Placé sous l’autorité du responsable du pôle Population et Solidarités, vous intégrerez une équipe de deux agents chargés de l’accueil et de l’assistance administrative à l’accueil général de la Mairie.
Vous serez chargé des missions suivantes :
Accueil physique et téléphonique
- Accueil du public sur place ou par téléphone
- Orientation du public vers les services ou organismes compétents
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Prise de messages et transmission aux autres services municipaux
- Délivrance/réception de documents pour le compte d’autres services (ex : dossier de demande de logement social, inscription service périscolaire, …)
- Affichage d’informations réglementaires ou associatives
- Remise des informations pratiques aux nouveaux arrivants
- Réception des doléances concernant les services techniques et enregistrement des demandes sur le logiciel de suivi pour traitement par les services
- Réception et enregistrement sur le tableau des objets trouvés et perdus
Location de salles municipales et de matériel
- Réception des demandes de particuliers de réservation de salles communales
- Enregistrement des pré-réservation demandes de réservation de salles, matériel et véhicule (particuliers et entreprises) sur logiciel de suivi
Formalités administratives
- Réception des demandes de recensement citoyen pour les jeunes de 16 ans et délivrance de l’attestation de recensement
- Réception des demandes d’attestation d’accueil
- Délivrance de certificats (hérédité, vie commune…)
- Légalisation de signature et certification conforme de documents pour l’étranger
Missions d’Officier de l’état civil délégué
- Réception des déclarations de naissance, reconnaissance, décès, établissement des actes de l’état civil et transmission aux services concernés (impôts, Insee, communes…)
- Etablissement des transcriptions, des mentions et des livrets de famille
- Délivrance de copies d’actes de l’état civil
- Suivi des demandes de rectifications d’état civil
Funéraire
- Accueil et renseignement des familles lors d’un décès et concernant le cimetière
- Réception de la demande d’achat de concession
- Réponse aux demandes des PF (informations emplacements, travaux…)
- Délivrance des autorisations funéraires consécutives à un décès et transmission des informations aux services concernés
Elections
- Réception des demandes d’inscriptions / changements d’adresse sur les listes électorales et participation à l’organisation des élections
Location de salles municipales et de matériel
- Suivi des demandes de réservation et préparation des courriers de confirmation
- Suivi et gestion des dérogations et demandes particulières
- Mise en jour du règlement des salles en cas de besoin
- Préparation des éléments de tarification et transmission au service finances
Objets trouvés
- Gestion des objets trouvés (mise à jour du fichier, recherche propriétaire, restitution des objets, préparation des PV de transmission ou destruction)
Référent Solidarités et Handicap
- Suivi administratif de la commission Solidarités, Cohésion, Protection sociale, Santé, Emploi : rédaction et envoi des ordres du jour, compte-rendus, mails d’information
- Suivi et traitement des projets/actions/dossiers en lien avec l’Adjointe au Maire et la responsable de Pôle
- Suivi administratif des conventions partenariales du secteur
- Secrétariat du service Seniors – suivi des projets et actions en lien avec l’activité du service et l’animatrice de vie sociale des Seniors, et plus particulièrement l’organisation des 2 grandes actions du service : le Voyage Seniors ANCV et l’après-midi festive des aînés
- Référent Handicap auprès des usagers : réception des demandes et orientation vers les services concernées, organisation et suivi de la commission communale pour l’accessibilité, coordination des projets/actions/travaux avec les services municipaux