Deux assistants de direction financière et administrative (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O037240415000052
Publiée le 31/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
60 avenue Marcel Dassault - CS 30651, Tours (Indre-et-Loire)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
30/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Référence du poste : 24-153
Deux assistants de direction financière et administrative (F/H), à la Direction du Développement Economique
Lieu d'exercice du poste : Tours
Cadre d'emploi : Rédacteurs Territoriaux ou Adjoints Administratifs
Temps de travail : Poste à temps complet (39H)
Recrutement : par voie statutaire ou contractuelle
Poste ouvert aux candidats Reconnus en Qualité de Travailleurs Handicapés
La Direction Générale Adjointe Développement, Innovation, Attractivité comprend 5 directions : la direction du développement économique, la direction du développement touristique, la direction de la transformation numérique du territoire, la direction de l’enseignement supérieur, de l’apprentissage et des relations internationales ainsi que la mission équipements culturels et sportifs, soit un effectif de 24 personnes.
Référent financier de la Direction du Développement Economique, vous traitez l’ensemble des informations permettant la bonne gestion et exécution des projets : du suivi des délibérations et conventions à leur exécution administrative et financière. En binôme, vous assurez l'accueil physique et/ou téléphonique. Vous recueillez, traitez et diffusez les informations internes et externes (mail/ courrier/demande de rendez-vous).
Vous assistez un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail : gestion des agendas, organisation de réunion, soutien logistique. Vous représentez et facilitez le travail de la Direction.
Deux assistants de direction financière et administrative (F/H), à la Direction du Développement Economique
Lieu d'exercice du poste : Tours
Cadre d'emploi : Rédacteurs Territoriaux ou Adjoints Administratifs
Temps de travail : Poste à temps complet (39H)
Recrutement : par voie statutaire ou contractuelle
Poste ouvert aux candidats Reconnus en Qualité de Travailleurs Handicapés
La Direction Générale Adjointe Développement, Innovation, Attractivité comprend 5 directions : la direction du développement économique, la direction du développement touristique, la direction de la transformation numérique du territoire, la direction de l’enseignement supérieur, de l’apprentissage et des relations internationales ainsi que la mission équipements culturels et sportifs, soit un effectif de 24 personnes.
Référent financier de la Direction du Développement Economique, vous traitez l’ensemble des informations permettant la bonne gestion et exécution des projets : du suivi des délibérations et conventions à leur exécution administrative et financière. En binôme, vous assurez l'accueil physique et/ou téléphonique. Vous recueillez, traitez et diffusez les informations internes et externes (mail/ courrier/demande de rendez-vous).
Vous assistez un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail : gestion des agendas, organisation de réunion, soutien logistique. Vous représentez et facilitez le travail de la Direction.
Missions / conditions d'exercice
Missions
- Suivi de l’exécution budgétaire : saisie des budgets, engagements, suivi et contrôle de l’exécution des dépenses et des recettes, mise en place d’outils de suivi des consommations budgétaires.
- Accueil physique et téléphonique.
- Réception, traitement et diffusion d'informations.
- Saisie et mise en forme des dossiers administratifs ou divers supports bureautiques sous les logiciels word, excel et power point.
- Suivi et traitement du courrier entrant et sortant (gestion Ixbus Parapheur et Maarch courrier, mise en page, contrôle des signatures, envoi des courriers, suivi des chrono-courriers).
- Exécution des procédures et décisions administratives en lien avec le contrôle de gestion, la commande publique et la direction des finances: suivi des délibérations en bureau et conseil, mise à la signature des conventions/contrats, suivi de leur exécution notamment budgétaire (engagement/ contrôle des pièces jointes, création de tiers…)
- Tri, classement et archivage de documents.
- Préparation de dossiers.
- Suivi des projets et activités de la DGA
- Planification de réunions et gestion d’agendas
- Suivi de l’exécution budgétaire : saisie des budgets, engagements, suivi et contrôle de l’exécution des dépenses et des recettes, mise en place d’outils de suivi des consommations budgétaires.
- Accueil physique et téléphonique.
- Réception, traitement et diffusion d'informations.
- Saisie et mise en forme des dossiers administratifs ou divers supports bureautiques sous les logiciels word, excel et power point.
- Suivi et traitement du courrier entrant et sortant (gestion Ixbus Parapheur et Maarch courrier, mise en page, contrôle des signatures, envoi des courriers, suivi des chrono-courriers).
- Exécution des procédures et décisions administratives en lien avec le contrôle de gestion, la commande publique et la direction des finances: suivi des délibérations en bureau et conseil, mise à la signature des conventions/contrats, suivi de leur exécution notamment budgétaire (engagement/ contrôle des pièces jointes, création de tiers…)
- Tri, classement et archivage de documents.
- Préparation de dossiers.
