Chargé d'accueil et de secrétariat H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O037230601085507
Publiée le 22/06/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Avenue de la République, Avoine (Indre-et-Loire)
Poste à pourvoir le
01/09/2023
Date limite de candidature
22/07/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Management
Non
Descriptif de l'emploi
A travers son Pôle Enfance Jeunesse Sports Familles, la Communauté de Communes Chinon Vienne et Loire (CC CVL) organise et assure en régie directe le fonctionnement sur son territoire de 4 Etablissements d'Accueil du Jeune Enfant (EAJE), d'un Relais Petite Enfance, de 4 Accueils de Loisirs Sans Hébergement (ALSH), de 12 sites d'accueils périscolaires, de 2 ludothèques, d'un centre d'hébergement et plusieurs équipements sportifs.
Les équipements dédiés à la petite et à l'enfance nécessitent un suivi administratif qui permet de gérer les différentes inscriptions, de communiquer toutes les informations utiles et nécessaires aux parents/tuteurs légaux, de les accueillir et de les renseigner, de facturer et encaisser leurs participations selon les tarifs d'accès établis.
Les équipements sportifs communautaires sont mis à disposition d'associations, d'établissements scolaires et auprès de divers organismes au bénéfice d'une pratique physique et sportive régulière.
Ils nécessitent une relation régulière avec les utilisateurs (créneaux, clés, problématiques techniques).
Sous l'autorité de l'Assistante de Direction du pôle, vous assurerez des fonctions de chargé(e) d'accueil et de secrétariat. Pour un temps de travail de 28/35ème sur la partie Petite Enfance/Enfance, complété de 7h/semaine sur le secrétariat Sports (durée provisoire non déterminée).
Vous interviendrez régulièrement sur les sites d'Avoine et Cinais et exceptionnellement sur d'autres sites gérés par le Pôle.
Les équipements dédiés à la petite et à l'enfance nécessitent un suivi administratif qui permet de gérer les différentes inscriptions, de communiquer toutes les informations utiles et nécessaires aux parents/tuteurs légaux, de les accueillir et de les renseigner, de facturer et encaisser leurs participations selon les tarifs d'accès établis.
Les équipements sportifs communautaires sont mis à disposition d'associations, d'établissements scolaires et auprès de divers organismes au bénéfice d'une pratique physique et sportive régulière.
Ils nécessitent une relation régulière avec les utilisateurs (créneaux, clés, problématiques techniques).
Sous l'autorité de l'Assistante de Direction du pôle, vous assurerez des fonctions de chargé(e) d'accueil et de secrétariat. Pour un temps de travail de 28/35ème sur la partie Petite Enfance/Enfance, complété de 7h/semaine sur le secrétariat Sports (durée provisoire non déterminée).
Vous interviendrez régulièrement sur les sites d'Avoine et Cinais et exceptionnellement sur d'autres sites gérés par le Pôle.
Missions / conditions d'exercice
Accueil
- Accueillir les familles usagères des EAJE, des ALSH et des sites périscolaires
ainsi que les utilisateurs des équipements sportifs terrestres (accueil physique,
téléphonique et numérique).
- Informer et orienter les publics en fonction de leurs demandes.
- Apporter les réponses attendues (horaires et sites de fonctionnement, modalités
d'inscription, modalités de facturation, contenu des règlements de
fonctionnement des équipements).
- Accueillir, informer et orienter les autres usagers concernés par les activités du
Pôle (centre d'hébergement, ludothèques, Jeunesse, Activités Physiques et
Sportives, Relais Petite Enfance).
- Remise et récupération de clés auprès des utilisateurs des équipements sportifs
terrestres.
- Remontée d'informations et échanges avec la secrétaire Sports.
Secrétariat
- Recueillir et traiter les demandes d'inscriptions des familles en s'assurant du
respect par ces dernières du règlement de fonctionnement des équipements
(inscription annuelle avec accueil physique, réservations tout au long de l'année
avec un portail famille- support numérique, gestion journalière des réservations
et des annulations en accueil physique et téléphonique et transmission aux
équipes d'animation et à l'équipe restauration).
- Transmettre aux équipes de terrain toutes les informations nécessaires au bon
accueil des enfants (exemple des P.A.I, droit à l'image).
- Editer et envoyer les facturations aux familles, relance des factures impayées,
demande d'émission de titres exécutoires auprès du service finances de la CC
CVL.
- Editer et transmettre aux familles des attestations de frais de garde
(attestations fiscales ou attestations pour les CE des familles).
- Assurer l'encaissement des factures via la régie de recettes (prélèvements,
chèques, CESU et espèces).
- Editer périodiquement des statistiques de fréquentation et d'activités.
- Aider à la rédaction régulière de courriers d'information et envoi aux familles.
- Gérer les commandes des fournitures administratives du Pôle.
- Facturer les groupes fréquentant le centre d'hébergement et suivre les
encaissements, les relances et la demande d'émission de titres auprès du service
finances de la CC CVL.
- Participer, le cas échéant, à la Commission Enfance Jeunesse (préparation et
envoi des convocations, présence en commission, rédaction puis envoi des
comptes rendus).
- Traiter les demandes de pré - réservation sur les équipements sportifs
terrestres.
- Accueillir les familles usagères des EAJE, des ALSH et des sites périscolaires
ainsi que les utilisateurs des équipements sportifs terrestres (accueil physique,
téléphonique et numérique).
- Informer et orienter les publics en fonction de leurs demandes.
