Assistant administratif (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038230501034154
Publiée le 13/07/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Avec ses 17 728 habitants, la ville de Meylan est la 5e commune de la métropole grenobloise.
La ville de Meylan est forte de 550 agents qui œuvrent chaque jour pour offrir aux Meylanais(es) l'accès aux 87 équipements communaux ainsi qu'à deux bâtiments d'exception : le Clos des Capucins et le Domaine de Rochasson.
Grâce à ses équipements et ses services municipaux, la ville de Meylan veille à offrir à ses usagers un service public en lien avec ses besoins et ses valeurs.
La ville de Meylan est forte de 550 agents qui œuvrent chaque jour pour offrir aux Meylanais(es) l'accès aux 87 équipements communaux ainsi qu'à deux bâtiments d'exception : le Clos des Capucins et le Domaine de Rochasson.
Grâce à ses équipements et ses services municipaux, la ville de Meylan veille à offrir à ses usagers un service public en lien avec ses besoins et ses valeurs.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
4, avenue du vercors, Meylan (Isère)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La ville de Meylan, commune de l'agglomération grenobloise est avec ses 17 728 habitants, la 5ème commune de la Métropole.
La ville de Meylan comprend 550 agents travaillant dans des services diversifiés. Cette force du collectif permet d'offrir aux habitants l'accès à de nombreux équipements : 87 bâtiments communaux dont 10 écoles, 5 structures multi-accueil, des équipements culturels (un Centre d'initiation à la nature et l'environnement, un Centre des Arts, une Maison de la Musique, un conservatoire à rayonnement communal (CRC), quatre bibliothèques, deux salles dédiées aux pratiques musicales amplifiées), ainsi que des équipements sportifs (quatre grands gymnases, trois mini gymnases, 18 terrains de tennis sur 5 sites dont 4 tennis couverts, une piscine couverts, deux terrains de football et deux stades d'athlétisme).
La commune compte également deux bâtiments d'exception : le Clos des Capucins et le Domaine de Rochasson.
Forte de ces équipements, Meylan offre une qualité de vie d'une ville parc, à taille humaine, créatrice de liens sociaux proposant de nombreux services de proximité, avec des services publics les plus adaptées aux besoins de sa population.
Le Centre Communal d'Action Sociale de la Ville de Meylan anime une action générale de prévention et de développement social. Il développe différentes aides de missions légales ou facultatives, et coordonne les services de l'action sociale, conduit la politique sociale et son évaluation. Le CCAS est administré par un Conseil d'Administration.
Au sein du Département Action Sociale/CCAS, vous serez positionné au sein du Service Administratif et Budgétaire :
- Assurer un accueil téléphonique et physique du public de qualité en polyvalence (identification, orientation, écoute et traitement des demandes)
- Contribuer à la gestion administrative du service, à l'organisation des réunions et des évènements, à la production de documents et à la planification des activités du CCAS.
- Assister la cheffe du service sur l'organisation des différentes unités.
La ville de Meylan comprend 550 agents travaillant dans des services diversifiés. Cette force du collectif permet d'offrir aux habitants l'accès à de nombreux équipements : 87 bâtiments communaux dont 10 écoles, 5 structures multi-accueil, des équipements culturels (un Centre d'initiation à la nature et l'environnement, un Centre des Arts, une Maison de la Musique, un conservatoire à rayonnement communal (CRC), quatre bibliothèques, deux salles dédiées aux pratiques musicales amplifiées), ainsi que des équipements sportifs (quatre grands gymnases, trois mini gymnases, 18 terrains de tennis sur 5 sites dont 4 tennis couverts, une piscine couverts, deux terrains de football et deux stades d'athlétisme).
La commune compte également deux bâtiments d'exception : le Clos des Capucins et le Domaine de Rochasson.
Forte de ces équipements, Meylan offre une qualité de vie d'une ville parc, à taille humaine, créatrice de liens sociaux proposant de nombreux services de proximité, avec des services publics les plus adaptées aux besoins de sa population.
Le Centre Communal d'Action Sociale de la Ville de Meylan anime une action générale de prévention et de développement social. Il développe différentes aides de missions légales ou facultatives, et coordonne les services de l'action sociale, conduit la politique sociale et son évaluation. Le CCAS est administré par un Conseil d'Administration.
