ASSISTANT.E DE LA SECRETAIRE GENERALE
Offre n° O035251218000931
Publiée le 18/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Avenue de Cucillé, Rennes (Ille-et-Vilaine (35))
Poste à pourvoir le
01/03/2026
Date limite de candidature
23/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Assistant.e de la secrétaire générale du Pôle Egalité, Education, Citoyenneté.
Référence du poste n° 4206.
Référence du poste n° 4206.
Missions / conditions d'exercice
Fonctions :
En lien étroit avec la Secrétaire générale du Pôle, et en binôme avec l'assistant.e de la Directrice Générale du Pôle, vous exercerez des missions d’assistante RH et d’assistante administrative.
Missions générales :
• Vos missions en tant qu’assistante RH
Vous interviendrez tout au long du processus de recrutement, qui mobilise également la Direction des ressources humaines ainsi qu’une personne de l’équipe chargée du recrutement : la Secrétaire générale ou l’une des deux chargées de recrutement : vous publierez les annonces, alerterez sur les échéances, assurerez le lien avec les candidat.es (convocation, accueil, tests).
Vous effectuerez un travail de suivi et d’anticipations des échéances, et pourrez restituer des synthèses de ces activités.
En lien avec la chargée de mission RH, vous pourrez accompagner les demandes de stage et de formations.
• Vos missions en tant qu’assistant.e administratif.ve
Pour le secrétariat général, vous serez responsable de l’agenda de la secrétaire générale, du suivi des notes et courriers qui lui sont adressés., vous assurerez l’accueil téléphonique du service.
Par ailleurs, vous travaillerez en lien étroit avec l’assistant.e de la Directrice générale : vous pourrez être sollicité.e pour intervenir sur son agenda, sur le traitement du courrier, des notes, la mise en forme de documents, le suivi des notes, la relecture des délibérations… Vous travaillerez à ce titre sur différents outils : PO pour les courriers, Delib35 pour les délibérations, xBus pour les parapheurs notamment.
Missions spécifiques :
Vous coordonnerez les activités transversales au pôle, notamment en effectuant la communication, le respect et le suivi des échéances, en organisant les réunions régulières. Vous contribuerez à la cohérence des procédures transversales mises en œuvre au sein du pôle.
Vous assurerez le suivi des commandes d’abonnements, ouvrages, consommables… Vous organiserez le tri, le classement et l'archivage des documents de la direction.
Pour faciliter la conciliation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, le Département vous propose :
- des plages de travail variables avec la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont un qui vous ouvre droit à 47 jours de congés/RTT + 2 jours de fractionnement, et un cycle sur 4,5 jours par semaine
- le télétravail jusqu’à 2 jours par semaine après 1 à 3 mois d'ancienneté
- l'accès à un restaurant inter-administratif
- une participation employeur pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
Afin d'assurer les entretiens de recrutement, une souplesse sur l'organisation du temps de travail est requise.
En lien étroit avec la Secrétaire générale du Pôle, et en binôme avec l'assistant.e de la Directrice Générale du Pôle, vous exercerez des missions d’assistante RH et d’assistante administrative.
Missions générales :
• Vos missions en tant qu’assistante RH
Vous interviendrez tout au long du processus de recrutement, qui mobilise également la Direction des ressources humaines ainsi qu’une personne de l’équipe chargée du recrutement : la Secrétaire générale ou l’une des deux chargées de recrutement : vous publierez les annonces, alerterez sur les échéances, assurerez le lien avec les candidat.es (convocation, accueil, tests).
Vous effectuerez un travail de suivi et d’anticipations des échéances, et pourrez restituer des synthèses de ces activités.
En lien avec la chargée de mission RH, vous pourrez accompagner les demandes de stage et de formations.
• Vos missions en tant qu’assistant.e administratif.ve
Pour le secrétariat général, vous serez responsable de l’agenda de la secrétaire générale, du suivi des notes et courriers qui lui sont adressés., vous assurerez l’accueil téléphonique du service.
Par ailleurs, vous travaillerez en lien étroit avec l’assistant.e de la Directrice générale : vous pourrez être sollicité.e pour intervenir sur son agenda, sur le traitement du courrier, des notes, la mise en forme de documents, le suivi des notes, la relecture des délibérations… Vous travaillerez à ce titre sur différents outils : PO pour les courriers, Delib35 pour les délibérations, xBus pour les parapheurs notamment.
Missions spécifiques :
Vous coordonnerez les activités transversales au pôle, notamment en effectuant la communication, le respect et le suivi des échéances, en organisant les réunions régulières. Vous contribuerez à la cohérence des procédures transversales mises en œuvre au sein du pôle.
Vous assurerez le suivi des commandes d’abonnements, ouvrages, consommables… Vous organiserez le tri, le classement et l'archivage des documents de la direction.
Pour faciliter la conciliation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, le Département vous propose :
- des plages de travail variables avec la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont un qui vous ouvre droit à 47 jours de congés/RTT + 2 jours de fractionnement, et un cycle sur 4,5 jours par semaine
- le télétravail jusqu’à 2 jours par semaine après 1 à 3 mois d'ancienneté
- l'accès à un restaurant inter-administratif
- une participation employeur pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
Afin d'assurer les entretiens de recrutement, une souplesse sur l'organisation du temps de travail est requise.
Profils recherchés
Connaissances :
Vous utilisez couramment les outils bureautiques du pack office, dont Visio idéalement.
Vous savez accueillir, traiter l'information, et la faire suivre.
Une connaissance du fonctionnement du Département, comme du statut de la fonction publique et des ressources humaines dans leur ensemble seraient un plus sur ce poste, mais pourra aussi être acquise sur place.
Aptitudes requises :
Vous avez de bonnes qualités relationnelles, la volonté de travailler en équipe, tout en étant soucieux.se de la confidentialité.
Vous avez un grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
Vous avez enfin une capacité à vous approprier des logiciels métiers spécifiques.
L’entretien aura lieu le jeudi 12 février 20206. Il pourra être précédé d’un test écrit portant sur des connaissances en lien avec le poste, d’une heure maximum.
Vous utilisez couramment les outils bureautiques du pack office, dont Visio idéalement.
Vous savez accueillir, traiter l'information, et la faire suivre.
Une connaissance du fonctionnement du Département, comme du statut de la fonction publique et des ressources humaines dans leur ensemble seraient un plus sur ce poste, mais pourra aussi être acquise sur place.
Aptitudes requises :
Vous avez de bonnes qualités relationnelles, la volonté de travailler en équipe, tout en étant soucieux.se de la confidentialité.
Vous avez un grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
Vous avez enfin une capacité à vous approprier des logiciels métiers spécifiques.
L’entretien aura lieu le jeudi 12 février 20206. Il pourra être précédé d’un test écrit portant sur des connaissances en lien avec le poste, d’une heure maximum.
Contact et modalités de candidature
Contact
Mme Marion TONNES, secrétaire générale du pôle égalité éducation citoyenneté au 02.99.02.32.81.
Informations complémentaires
L'annonce de recrutement complète est disponible sur notre site internet www.ille-et-vilaine.fr dans la rubrique "offres d’emploi". Nous vous remercions de postuler en ligne. Pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d'inscription sur LA.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.