ASSISTANT SERVICES À LA POPULATION (H/F)
Offre n° O035251118000532
Publiée le 19/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
La porte pilet, Chasné-sur-Illet (Ille-et-Vilaine (35))
Poste à pourvoir le
12/01/2026
Date limite de candidature
18/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le/la chargé(e) d’accueil assure l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public. Il oriente les usagers vers les différents services, il aide à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité. Il gère le courrier et diffuse l’information et la documentation. Il représente le visage de la collectivité.
Travail 1 samedi par mois
Horaires de travail :
Semaine 1 :
Lundi 09h30-12h30 et 13h30-18h00
Mardi, Mercredi, Jeudi 08h30-12h30 et 13h30-17h00
Vendredi 08h30-12h30 et 13h30-16h30
Semaine 2 : (1 fois par mois)
Samedi : 09h00-12h00
Lundi 09h30-12h30 et 13h30-18h00
Mardi, Mercredi, Jeudi 08h30-12h30 et 13h30-17h00
Vendredi 08h30-12h30
Travail 1 samedi par mois
Horaires de travail :
Semaine 1 :
Lundi 09h30-12h30 et 13h30-18h00
Mardi, Mercredi, Jeudi 08h30-12h30 et 13h30-17h00
Vendredi 08h30-12h30 et 13h30-16h30
Semaine 2 : (1 fois par mois)
Samedi : 09h00-12h00
Lundi 09h30-12h30 et 13h30-18h00
Mardi, Mercredi, Jeudi 08h30-12h30 et 13h30-17h00
Vendredi 08h30-12h30
Missions / conditions d'exercice
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
• Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
• Renseigner le public sur place ou par téléphone
• Recevoir, filtrer et orienter les appels
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
• Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité
• Orienter le public vers les services et organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
• Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs
Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune
• Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent
Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation
• Gérer le courrier : réceptionner, tamponner, distribuer et expédier le courrier
• Afficher et diffuser l’information par mail, par affichage ou tout autre moyen
• Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation
Gérer les dossiers d’urbanisme
• Enregistrer les dossiers de déclarations préalables, les permis de construire
• Effectuer le premier niveau d’accueil en urbanisme
• Renseigner les usagers
• Vérifier la bonne réception des documents utiles à l’instruction des dossiers
• Respecter les délais
Connaissance du logiciel OXALYS
Gestion de l’état civil et du cimetière (logiciel Berger-Levrault)
• Gestion des actes d’état civil
• Renseigner les usagers sur les demandes d’état civil
• Préparer les évènements (mariages, parrainages)
• Gestion du cimetière
Communication :
• Gestion de la communication écrite (CVI, infolettre, …)
• Gestion de la communication numérique (site internet, panneau pocket etc…)
• Réalisation des menus de cantine
• Création d’affiches, flyers…,
• Gestion des arrêtés correspondant d’occupation domaine public.
• Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
• Renseigner le public sur place ou par téléphone
• Recevoir, filtrer et orienter les appels
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
• Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité
• Orienter le public vers les services et organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
• Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs
Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune
• Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent
Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation
• Gérer le courrier : réceptionner, tamponner, distribuer et expédier le courrier
• Afficher et diffuser l’information par mail, par affichage ou tout autre moyen
• Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation
Gérer les dossiers d’urbanisme
• Enregistrer les dossiers de déclarations préalables, les permis de construire
• Effectuer le premier niveau d’accueil en urbanisme
• Renseigner les usagers
• Vérifier la bonne réception des documents utiles à l’instruction des dossiers
• Respecter les délais
Connaissance du logiciel OXALYS
Gestion de l’état civil et du cimetière (logiciel Berger-Levrault)
• Gestion des actes d’état civil
• Renseigner les usagers sur les demandes d’état civil
• Préparer les évènements (mariages, parrainages)
• Gestion du cimetière
Communication :
• Gestion de la communication écrite (CVI, infolettre, …)
• Gestion de la communication numérique (site internet, panneau pocket etc…)
• Réalisation des menus de cantine
• Création d’affiches, flyers…,
• Gestion des arrêtés correspondant d’occupation domaine public.
Profils recherchés
- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
Contact et modalités de candidature
Contact
0299552279
Informations complémentaires
Lettre de motivation
CV
Lettres de recommandation éventuelles
CV
Lettres de recommandation éventuelles
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.