Agent chargé de l'accueil, de l'état civil, des élections, de l'urbanisme et du cimetière (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O037240321000514
Publiée le 22/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie de Noizay - 2 Place Gambetta (Indre-et-Loire)
Poste à pourvoir le
06/05/2024
Date limite de candidature
21/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste issu d'un transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Selon la grille indiciaire de la fonction publique territoriale - RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Secrétaire Générale de la mairie de Noizay (1150 habitants), vous assurez l’accueil du public et êtes en charge des missions relatives à l’état civil, à l’urbanisme, aux élections, au cimetière, à la gestion des salles.
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL
Assurer l’accueil physique et téléphonique,
Recevoir, filtrer et orienter les appels.
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
ETAT CIVIL
Gérer et traiter l’ensemble des demandes d’état civil
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille…)
Recueillir les déclarations et dresser les actes de naissance, reconnaissance, mariage, décès, transcription, livrets de famille
Instruire les dossiers de mariages, parrainages civils et PACS
Préparer l'organisation des mariages
Transmettre les données aux organismes (INSEE, Conseil départemental)
Tenir à jour les registres d'état civil
Dresser les tables annuelles et décennales
Procéder au recensement militaire des jeunes
URBANISME
Réceptionner et vérifier la complétude des dossiers d’urbanisme
Pré-instruire en collaboration avec l’adjoint chargé de l’urbanisme les demandes d’autorisations (CU, déclarations préalables, permis de construire, permis d'aménager...)
Transmettre au service instructeur de la CCVA les demandes d'urbanisme
Assurer le suivi et la gestion administrative de ces autorisations (numérisation, classement)
Veiller au respect des procédures et des délais règlementaires
Réceptionner, instruire, rédiger les arrêtés de permission de voirie
Délivrer les autorisations pour les manifestations sportives et culturelles
ELECTIONS
Recevoir les inscriptions, les radiations, les changements d’adresse sur la liste électorale
Tenir les registres des listes électorales, effectuer les mises à jour nécessaires
Gérer les différentes opérations liées aux élections
Organiser la commission électorale annuelle de mise à jour des listes
Organiser les scrutins électoraux (préparation des dossiers, inscriptions sur les listes électorales, participation à la gestion administrative des bureaux de vote, participation aux opérations de dépouillement...)
Assurer la transmission des résultats aux services de l’Etat.
FUNERAIRE
Etablir les autorisations liées aux inhumations, gérer les titres de concession ainsi que toutes les opérations liées au cimetière communal
Attribuer, reprendre ou renouveler les concessions funéraires
Maintenir à jour le fichier cimetière
Contrôler et délivrer les diverses autorisations (services des Pompes Funèbres...)
GESTION DES SALLES
Etablir et gérer les plannings d’occupation et de location des salles communales
Rédiger les conventions
Procéder à l’état des lieux d’entrée et de sortie/remise des clés en binôme avec l’agent technique
ADMINISTRATIF
Assister la Secrétaire Générale
Gérer le courrier : l’enregistrer à son arrivée, procéder à l’affranchissement et l’envoi
Gérer les courriels : recevoir, filtrer et transmettre
Collecter, trier et diffuser les informations
Procéder à l’affichage des informations réglementaires
Rédiger ponctuellement les courriers du Maire
DIVERS
Préparer les cérémonies officielles (8 mai, 14 juillet, 11 novembre et vœux)
Préparer et suivre les actions pour le noël des anciens
Archiver ses domaines d’activités
Renfort à la pause méridienne du service périscolaire en cas d’absence d’un agent non remplacé (très occasionnellement)
CONTRAINTES D’EXCERCICE
Horaires réguliers, 35 heures/semaine
Mobilisation à l’occasion des scrutins électoraux
Assurer l’accueil physique et téléphonique,
Recevoir, filtrer et orienter les appels.
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
ETAT CIVIL
Gérer et traiter l’ensemble des demandes d’état civil
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille…)
Recueillir les déclarations et dresser les actes de naissance, reconnaissance, mariage, décès, transcription, livrets de famille
Instruire les dossiers de mariages, parrainages civils et PACS
Préparer l'organisation des mariages
Transmettre les données aux organismes (INSEE, Conseil départemental)
Tenir à jour les registres d'état civil
Dresser les tables annuelles et décennales
Procéder au recensement militaire des jeunes
URBANISME
Réceptionner et vérifier la complétude des dossiers d’urbanisme
Pré-instruire en collaboration avec l’adjoint chargé de l’urbanisme les demandes d’autorisations (CU, déclarations préalables, permis de construire, permis d'aménager...)