Au sein du Département Action Sociale/CCAS, vous serez positionné au sein du Service Administratif et Budgétaire :
- Assurer un accueil téléphonique et physique du public de qualité en polyvalence (identification, orientation, écoute et traitement des demandes)
- Contribuer à la gestion administrative du service, à l'organisation des réunions et des évènements, à la production de documents et à la planification des activités du CCAS.
- Assister la cheffe du service sur l'organisation des différentes unités.
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité de la cheffe du Service Administratif et Budgétaire, votre mission principale consistera à contribuer à la gestion administrative, budgétaire et l'accueil en continuité de service :
- Traitement des dossiers et saisie des documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de bureautique
- Suivi de la planification des activités du service :
- Distribuer le courrier
- Suivre le circuit de signature des parapheurs
- Gérer les agendas, prendre et organiser des rendez-vous
- Assurer l'organisation logistique des réunions (convocation...)
- Anticiper les commandes de fournitures
- Tâches administratives :
- Organiser l'envoi de courriers en nombre
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Mettre en forme tous types de documents
- Participer à l'organisation des activités
- Etablir des bons de commandes et engagements de dépenses sur Civil
- Saisie et suivi des subventions
- Publipostage
- Assurer la Commission Permanente réunie une fois par mois :
- Saisie des dossiers à leur réception
- Préparation des documents pour les membres de la Commission
- Présentation des dossiers
- Rédaction des courriers réponses
- Demande de documents complémentaires aux assistantes sociales du SLS
- Engagement sur Civil (logiciel finance)
- Echange avec le service finance
- Classement des dossiers
- Suivi des demandes d'aides financières sur l'année
- Polyvalence sur le Conseil d'Administration :
- Aider à l'organisation des réunions
- Aider à la saisie des documents
- Suivi des envois en Préfecture
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Trier, classer et archiver des documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Classer et archiver les dossiers numériques
- Diffuser divers supports d'information/ classer la documentation
- Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- S'exprimer correctement oralement et par écrit
- Rédiger des notes synthétiques
- Information, orientation, traitement des demandes :
- Comprendre les demandes
- Identifier la nature de la demande
- Transmission des dossiers aux services adaptés
- Aide à la constitution de documents administratifs
EXIGENCES PARTICULIERES :
Contrainte des horaires d'accueil : 8h30-12h00 / 13h30-17h30
- Traitement des dossiers et saisie des documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de bureautique
- Suivi de la planification des activités du service :
- Distribuer le courrier
- Suivre le circuit de signature des parapheurs
- Gérer les agendas, prendre et organiser des rendez-vous
- Assurer l'organisation logistique des réunions (convocation...)
- Anticiper les commandes de fournitures
- Tâches administratives :
- Organiser l'envoi de courriers en nombre
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Mettre en forme tous types de documents
- Participer à l'organisation des activités
- Etablir des bons de commandes et engagements de dépenses sur Civil
- Saisie et suivi des subventions
- Publipostage
- Assurer la Commission Permanente réunie une fois par mois :
- Saisie des dossiers à leur réception
- Préparation des documents pour les membres de la Commission
- Présentation des dossiers
- Rédaction des courriers réponses
- Demande de documents complémentaires aux assistantes sociales du SLS
- Engagement sur Civil (logiciel finance)
- Echange avec le service finance
- Classement des dossiers
- Suivi des demandes d'aides financières sur l'année
- Polyvalence sur le Conseil d'Administration :
- Aider à l'organisation des réunions
- Aider à la saisie des documents
- Suivi des envois en Préfecture
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Trier, classer et archiver des documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Classer et archiver les dossiers numériques
- Diffuser divers supports d'information/ classer la documentation
- Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- S'exprimer correctement oralement et par écrit
- Rédiger des notes synthétiques
- Information, orientation, traitement des demandes :
- Comprendre les demandes
- Identifier la nature de la demande
- Transmission des dossiers aux services adaptés
