Assurer le secrétariat de Monsieur le Maire :
Gestion du planning du Maire :
 Gérer l’agenda de Monsieur le Maire : Identifier et gérer les priorités de l’agenda, élaborer et suivre le planning des réunions et rendez-vous récurrents, assurer l’articulation entre les différents mandats du Maire,
 Préparer et gérer les rendez-vous, représentations, inaugurations et la logistique des déplacements du Maire,
 Planifier et organiser des réunions : réservation des salles, diffusion des convocations et ordres du jour.
Gestion courante du cabinet :
 Gérer les mails du cabinet du maire en collaboration avec l’assistante en charge du mailing du Cabinet du Maire
 Réceptionner, filtrer et rediriger les appels téléphoniques
 Gérer et assurer le suivi des courriers, courriel, et appels téléphoniques sensibles
 Réaliser la saisie et la production de documents de formes et contenus divers
 Rédiger des courriers et courriels à partir des notes et instructions du Maire, et le cas échéant, sous couvert du Directeur Général des services
 Organiser le classement et l’archivage des dossiers
 Gérer auprès du Maire les parapheurs provenant des différents services et de la direction générale et les redistribuer avec les consignes du Maire,
 Consigner et répondre aux doléances des usagers, en assurer un suivi
 Assurer un suivi et une mission d’interface de qualité avec les organismes extérieurs, institutions, collectivités et partenaires,
 Contribuer à l’organisation d’événements internes et externes ainsi qu’à l’accueil de personnalités, en étroite collaboration avec le service « Animation, communication, vie économique ». Notamment : gestion des vœux
 Assurer la constitution des dossiers préparatoires en lien avec les services concernés et le Directeur Général des Services
 Gérer et mettre à jour au fil de l’eau le fichier des personnalités.
 Relance auprès des élus et adjoints pour s’assurer de la représentation de la Ville dans les différentes instances.
 Donner les instructions de Monsieur le Maire aux Adjoints, et élus de la majorité
 Suivre des dossiers / thématiques / projets spécifiques en fonction de l’actualité et à la demande du Maire.
Assister du Directeur Général des Services :
 Planifier son agenda en cohérence avec celui du Maire,
 Planifier des réunions, diffusion des convocations et ordres du jours
 Réceptionner, filtrer, rediriger les appels téléphoniques,
 Mettre en forme les courriers, les mettre à la signature et suivre l’envoi,
 Communiquer les procédures aux différents Services,
 Assurer le suivi des instructions du directeur général auprès des services concernés,
 Trier, archiver et classer les documents et dossiers.
Gestion collaboratif des dossiers du pôle Administration générale / cabinet du Maire
 Suppléer la responsable du pôle administration générale / cabinet du Maire lors de ses absences sur toutes les missions de conseil municipal, ainsi que sur la tenue du registre des arrêtés et la transmission de certains arrêtés en collaboration avec l’assistante chargée du mailing,
 Suppléer l’assistante chargé du mailing et de la coordination de Loches Patrimoine et Culture en son absence