Responsable de la mission protocole et relations aux élus (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038230901195901
Publiée le 22/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble 450 000 habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situe dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son environnement. L offre et les conditions de logement la rende accueillante ; la dynamique économique s appuie sur une grande diversité de l'emploi qui garde un fort secteur productif et de grandes capacités d'innovation. Son rayonnement national et international repose sur le triptyque université-recherche-entreprises. Grenoble-Alpes Métropole effectue son service public grâce à 1800 agents
Lieu de travail
Grenoble
Poste à pourvoir le
01/12/2023
Date limite de candidature
23/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Pilotage >
Organisation, contrôle de gestion, évaluation
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Ouvert aux contractuels
Oui
, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Mission principale du service : Organiser les événements et cérémonies métropolitains et assurer le soutien technique et administratif des conseillers métropolitains
Composition du service : 7 dont 3 ETP assistantes de l'exécutif - 3 ETP affectés à la mission protocole 1 ETP chauffeur
FINALITES DU POSTE
1. Garantir le respect du Décret n°89-655 du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires
2. Organiser, piloter et coordonner le volet protocolaire des cérémonies et manifestations
3. Organiser, piloter et assurer la gestion de la mission protocole, du secrétariat de l'exécutif et la mission du chauffeur principal
4. Assurer les relations avec les différentes autorités et les partenaires institutionnels de la collectivité
Composition du service : 7 dont 3 ETP assistantes de l'exécutif - 3 ETP affectés à la mission protocole 1 ETP chauffeur
FINALITES DU POSTE
1. Garantir le respect du Décret n°89-655 du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires
2. Organiser, piloter et coordonner le volet protocolaire des cérémonies et manifestations
3. Organiser, piloter et assurer la gestion de la mission protocole, du secrétariat de l'exécutif et la mission du chauffeur principal
4. Assurer les relations avec les différentes autorités et les partenaires institutionnels de la collectivité
Missions / conditions d'exercice
Activité 1 : Organisation, gestion des manifestations officielles et publiques
- Garant du respect des règles de préséances et protocolaires,
- Réalise et vise les cartons d'invitation, et les déroulés
- Rédige des courriers d'invitation,
- Attribue, gère l'aménagement des salons de réception
- Organise les placements protocolaires
- Gère les outils de relations publiques et de protocole
- Propose, gère la diffusion de billets ou de places
- Assure le rôle de maître de cérémonie lors de manifestations officielles
- Propose, gère la représentation de l'autorité territoriale dans les manifestations
Activité 2 : Appuyer les services en matière de protocole dans l'organisation d'évènements
- Informer sur les pratiques
- Conseiller en matière de commande de prestation
- Assurer le support protocolaire lors des manifestations métropolitaines
- Piloter les prestataires
Activité 3 : Gestion du fichier d'adressage de la Métropole
- Gestion du fichier institutionnel et routage des invitations
- Garantir la mise à jour du fichier d'adressage
- Assurer l'interface entre le développeur et les utilisateurs
Activité 4 : Piloter et encadrer la mission protocole, le secrétariat de l'exécutif et les chauffeurs
- Manager en collectif : définir les objectifs et plans de charge
- Encadrer et animer l'équipe
- Planifier les plannings de conduite des chauffeurs
- Assurer le suivi et organiser l'activité de chaque mission
Activité 5 : Suivi financier de la mission
- Assurer le pilotage général du budget et le suivi financier du service
- Assurer l'élaboration et le suivi du budget
- Élaborer les documents budgétaires
- Préparer et suivre les marchés
- Garant du respect des règles de préséances et protocolaires,
- Réalise et vise les cartons d'invitation, et les déroulés
- Rédige des courriers d'invitation,
- Attribue, gère l'aménagement des salons de réception
- Organise les placements protocolaires
- Gère les outils de relations publiques et de protocole
- Propose, gère la diffusion de billets ou de places
- Assure le rôle de maître de cérémonie lors de manifestations officielles
- Propose, gère la représentation de l'autorité territoriale dans les manifestations
Activité 2 : Appuyer les services en matière de protocole dans l'organisation d'évènements
- Informer sur les pratiques
- Conseiller en matière de commande de prestation
- Assurer le support protocolaire lors des manifestations métropolitaines
- Piloter les prestataires
Activité 3 : Gestion du fichier d'adressage de la Métropole
- Gestion du fichier institutionnel et routage des invitations
- Garantir la mise à jour du fichier d'adressage
- Assurer l'interface entre le développeur et les utilisateurs
Activité 4 : Piloter et encadrer la mission protocole, le secrétariat de l'exécutif et les chauffeurs
- Manager en collectif : définir les objectifs et plans de charge
- Encadrer et animer l'équipe
- Planifier les plannings de conduite des chauffeurs
- Assurer le suivi et organiser l'activité de chaque mission
Activité 5 : Suivi financier de la mission
- Assurer le pilotage général du budget et le suivi financier du service
- Assurer l'élaboration et le suivi du budget
- Élaborer les documents budgétaires
- Préparer et suivre les marchés
Profils recherchés
CONNAISSANCES
Connaissances générales en matière d'organisation et de fonctionnement des collectivités territoriales.
Usages protocolaires
Connaissance du décret n°89-655 du 13/09/89 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civiles et militaires.
Connaissance des règles élémentaires de bienséance et de courtoisie
Connaissance de l'organisation administrative française
Connaissance de l'environnement institutionnel interne (mode de fonctionnement et les circuits décisionnels
Bonne culture générale
SAVOIR FAIRE
Organiser un événement
Piloter un prestataire
Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
Travailler en équipe
SAVOIR ÊTRE
Rigueur
Réactivité
Sens des relations humaines
Discrétion
Disponibilité
Diplomatie
Statut : cadre d'emploi des attachés territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Formation Supérieure à partir de Bac + 3
Expérience souhaitée : dans le même domaine
Connaissances générales en matière d'organisation et de fonctionnement des collectivités territoriales.
Usages protocolaires
Connaissance du décret n°89-655 du 13/09/89 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civiles et militaires.
Connaissance des règles élémentaires de bienséance et de courtoisie
Connaissance de l'organisation administrative française
Connaissance de l'environnement institutionnel interne (mode de fonctionnement et les circuits décisionnels
Bonne culture générale
SAVOIR FAIRE
Organiser un événement
Piloter un prestataire
Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
Travailler en équipe
SAVOIR ÊTRE
Rigueur
Réactivité
Sens des relations humaines
Discrétion
Disponibilité
Diplomatie
Statut : cadre d'emploi des attachés territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Formation Supérieure à partir de Bac + 3
Expérience souhaitée : dans le même domaine
Contact
Contact
0476595959
Lien de candidature
Informations complémentaires
Nous vous remercions de bien vouloir déposer votre candidature (Cv et lettre de motivation) en ligne sur le site de Grenoble-Alpes Métropole.
Temps de travail: 1 607 h avec jours de RTT, cycles sur 5 jours ou 4,5 jours, possibilité de télétravail
Rémunération : grille statutaire du grade + prime (RIFSEEP)
Avantages sociaux : PdME et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, titres restaurant, comité des œuvres sociales, CESU
Temps de travail: 1 607 h avec jours de RTT, cycles sur 5 jours ou 4,5 jours, possibilité de télétravail
Rémunération : grille statutaire du grade + prime (RIFSEEP)
Avantages sociaux : PdME et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, titres restaurant, comité des œuvres sociales, CESU
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.