- Aide à la constitution de documents administratifs
EXIGENCES PARTICULIERES :
Contrainte des horaires d'accueil : 8h30-12h00 / 13h30-17h30
Profils recherchés
PROFIL RECHERCHE :
- expérience dans le domaine administratif, budgétaire, accueil physique et téléphonique
- esprit d'équipe
- discrétion professionnelle
SAVOIR :
- Logiciel de bureautique et finance
- Règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
- Techniques de secrétariat
- Fonctionnement de l'internet et l'intranet
- Vocabulaire professionnel
- Techniques et outils de communication
- Rigueur dans le respect de transmission des informations et messages
- Fonctionnement, activités, procédures et connaissance des partenaires du service
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Aptitude à travailler en équipe
- Attitudes professionnelles vis-à-vis des usagers
- Techniques de classement et d'archivage
SAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS
- Relation directe avec les différents partenaires
- Relation directe avec l'équipe et la hiérarchie
- Rendre compte et communiquer à la hiérarchie tout problème
- Participation aux réunions d'équipe du CCAS et du SAB (Service Administratif et Budgétaire)
- Participation à des formations
- Accueil de stagiaires
SAVOIR ETRE :
- Capacités à établir une relation professionnelle
- Sens des responsabilités et de l'engagement
- Adaptabilité aux situations
- Aptitude à travailler en équipe et en lien avec d'autres partenaires
- Aptitude aux questionnements et intérêt pour la formation continue
- Aptitudes relationnelles
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Autonomie
- Capacités d'organisation, d'initiatives et réactivité
- expérience dans le domaine administratif, budgétaire, accueil physique et téléphonique
- esprit d'équipe
- discrétion professionnelle
SAVOIR :
- Logiciel de bureautique et finance
- Règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
- Techniques de secrétariat
- Fonctionnement de l'internet et l'intranet
- Vocabulaire professionnel
- Techniques et outils de communication
- Rigueur dans le respect de transmission des informations et messages
- Fonctionnement, activités, procédures et connaissance des partenaires du service
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Aptitude à travailler en équipe
- Attitudes professionnelles vis-à-vis des usagers
- Techniques de classement et d'archivage
SAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS
- Relation directe avec les différents partenaires
- Relation directe avec l'équipe et la hiérarchie
- Rendre compte et communiquer à la hiérarchie tout problème
- Participation aux réunions d'équipe du CCAS et du SAB (Service Administratif et Budgétaire)
- Participation à des formations
- Accueil de stagiaires
SAVOIR ETRE :
- Capacités à établir une relation professionnelle
- Sens des responsabilités et de l'engagement
- Adaptabilité aux situations
- Aptitude à travailler en équipe et en lien avec d'autres partenaires
- Aptitude aux questionnements et intérêt pour la formation continue
- Aptitudes relationnelles
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Autonomie
- Capacités d'organisation, d'initiatives et réactivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0476415900
Informations complémentaires
Veuillez transmettre votre CV ainsi que la Lettre de motivation au format PDF et intitulé (nom_prénom_CV et nom_prénom_LM).
Toutes les candidatures sont à adresser à Monsieur le maire de Meylan, président du CCAS), par mail : recrutementrh@meylan.fr
Rémunération statutaire + RI + 13ème mois (RIFSEEP groupe de fonction 2 : 155 € brut mensuel)
Participation à la prévoyance et mutuelle labellisées, participation aux transports en commun, aide aux repas, chèques vacances, tarifs préférentiels sur des activités de loisirs.
Renseignements complémentaires : Sabrina Costa, Cheffe du Service Administratif et Budgétaire Tél : 04 76 41 59 09 / sabrina.costa@meylan.fr
Toutes les candidatures sont à adresser à Monsieur le maire de Meylan, président du CCAS), par mail : recrutementrh@meylan.fr
Rémunération statutaire + RI + 13ème mois (RIFSEEP groupe de fonction 2 : 155 € brut mensuel)
Participation à la prévoyance et mutuelle labellisées, participation aux transports en commun, aide aux repas, chèques vacances, tarifs préférentiels sur des activités de loisirs.
Renseignements complémentaires : Sabrina Costa, Cheffe du Service Administratif et Budgétaire Tél : 04 76 41 59 09 / sabrina.costa@meylan.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE MEYLAN
>4, avenue du vercors
38240 Meylan
>4, avenue du vercors
38240 Meylan
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.