous pourrez être amené·e à contribuer à la formation des nouveaux collègues sur les outils comme, Tempo, PostOffice, Parapheur électronique, Délib 35.
- Vous organiserez et préparerez les réunions de direction hebdomadaires du lundi.
- Vous serez garant·e de la bonne utilisation de l’espace Teams de la Direction.
- Vous participerez à la gestion administrative du CAU35 en lien avec l’assistante du service habitat cadre de vie (gestion des frais de déplacements, liens RH pour les salaires, appel à recettes pour les communes).
- Vous serez en charge de la mise à jour de la base partenaires ainsi que des commandes de fournitures.

Spécificités du poste :
Le Département propose :
- des plages de travail variables élargies : (Prise de poste entre 7h30 et 9h30) pause méridienne entre 11h30 et 14h00 (départ entre 16h30 et 19h00)
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour soit 39h10 par semaine ouvre droit à 34 jours de congés annuels et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (2 jours maximum par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo.

Des avantages et prestations sociales :
- l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)s
- des offres de prestations culturelles et de loisirs
- une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire

Le service est localisé dans le bâtiment Cucillé 1 - 3 Avenue de Cucillé à RENNES.

Recrutement sous conditions statutaires ou éventuellement contractuel 1 an.

Connaissances :
- Vous maîtrisez l’outil bureautique (Suite Microsoft Office), et collaboratif (Teams), et plus largement l'informatique : Post office, Délib 35, parapheur électronique.
- Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale d'envergure ou portez un intérêt particulier pour l'action départementale.

Aptitudes requises :
- Autonome vous savez prendre des initiatives et être réactif·ve pour vous adapter au contexte.
- Vous êtes polyvalent·e et savez gérer simultanément plusieurs activités.
- Vous savez faire preuve d'une grande agilité dans la gestion des agendas.
- Vous êtes doté·e d'une capacité d'analyse et d'anticipation dans la gestion des rendez-vous, réunions, déplacements....
- Vous êtes rigoureux·se, autonome, méthodique et êtes en mesure d'organiser votre travail en tenant compte des priorités et des délais,
- Vous avez le sens du contact et disposez de qualités relationnelles qui vous permettent de communiquer en vous adaptant à différentes catégories d'interlocuteurs.
- Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles (syntaxe, orthographe).
- Vous savez travailler en toute discrétion et organiser la confidentialité des informations.

Formation :
De formation supérieure en secrétariat ou en assistance, vous avez une bonne connaissance de la collectivité et/ou du fonctionnement des collectivités territoriales ou de la fonction publique.

Expériences :
Une expérience antérieure significative sur des fonctions d'assistance de direction constituerait un plus.