Encadrer l’équipe administrative composée des gestionnaires et des chargés d’accueil et instructeur de dossiers familles (6 agents) :

• Accompagner les agents dans la réalisation de leurs missions au quotidien.
• Formaliser des procédures de travail en lien avec les agents (actualisation des informations diffusées à l’accueil, suivi de la fréquentation et de la satisfaction des usagers…) et proposer les évolutions nécessaires dans une amélioration continue de la qualité de l’accueil du public.
• Soutenir les agents d’accueil dans le cas de relations difficiles avec les usagers dans un rôle de conseil. Les accompagner pour une prise en charge adaptée et approfondie de l’accueil des familles en difficulté sociale, éloignées du numérique ou allophones.

Piloter les activités du service :

• Élaborer des plannings et calendriers pour assurer la continuité du service rendu aux familles (permanences d’accueil, inscriptions scolaires, restauration, paiements…).
• Organiser et suivre les campagnes d’inscription scolaires, péri et extra-scolaires et relayer auprès des écoles et des opérateurs – Alerter si nécessaire.
• Actualiser les règlements intérieurs et financiers des activités restauration scolaire, études surveillées, AEMS et ALSH.
• Gérer les inscriptions scolaires en tenant compte des radiations en lien avec les écoles et des dérogations avec l’organisation des commissions.
• Superviser les inscriptions en ligne des temps péri et extrascolaires et le pointage des activités pour préparer la facturation (en lien avec le secteur Budget).
• Élaborer et analyser les statistiques et tableaux de bord de mesure de l’activité et d’aide à la décision et au pilotage.

Être un administrateur fonctionnel de l’application métier Concerto et de l’espace famille et garantir le paramétrage des outils.

Accompagner des projets liés aux évolutions des activités et des processus (démarches aux familles, modalités d’inscription et optimisation des outils).

Liens familles, opérateurs et éducation nationale :

• Actualiser les supports d’informations aux familles, physiques ou numériques (site Internet, espace famille) et assurer un relais « communication ».
• Veiller à la qualité des relations partenariales avec les opérateurs et l’Éducation Nationale (participer aux dialogues de gestion sur les effectifs scolaires).
• Superviser la relation aux familles : le traitement des demandes internet, courriers, courriels, appels sensibles ou conflictuels et les boîtes mail dédiées aux usagers.