Assistant / assistante de la direction générale
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038230901200413
Publiée le 26/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Bièvre Isère Communauté, située au centre du département de l'Isère, est une collectivité en pleine croissance, comptant désormais 50 communes, 55000 habitants.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Saint-Etienne-de-Saint-Geoirs
Poste à pourvoir le
01/11/2023
Date limite de candidature
27/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la responsable du service du secrétariat de la direction générale :
* Apporter une aide permanente au Président, au Directeur Général des Services, aux Directeurs Généraux Adjoints des Services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
* Organiser les assemblées des Maires et Séminaires et, en l'absence de la responsable du secrétariat de la direction générale, les Bureaux et Conseils Communautaires
* Apporter une aide permanente au Président, au Directeur Général des Services, aux Directeurs Généraux Adjoints des Services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
* Organiser les assemblées des Maires et Séminaires et, en l'absence de la responsable du secrétariat de la direction générale, les Bureaux et Conseils Communautaires
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS ET ACTIVITES :
* Secrétariat
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Gérer le courrier du Président
* Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Accueil téléphonique et physique
- Recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur
* Organisation et planification des évènements et des réunions, notamment des assemblées des Maires et Séminaires et, en l'absence de la responsable du secrétariat de la direction générale, des Bureaux et Conseils Communautaires
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Président, le Cabinet et la Direction Générale
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
MISSIONS ET ACTIVITES OCCASIONNELLES :
- Mise à jour du Code des Collectivités Territoriales
- Accueil de la collectivité en cas d'absence du chargé de l'accueil général
- Suivi en transversalité de la gestion du courrier et de la GED
- Toute autre missions relative à l'activité du Secrétariat Général
* Secrétariat
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Gérer le courrier du Président
* Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Accueil téléphonique et physique
- Recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur
* Organisation et planification des évènements et des réunions, notamment des assemblées des Maires et Séminaires et, en l'absence de la responsable du secrétariat de la direction générale, des Bureaux et Conseils Communautaires
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Président, le Cabinet et la Direction Générale
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
MISSIONS ET ACTIVITES OCCASIONNELLES :
- Mise à jour du Code des Collectivités Territoriales
- Accueil de la collectivité en cas d'absence du chargé de l'accueil général
- Suivi en transversalité de la gestion du courrier et de la GED
- Toute autre missions relative à l'activité du Secrétariat Général
Profils recherchés
QUALIFICATIONS / DIPLOMES / NIVEAU :
* Niveau Bac à minima
* Expérience confirmée en collectivité
COMPETENCES :
* Connaissances ou savoirs spécifiques métiers :
- Maîtriser les outils bureautiques et internet
- Savoir prendre les rendez-vous en fonction des disponibilités
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Organiser l'archivage et le classement des dossiers
- Savoir renseigner les interlocuteurs ou les diriger vers la personne ou le service apte à leur répondre
* Connaissances générales ou savoirs transversaux :
- Connaître le fonctionnement des collectivités locales et les missions des acteurs territoriaux
- Connaître le fonctionnement de la communauté et des relations avec les communes
- Expression orale et écrite de qualité
- Connaitre les circuits et procédures administratives
- Notion de droit public
* Aptitudes relationnelles :
- Grande discrétion professionnelle
- Capacité de passer d'un dossier à un autre
- Rapidité et qualité d'exécution
- Aptitude au changement
* Niveau Bac à minima
* Expérience confirmée en collectivité
COMPETENCES :
* Connaissances ou savoirs spécifiques métiers :
- Maîtriser les outils bureautiques et internet
- Savoir prendre les rendez-vous en fonction des disponibilités
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Organiser l'archivage et le classement des dossiers
- Savoir renseigner les interlocuteurs ou les diriger vers la personne ou le service apte à leur répondre
* Connaissances générales ou savoirs transversaux :
- Connaître le fonctionnement des collectivités locales et les missions des acteurs territoriaux
- Connaître le fonctionnement de la communauté et des relations avec les communes
- Expression orale et écrite de qualité
- Connaitre les circuits et procédures administratives
- Notion de droit public
* Aptitudes relationnelles :
- Grande discrétion professionnelle
- Capacité de passer d'un dossier à un autre
- Rapidité et qualité d'exécution
- Aptitude au changement
Contact
Contact
0476935146
Informations complémentaires
Doté(e) de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles, vous êtes, en outre, organisé(e), autonome, rigoureux/rigoureuse, force de proposition tout en sachant rendre compte. Vous aimez le travail en équipe.
Ces nombreux atouts font de vous un(e) candidat(e) sérieux/sérieuse pour ce poste.
A ce titre, vous serez recruté(e) au plus tôt
- sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs
- IFSE : 280 €
- à 80% d'un temps complet
- sur un poste basé au siège à Saint-Etienne de Saint-Geoirs.
Renseignements complémentaires : auprès de Nicole CARRA, responsable du secrétariat de la direction générale : nicole.carra@bievre-isere.com.
Candidature :
Vous adresserez votre candidature au plus tard le 27 octobre 2023 à recrutement@bievre-isere.com
Ces nombreux atouts font de vous un(e) candidat(e) sérieux/sérieuse pour ce poste.
A ce titre, vous serez recruté(e) au plus tôt
- sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs
- IFSE : 280 €
- à 80% d'un temps complet
- sur un poste basé au siège à Saint-Etienne de Saint-Geoirs.
Renseignements complémentaires : auprès de Nicole CARRA, responsable du secrétariat de la direction générale : nicole.carra@bievre-isere.com.
Candidature :
Vous adresserez votre candidature au plus tard le 27 octobre 2023 à recrutement@bievre-isere.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.