Sous l'autorité hiérarchique de la responsable des affaires générales, vous êtes chargé de :
- Recevoir les demandes de titre d'identité (CNI / Passeports) (prise de RDV, gestion des dossiers, remise des titres)
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Représenter l'image de la commune auprès des usagers

* Suivi des demandes de cartes nationales d'identité et passeports :
o Renseigner le public sur les démarches d'établissement des titres
o Assurer l'accueil des demandeurs : physique et téléphonique
o Gérer la planification des rendez-vous
o Recueil, contrôle, enregistrement et envoi des dossiers
o Être l'interlocuteur de la collectivité auprès de l'Agence nationale des titres sécurisés (ANTS)
o Mettre à jour les données du site internet et gérer le module de prise de RDV
o Recueillir les données requises pour l'élaboration du titre à l'aide du dispositif déployé par l'Etat
o Remise des titres et destruction des anciens

* Accueil physique et téléphonique du public :
o Accueillir le public avec amabilité
o Prendre des messages
o S'exprimer clairement et reformuler les demandes, favoriser l'expression de la demande
o Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
o Appliquer les règles de communication et de protocole
o Mettre en relation des correspondants
o Gérer les situations de stress et réguler les tensions, réagir avec pertinence aux situations d'urgence
o Conserver neutralité et objectivité face aux situations
o S'adapter aux publics de cultures différentes, adapter son intervention aux différents publics
o Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
o Recevoir le public pour les dossiers état-civil (mariage, PACS, reconnaissance, décès, ...)
o Recevoir le public pour les dossiers d'inscription sur les listes électorales


* Renseignement et orientation du public :
o Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
o Présenter des documents d'information et de communication, aider à rédiger des documents administratifs
o Gérer un planning de réservation de salles
o Orienter vers les personnes et services compétents, renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

* État civil :
o Copies et extraits d'actes (naissances, mariages, décès),
o PACS, changement de prénom, changement de nom
o Établissement des différents actes
o Parrainages civils : préparation du dossier et de la cérémonie,
o Avis de mentions marginales, établissement des livrets de famille,
o Renseignements divers sur des questions d'État civil.

* Formalités administratives :
o Réalisation des attestations d'accueil,
o Recensement militaire.

environnement du poste :
L'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable des affaires générales.
Contact direct et permanent avec le public, relations fréquentes avec l'ensemble des services
Disponibilité variable selon les périodes, Présence les samedis matin pour continuité de service, travail sur 2 sites différents possible (véhicule obligatoire)

compétences requises :
1) Savoirs
o Connaissance de l'environnement institutionnel et juridique des collectivités territoriales
o Connaissances techniques et réglementaires en matière d'état civil
o Sens de l'organisation et de l'anticipation
o Rigueur et capacité d'initiative
o Réserve, discrétion professionnelle et sens du service public
o Pratique et maîtrise confirmée des outils informatiques et bureautique (Berger Levraut apprécié)
o Expérience souhaitée dans le domaine de l'Etat-Civil et de l'accueil.

2) Savoir-Faire
o Accueil du public avec amabilité
o Techniques de prévention et de gestion des conflits

3) Savoir-Être
o Aptitude au travail d'équipe et qualités relationnelles, sens du collectif
o Capacité d'écoute
o Discrétion
o Polyvalence