- Fonctions administratives, financières et managériales
o Rédiger les documents administratifs : délibérations, arrêtés, contrats, courriers, notes, rapports, …..
o Rédiger des éléments du budget : CA, BP, DM, …
o Préparer les CCAS : Ordre du jour, convocation, PV, délibérations, …
o Réaliser les mandats, les factures aux résidents, les titres et suivi financier, Vérifier les pièces comptables et émettre les titres et mandats en lien avec la trésorerie
o Préparer et suivre les lignes de crédits et les différents états
o Gérer les stocks et l’inventaire des biens,
o Assurer le suivi comptable des amortissements, des cessions d’immobilisation et de la trésorerie
o Réaliser la facturation des différents services, suivre les encaissements et gérer les relances avec la trésorerie
o Contribuer à la définition des orientations sous la responsabilité du CCAS
o Comptabilité d’exploitation et d’investissement
o Encadrement du personnel
o Réalisation des procédures de recrutement, de formations, ….
o Accueillir et intégrer le personnel au sein de la résidence
o Mettre en œuvre les dispositifs internes liés au temps de travail (élaboration des plannings, congés, gestion des remplacements, …)
o Evaluer le personnel
o S’assurer de l’application conforme des consignes et des protocoles
o Préparation et mandatement de la paie
o Assurer la veille stratégique réglementaire et prospective
o Mettre à jour tous les documents administratifs (DUERPP, DUI, plan bleu, rapport d’activité, projet d’établissement, …)
o Rendre compte de tout dysfonctionnement à la Vice-Présidente du CCAS
o Réaliser des travaux de bureautique et le classement des documents et suivre et mettre en forme les dossiers administratifs
o Assurer l’archivage et la gestion des archives
- Fonctions d’accueil, de communication, d’animation
o Accueil physique et téléphonique du public et accompagnement des résidents et de leurs proches dans les démarches administratives
o Participer à la définition du projet d’établissement et à sa stratégie de mise en œuvre
o Travailler en collaboration avec tous les acteurs des établissements de soins et de l’animation
o Contribuer à la qualité générale de l’hébergement et des résidents dans le respect du contrat de séjour et du budget du site
o Participer et développer les animations (préparation, animation, accompagnement)
o Suivre les résidents tout au long de leur séjour
o Evaluer les besoins des résidents dans le respect de la législation
o Assurer le suivi de la qualité du service (enquête de satisfaction, rapport d’évaluation externe, rapports d’activités, …)
o Suivre les réponses aux demandes d’information ou réclamations
o Assurer les relations avec les familles
o Piloter et animer les réunions du CVS
o Partager l’astreinte de la résidence avec la Vice-Présidente du CCAS
- Fonction de gestion du site
o Veiller au bon entretien des bâtiments
o Contrôler la propreté des locaux
o Assurer les réparations
o Pallier aux problèmes techniques
o Faire le lien avec les entreprises (demandes d’interventions, suivi, …)
o Garantir l’hygiène et la sécurité des résidents et du personnel
o Suivre les contrats avec les fournisseurs et les prestataires de services
o Accueillir les entreprises chargées de l’entretien des bâtiments et des installations