- Suivi des projets et activités de la DGA
- Planification de réunions et gestion d’agendas
Profils recherchés
Compétences et aptitudes
Compétences administratives et financières :
- Compétences en comptabilité et finances publiques
- Compétences avancées dans les outils bureautiques : excel / word/ power point / mise en forme et présentation de dossiers / Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
- Capacités rédactionnelles / maitrise du langage institutionnel
- Rigueur nécessaire pour garantir le suivi des décisions administratives
- Compétences ou curiosité avérée dans l’utilisation des logiciels métiers (pour la collectivité : Oxyad, Maarch, Ixbus, Ciril )
- Être force de proposition dans les outils de suivi des dossiers : tableau de bord, dossiers partagés
Compétences dans l’accueil et le traitement des demandes :
- Recevoir, filtrer et réorienter les demandes
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser des informations
- Gérer les agendas, notamment des élus. Prendre des rendez-vous – Être en capacité de prioriser les rendez-vous et s’organiser en fonction des échéances, priorités et des interlocuteurs.
- Contribuer par tous moyens à l’animation du collectif et faciliter la transversalité entre les directions au sein de la DGA, comme dans l’ensemble de l’organisation métropolitaine.
- Maîtrise de l’environnement d’une collectivité: instances et chaines de décision/ chaine hiérarchique
- Très bon relationnel nécessaire:
o Travail en binôme au sein du pôle d’assistance
o Nombreux échanges avec les partenaires de l’écosystème économique du territoire
o Travail en transversalité avec l’ensemble des services supports de la Métropole.
o Travail avec les cabinets des élus des autres collectivités (Villes/Université/Département/Région/ Préfecture …)
Savoirs – être :
- Savoir être force de propositions et de recherche de solutions - agilité
- Savoir anticiper et s’adapter aux demandes, aux changements, aux urgences et priorités
- Diplomatie et discrétion, qualité d’accueil, d’écoute et de réponse (oral et écrit)
- Rigueur et organisation pour garantir le respect de l’ensemble des procédures administratives et financières : anticipation des instances / garantie des plannings/ suivi des circuits de décisions et signatures
BAC + 2 minimum : idéalement dans le domaine administratif/ financier/assistance de direction
Conditions d'exercice
- Travail en bureau
- Présence sur les commissions à 18h, deux soirs par mois
- Présence possible sur des manifestations/réunions organisées par la DGA sur le territoire métropolitain
Compétences administratives et financières :
- Compétences en comptabilité et finances publiques
- Compétences avancées dans les outils bureautiques : excel / word/ power point / mise en forme et présentation de dossiers / Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
- Capacités rédactionnelles / maitrise du langage institutionnel
- Rigueur nécessaire pour garantir le suivi des décisions administratives
- Compétences ou curiosité avérée dans l’utilisation des logiciels métiers (pour la collectivité : Oxyad, Maarch, Ixbus, Ciril )
- Être force de proposition dans les outils de suivi des dossiers : tableau de bord, dossiers partagés
Compétences dans l’accueil et le traitement des demandes :
- Recevoir, filtrer et réorienter les demandes
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser des informations
- Gérer les agendas, notamment des élus. Prendre des rendez-vous – Être en capacité de prioriser les rendez-vous et s’organiser en fonction des échéances, priorités et des interlocuteurs.
- Contribuer par tous moyens à l’animation du collectif et faciliter la transversalité entre les directions au sein de la DGA, comme dans l’ensemble de l’organisation métropolitaine.
- Maîtrise de l’environnement d’une collectivité: instances et chaines de décision/ chaine hiérarchique
- Très bon relationnel nécessaire:
o Travail en binôme au sein du pôle d’assistance
o Nombreux échanges avec les partenaires de l’écosystème économique du territoire
o Travail en transversalité avec l’ensemble des services supports de la Métropole.
o Travail avec les cabinets des élus des autres collectivités (Villes/Université/Département/Région/ Préfecture …)
Savoirs – être :
- Savoir être force de propositions et de recherche de solutions - agilité
- Savoir anticiper et s’adapter aux demandes, aux changements, aux urgences et priorités
- Diplomatie et discrétion, qualité d’accueil, d’écoute et de réponse (oral et écrit)
- Rigueur et organisation pour garantir le respect de l’ensemble des procédures administratives et financières : anticipation des instances / garantie des plannings/ suivi des circuits de décisions et signatures
BAC + 2 minimum : idéalement dans le domaine administratif/ financier/assistance de direction
Conditions d'exercice
- Travail en bureau
- Présence sur les commissions à 18h, deux soirs par mois
- Présence possible sur des manifestations/réunions organisées par la DGA sur le territoire métropolitain
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Pour toute question relative à ce poste, vous pouvez contacter Mme GUENAULT, Directrice du Développement Économique au 02 47 80 33 06.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.