- Apporter les réponses attendues (horaires et sites de fonctionnement, modalités
d'inscription, modalités de facturation, contenu des règlements de
fonctionnement des équipements).
- Accueillir, informer et orienter les autres usagers concernés par les activités du
Pôle (centre d'hébergement, ludothèques, Jeunesse, Activités Physiques et
Sportives, Relais Petite Enfance).
- Remise et récupération de clés auprès des utilisateurs des équipements sportifs
terrestres.
- Remontée d'informations et échanges avec la secrétaire Sports.
Secrétariat
- Recueillir et traiter les demandes d'inscriptions des familles en s'assurant du
respect par ces dernières du règlement de fonctionnement des équipements
(inscription annuelle avec accueil physique, réservations tout au long de l'année
avec un portail famille- support numérique, gestion journalière des réservations
et des annulations en accueil physique et téléphonique et transmission aux
équipes d'animation et à l'équipe restauration).
- Transmettre aux équipes de terrain toutes les informations nécessaires au bon
accueil des enfants (exemple des P.A.I, droit à l'image).
- Editer et envoyer les facturations aux familles, relance des factures impayées,
demande d'émission de titres exécutoires auprès du service finances de la CC
CVL.
- Editer et transmettre aux familles des attestations de frais de garde
(attestations fiscales ou attestations pour les CE des familles).
- Assurer l'encaissement des factures via la régie de recettes (prélèvements,
chèques, CESU et espèces).
- Editer périodiquement des statistiques de fréquentation et d'activités.
- Aider à la rédaction régulière de courriers d'information et envoi aux familles.
- Gérer les commandes des fournitures administratives du Pôle.
- Facturer les groupes fréquentant le centre d'hébergement et suivre les
encaissements, les relances et la demande d'émission de titres auprès du service
finances de la CC CVL.
- Participer, le cas échéant, à la Commission Enfance Jeunesse (préparation et
envoi des convocations, présence en commission, rédaction puis envoi des
comptes rendus).
- Traiter les demandes de pré - réservation sur les équipements sportifs
terrestres.
Profils recherchés
- Expérience exigée dans l'accueil et les relations avec le public.
- Capacité d'écoute, de bienveillance et de pédagogie.
- Capacité à gérer des remarques et l'agressivité du public.
- Capacité à traiter de multiples informations.
- Capacité à repérer des situations sociales et familiales particulières.
- Maîtrise des outils bureautiques et de logiciels métiers.
- Grande disponibilité, dynamisme, sens de l'organisation, autonomie.
- Rigueur et discrétion professionnelle indispensables.
A compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.
Spécificités/conditions de travail
Poste avec deux lieux d'activités principaux.
28h hebdomadaires du lundi au vendredi avec variation d'activité selon les périodes (temps annualisé) avec 7h complémentaires par semaine (secrétariat Sports le vendredi).
Présentiel à assurer jusqu'à 18h30 du lundi au vendredi.
Pose de congés en alternance avec la chargée d'accueil et de secrétariat Enfance/Petite Enfance.
Usage de 2 progiciels métier (NOE et PLANITECH).
Permis VL indispensable.
Rémunération
Rémunération statutaire avec régime indemnitaire, CNAS, chèques déjeuners.
- Capacité d'écoute, de bienveillance et de pédagogie.
- Capacité à gérer des remarques et l'agressivité du public.
- Capacité à traiter de multiples informations.
- Capacité à repérer des situations sociales et familiales particulières.
- Maîtrise des outils bureautiques et de logiciels métiers.
- Grande disponibilité, dynamisme, sens de l'organisation, autonomie.
- Rigueur et discrétion professionnelle indispensables.
A compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.
Spécificités/conditions de travail
Poste avec deux lieux d'activités principaux.
28h hebdomadaires du lundi au vendredi avec variation d'activité selon les périodes (temps annualisé) avec 7h complémentaires par semaine (secrétariat Sports le vendredi).
Présentiel à assurer jusqu'à 18h30 du lundi au vendredi.
Pose de congés en alternance avec la chargée d'accueil et de secrétariat Enfance/Petite Enfance.
Usage de 2 progiciels métier (NOE et PLANITECH).
Permis VL indispensable.
Rémunération
Rémunération statutaire avec régime indemnitaire, CNAS, chèques déjeuners.
Contact et modalités de candidature
Contact
0247937889
Informations complémentaires
Adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) avant le 21 juillet 2023 :
Soit par courrier :
M. Le Président de la Communauté de Communes CHINON VIENNE ET LOIRE
32 Rue Marcel Vignaud 37420 AVOINE
Soit par courriel : recrutement@cc-cvl.fr
Renseignements complémentaires :
Chargée de recrutement et de la mobilité : 02.47.93.78.89
Assistante de Direction du Pôle Enfance Jeunesse Sports Famille : 02.47.93.54.54
Jury de recrutement la semaine du 7 août.
Soit par courrier :
M. Le Président de la Communauté de Communes CHINON VIENNE ET LOIRE
32 Rue Marcel Vignaud 37420 AVOINE
Soit par courriel : recrutement@cc-cvl.fr
Renseignements complémentaires :
Chargée de recrutement et de la mobilité : 02.47.93.78.89
Assistante de Direction du Pôle Enfance Jeunesse Sports Famille : 02.47.93.54.54
Jury de recrutement la semaine du 7 août.
Adresse de l'employeur
CC CHINON VIENNE ET LOIRE
>32 rue Marcel Vignaud - BP 110
37420 AVOINE
>32 rue Marcel Vignaud - BP 110
37420 AVOINE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.