ADMINISTRATEUR·RICE FONCTIONNEL·LE FICHIER PROTOCOLAIRE ET INVITATIONS
Offre n° O035251223000332
Publiée le 23/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
4 avenue henri fréville, Rennes (Ille-et-Vilaine (35))
Poste à pourvoir le
01/02/2026
Date limite de candidature
22/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Communication >
Stratégies de communication
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Rémunération indicative
IFSE mensuelle brute de 370€ + prime annuelle de 1016.84€
Descriptif de l'emploi
Rennes Ville & Métropole et ses 5700 agents œuvrent au quotidien pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses agents.
Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi professionnel dans un environnement porteur de valeurs et de sens ? Rennes Ville & Métropole peut devenir votre nouvelle terre d’accueil.
#proximité
#engagement #solidarité
#intelligencecollective
Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi professionnel dans un environnement porteur de valeurs et de sens ? Rennes Ville & Métropole peut devenir votre nouvelle terre d’accueil.
#proximité
#engagement #solidarité
#intelligencecollective
Missions / conditions d'exercice
Rattaché.e à la Responsable de la mission Relations publiques et protocole, vos missions consistent à :
1. Administrer et fiabiliser le fichier protocolaire
Vous supervisez le déploiement, la gestion et la mise à jour de la base de données des contacts (personnes et organismes).
Vous structurez, catégorisez et contrôlez les données afin d’en garantir la qualité, la cohérence et la pérennité.
Vous gérez les comptes utilisateurs et les droits d’accès.
Vous veillez au respect du RGPD, notamment sur la gestion des consentements, en lien avec la Déléguée à la protection des données.
Vous assurez un appui fonctionnel et technique auprès des utilisateur·trice·s et coordonnez le suivi des dysfonctionnements avec les interlocuteur·trice·s concernés.
2. Animer le réseau des utilisateur·trice·s
Vous travaillez en transversalité avec les services et directions et animez le réseau des contributeur·trice·s du fichier protocolaire.
Vous accompagnez les utilisateur·trice·s dans la prise en main de l’outil.
Vous concevez des supports pédagogiques (guides, tutoriels, fiches pratiques) et organisez des temps de formation.
Vous contribuez à l’harmonisation des pratiques et au partage d’informations entre services.
3. Gérer et suivre les envois et les invitations
Vous accompagnez les services dans la préparation des invitations et newsletters : ciblage des destinataires, enrichissement des bases, extractions.
Vous assurez le suivi statistique des envois (ouvertures, inscriptions, désabonnements).
Vous participez au suivi des présences lors des événements (listes, typologies d’invité·e·s, outils de pointage).
Vous produisez des indicateurs d’analyse afin d’améliorer les pratiques et l’efficacité des événements.
Vous pouvez être amené·e à participer à l’accueil de certains événements, avec des horaires occasionnellement décalés.
1. Administrer et fiabiliser le fichier protocolaire
Vous supervisez le déploiement, la gestion et la mise à jour de la base de données des contacts (personnes et organismes).
Vous structurez, catégorisez et contrôlez les données afin d’en garantir la qualité, la cohérence et la pérennité.
Vous gérez les comptes utilisateurs et les droits d’accès.
Vous veillez au respect du RGPD, notamment sur la gestion des consentements, en lien avec la Déléguée à la protection des données.
Vous assurez un appui fonctionnel et technique auprès des utilisateur·trice·s et coordonnez le suivi des dysfonctionnements avec les interlocuteur·trice·s concernés.
2. Animer le réseau des utilisateur·trice·s
Vous travaillez en transversalité avec les services et directions et animez le réseau des contributeur·trice·s du fichier protocolaire.
Vous accompagnez les utilisateur·trice·s dans la prise en main de l’outil.
Vous concevez des supports pédagogiques (guides, tutoriels, fiches pratiques) et organisez des temps de formation.
Vous contribuez à l’harmonisation des pratiques et au partage d’informations entre services.
3. Gérer et suivre les envois et les invitations
Vous accompagnez les services dans la préparation des invitations et newsletters : ciblage des destinataires, enrichissement des bases, extractions.
Vous assurez le suivi statistique des envois (ouvertures, inscriptions, désabonnements).
Vous participez au suivi des présences lors des événements (listes, typologies d’invité·e·s, outils de pointage).
Vous produisez des indicateurs d’analyse afin d’améliorer les pratiques et l’efficacité des événements.
Vous pouvez être amené·e à participer à l’accueil de certains événements, avec des horaires occasionnellement décalés.
Profils recherchés
Compétences clés
Connaissance des environnements de communication, de relations publiques ou institutionnelles.
Maîtrise des outils bureautiques et de gestion de bases de données (Excel indispensable).
Capacité à structurer, fiabiliser et exploiter des données.
Intérêt pour l’administration fonctionnelle d’outils partagés et le travail en transversalité.
Savoir-être
Rigueur, sens de l’organisation et fiabilité.
Aisance relationnelle et posture pédagogique.
Capacité à travailler avec des interlocuteur·trice·s multiples et à faire preuve de diplomatie.
Autonomie, esprit d’initiative et sens du service public.
Goût pour le travail collectif et la coopération.
Compétences pouvant être acquises en poste
Prise en main approfondie de l’outil métier (type Eudonet).
Approfondissement des règles RGPD appliquées aux fichiers protocolaires.
Développement de compétences en animation de réseau d’utilisateur·trice·s.
Montée en expertise sur le suivi et l’analyse des invitations et des événements institutionnels.
Connaissance des environnements de communication, de relations publiques ou institutionnelles.
Maîtrise des outils bureautiques et de gestion de bases de données (Excel indispensable).
Capacité à structurer, fiabiliser et exploiter des données.
Intérêt pour l’administration fonctionnelle d’outils partagés et le travail en transversalité.
Savoir-être
Rigueur, sens de l’organisation et fiabilité.
Aisance relationnelle et posture pédagogique.
Capacité à travailler avec des interlocuteur·trice·s multiples et à faire preuve de diplomatie.
Autonomie, esprit d’initiative et sens du service public.
Goût pour le travail collectif et la coopération.
Compétences pouvant être acquises en poste
Prise en main approfondie de l’outil métier (type Eudonet).
Approfondissement des règles RGPD appliquées aux fichiers protocolaires.
Développement de compétences en animation de réseau d’utilisateur·trice·s.
Montée en expertise sur le suivi et l’analyse des invitations et des événements institutionnels.
Contact et modalités de candidature
Contact
0223621010
Informations complémentaires
Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux candidatures des agents titulaires du cadre d'emplois des attachés territoriaux par voie de mutation, aux lauréats du concours correspondant ainsi qu'aux agents titulaires des cadres d'emplois équivalents par voie de détachement.
Vous n'êtes pas fonctionnaire et n'avez pas de concours de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater pour ce poste sur la base d'un CDD de 3 ans en tant que non titulaire de la fonction publique (les candidatures de fonctionnaires restant prioritaires).
Vous êtes bénéficiaire d'une Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) ? Nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre, sans condition d'ancienneté. Vous pouvez postuler sur ce poste pour devenir fonctionnaire territorial après un an de contrat.
Vous n'êtes pas fonctionnaire et n'avez pas de concours de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater pour ce poste sur la base d'un CDD de 3 ans en tant que non titulaire de la fonction publique (les candidatures de fonctionnaires restant prioritaires).
Vous êtes bénéficiaire d'une Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) ? Nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre, sans condition d'ancienneté. Vous pouvez postuler sur ce poste pour devenir fonctionnaire territorial après un an de contrat.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.