Participer à l'élaboration et au suivi des statistiques relatives à l'activité du service en vue de la réalisation du bilan annuel :
- Participer à la conception des tableaux de bord nécessaires au suivi et à l'analyse de l'activité
- Renseigner les tableaux de suivi
- Produire les statistiques nécessaires à la réalisation du bilan d'activité
- Suivre les indicateurs tout au long de l'année et fournir les éléments nécessaires à la responsable de - Service dans son objectif de suivi des évolutions

Accueil physique et téléphonique :
- Identifier les besoins pour adapter la demande à l'offre d'accueil
- Renseigner/informer/orienter à partir de l'information disponible
- Donner le premier niveau de réponse chaque fois que cela est possible
- Orienter vers les professionnels concernés
- Réaliser un accueil actif des personnes se présentant au pôle (information/orientation/inscriptions)

Traitement de l'information :
Courrier "arrivée" :
- Recueillir et enregistrer le courrier selon les procédures définies
- Trier et diffuser le courrier
- Imprimer et transmettre au destinataire les mails et fax
Courrier "départ" :
- Enregistrer le courrier
- Envoyer le courrier externe/interne (navette- poste-Outlook...)
- Assurer la tenue du chrono
Saisie :
- Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, Power Point,) en veillant au respect de la charte courrier et de la charte graphique.

Rédaction :
- Rédiger des comptes rendus de réunions
- Concevoir et exploiter des tableaux et des supports d'information
- Rédiger des courriers à partir d'éléments fournis
- Rédiger les éléments d'informations nécessaires à la réponse des élus avec réclamations des parents;

Messages téléphoniques :
- Hiérarchiser les messages téléphoniques et adapter les réponses en fonction
- Transcrire en direct sur les dossiers informatiques des familles le contenu de l'appel téléphonique

Classement : (être force de proposition quant à l'organisation de ce classement)
- Organiser et assurer le classement papier et informatique des dossiers d'inscription
- Classer les notes de service -
- Classer la documentation mise à disposition des professionnels et/ou du public
- Archiver les documents selon les procédures définies
- Mettre à jour les tableaux d'affichage du service.

Constitution des dossiers d'inscriptions en présentiel ou par téléphone:
- Décrypter le besoin des familles
- Scanner les documents transmis et les insérer dans la " GED "
- Renseigner les fiches de demandes
- Saisir les éléments sur le logiciel de traitements Babicarte (ou autre)
- Editer la fiche d'inscription, puis la transmettre à l'usager

Aide aux attributions de places lors des commissions :
- Mise à jour des tableaux Excel
- Saisir et vérification des données sur BBC (ou autre)
- Aider à la conception et envoi aux parents des courriers d'attribution ou les attestations
- Saisir et classer des réponses parents. Les réajuster si besoin.
- Création et tenue à jour d'un classement spécifique aux attributions lors des commissions
- Transmission et suivi des tableaux d'attributions aux responsables d'équipements

Aide à la saisie des demandes d'extension ou de mutations des enfants déjà en accueil réguliers dans un EAJE :
-Saisie et suivi des demandes, classement
-Vérifications des situations d'impayés et transmission de l'information aux services concernés

Gestion de planning :
- Mettre à jour le planning du directeur du service
- Mettre à jour après validation le planning des congés et des absences diverses de l'équipe, suivre le tableau des absences
- Enregistrer les réservations de salles et mettre à jour le tableau de suivi
- Tenir le planning des RDV avec les parents en tenant compte de l'organisation du service
- Planifier les réunions d'information collective à destination des usagers et transmettre les informations aux responsables des relais assistantes maternelles,

Organisation de réunions ou événements divers :
- Aider à la planification des réunions
- Aider à la préparation des commissions d'attributions en lien avec l'adjoint de direction
- Préparer les informations et pièces nécessaires à la tenue de réunion
- Proposer et mettre en œuvre l'organisation logistique (réserver la salle, préparer le matériel et s'assurer de son bon fonctionnement...) afin de garantir un accueil de qualité et le bon déroulement de la réunion ou autre événement
- Préparer et envoyer les convocations

Suivi des enveloppes budgétaires : maîtriser le logiciel ASTRE
- Editer les bons de commandes
- Réaliser les engagements
- Procéder à la liquidation des factures après validation du responsable de service
- Tenir à jour le suivi des enveloppes

Gestion des fournitures de l'équipe :
- Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures
- Préparer les commandes
- Réceptionner et vérifier les livraisons, procéder aux liquidations des factures

Suivre les interventions techniques sous la responsabilité du directeur :
Assurer la maintenance de la photocopieuse ainsi que des téléphones puis transmettre les états au service finances.
Suivi sécurité incendie (maintenance des extincteurs)

Participer à la vie du service :
- Participer aux réunions d'équipe et autres réunions du service
- Participer aux événements ponctuels portés par la structure et/ou ses partenaires