Transmettre au service instructeur de la CCVA les demandes d'urbanisme
Assurer le suivi et la gestion administrative de ces autorisations (numérisation, classement)
Veiller au respect des procédures et des délais règlementaires
Réceptionner, instruire, rédiger les arrêtés de permission de voirie
Délivrer les autorisations pour les manifestations sportives et culturelles
ELECTIONS
Recevoir les inscriptions, les radiations, les changements d’adresse sur la liste électorale
Tenir les registres des listes électorales, effectuer les mises à jour nécessaires
Gérer les différentes opérations liées aux élections
Organiser la commission électorale annuelle de mise à jour des listes
Organiser les scrutins électoraux (préparation des dossiers, inscriptions sur les listes électorales, participation à la gestion administrative des bureaux de vote, participation aux opérations de dépouillement...)
Assurer la transmission des résultats aux services de l’Etat.
FUNERAIRE
Etablir les autorisations liées aux inhumations, gérer les titres de concession ainsi que toutes les opérations liées au cimetière communal
Attribuer, reprendre ou renouveler les concessions funéraires
Maintenir à jour le fichier cimetière
Contrôler et délivrer les diverses autorisations (services des Pompes Funèbres...)
GESTION DES SALLES
Etablir et gérer les plannings d’occupation et de location des salles communales
Rédiger les conventions
Procéder à l’état des lieux d’entrée et de sortie/remise des clés en binôme avec l’agent technique
ADMINISTRATIF
Assister la Secrétaire Générale
Gérer le courrier : l’enregistrer à son arrivée, procéder à l’affranchissement et l’envoi
Gérer les courriels : recevoir, filtrer et transmettre
Collecter, trier et diffuser les informations
Procéder à l’affichage des informations réglementaires
Rédiger ponctuellement les courriers du Maire
DIVERS
Préparer les cérémonies officielles (8 mai, 14 juillet, 11 novembre et vœux)
Préparer et suivre les actions pour le noël des anciens
Archiver ses domaines d’activités
Renfort à la pause méridienne du service périscolaire en cas d’absence d’un agent non remplacé (très occasionnellement)
CONTRAINTES D’EXCERCICE
Horaires réguliers, 35 heures/semaine
Mobilisation à l’occasion des scrutins électoraux
Profils recherchés
Expérience de deux ans sur un poste similaire
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative (adjoint administratif principal de 2ème classe) ou à un contractuel ayant déjà occupé ce type d’emploi
Domaine de diplômes : métiers du secrétariat/bureautique
Savoirs / Connaissances
Connaitre et savoir appliquer la réglementation en matière d’état civil
Connaitre et savoir appliquer les règles et processus en matière d’urbanisme
Connaitre et savoir appliquer la règlementation en matière d’élection et notamment le calendrier des échéances
Savoir-faire / Compétences
Maitriser les outils informatiques : Excel, Word, Outlook
La connaissance des logiciels métiers Berger Levrault (Etat civil, Elections, Recensement citoyen) et Next’ads (urbanisme) serait un plus.
Capacités rédactionnelles
Savoir être / Aptitude
Qualités relationnelles, sens du contact
Autonomie
Rigueur et organisation
Discrétion
Sens du service public
Polyvalence dans les missions du poste
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative (adjoint administratif principal de 2ème classe) ou à un contractuel ayant déjà occupé ce type d’emploi
Domaine de diplômes : métiers du secrétariat/bureautique
Savoirs / Connaissances
Connaitre et savoir appliquer la réglementation en matière d’état civil
Connaitre et savoir appliquer les règles et processus en matière d’urbanisme
Connaitre et savoir appliquer la règlementation en matière d’élection et notamment le calendrier des échéances
Savoir-faire / Compétences
Maitriser les outils informatiques : Excel, Word, Outlook
La connaissance des logiciels métiers Berger Levrault (Etat civil, Elections, Recensement citoyen) et Next’ads (urbanisme) serait un plus.
Capacités rédactionnelles
Savoir être / Aptitude
Qualités relationnelles, sens du contact
Autonomie
Rigueur et organisation
Discrétion
Sens du service public
Polyvalence dans les missions du poste
Contact et modalités de candidature
Contact
0247521106
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à adresser à Monsieur le Maire
par courriel : secretaire@mairiedenoizay.fr
Renseignements complémentaires auprès de la Secrétaire Générale : secretaire@mairiedenoizay.fr
par courriel : secretaire@mairiedenoizay.fr
Renseignements complémentaires auprès de la Secrétaire Générale : secretaire@mairiedenoizay.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE NOIZAY
>2 Place Gambetta
37210 NOIZAY
>2 Place Gambetta
37210 NOIZAY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.