assistant(e) de direction - secrétariat général
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038231101253923
Publiée le 14/11/2023
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
100 Allée des Charmilles, Arandon-Passins (Isère)
Poste à pourvoir le
01/01/2024
Date limite de candidature
11/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Rémunération indicative
: traitement indiciaire + RIFSEEP - participation mutuelle et prévoyance - tickets restaurant.
Descriptif de l'emploi
La communauté de communes des Balcons du Dauphiné est une intercommunalité dynamique au service de 47 communes et 78 000 habitants.
Cette jeune collectivité, attachée aux valeurs de solidarité, de respect et d'égalité, dispose d'orientations politiques ambitieuses pour accompagner les transitions tout en garantissant le développement territorial durable grâce à des services publics de qualité et dans un esprit de coopération avec les communes.
L'institution a comme objectifs de renforcer ses capacités managériales et de pilotage des projets, d'élever le degré d'expertise des services et de développer la transversalité.
Elle s'est dotée d'un secrétariat général qui a en charge, par le biais de différentes cellules :
-la structuration de l'assistance du président et de son cabinet, de la direction générale des services, des directions générales adjointes et des directions,
-le développement des process afin de stabiliser l'organisation,
-le pilotage de la questure,
-la structuration du processus décisionnel,
-l'apport des moyens généraux aux services,
-le développement de la relation et du partenariat avec les communes.
Le secrétariat général est placé sous la responsabilité d'une secrétaire générale et est aujourd'hui composé de 11 agents. Pour compléter cette équipe, la communauté de communes recherche un(e) assistant(e) de direction en charge notamment du pôle transition ingénierie.
Poste à pourvoir au 1er janvier 2024 - ouvert aux agents titulaires de la fonction publique ou, à défaut, aux contractuels - Cadre d'emplois des rédacteurs.
Poste à temps complet : 37 heures sur 4,5 jours ou 5 jours, possibilité de télétravail
Conditions de rémunération : traitement indiciaire + RIFSEEP - participation mutuelle et prévoyance - tickets restaurant.
Des renseignements complémentaires peuvent être pris auprès de Claude Orcet, secrétaire générale au 07 72 50 26 92 - claude.orcet@balconsdudauphine.fr
Cette jeune collectivité, attachée aux valeurs de solidarité, de respect et d'égalité, dispose d'orientations politiques ambitieuses pour accompagner les transitions tout en garantissant le développement territorial durable grâce à des services publics de qualité et dans un esprit de coopération avec les communes.
L'institution a comme objectifs de renforcer ses capacités managériales et de pilotage des projets, d'élever le degré d'expertise des services et de développer la transversalité.
Elle s'est dotée d'un secrétariat général qui a en charge, par le biais de différentes cellules :
-la structuration de l'assistance du président et de son cabinet, de la direction générale des services, des directions générales adjointes et des directions,
-le développement des process afin de stabiliser l'organisation,
-le pilotage de la questure,
-la structuration du processus décisionnel,
-l'apport des moyens généraux aux services,
-le développement de la relation et du partenariat avec les communes.
Le secrétariat général est placé sous la responsabilité d'une secrétaire générale et est aujourd'hui composé de 11 agents. Pour compléter cette équipe, la communauté de communes recherche un(e) assistant(e) de direction en charge notamment du pôle transition ingénierie.
Poste à pourvoir au 1er janvier 2024 - ouvert aux agents titulaires de la fonction publique ou, à défaut, aux contractuels - Cadre d'emplois des rédacteurs.
Poste à temps complet : 37 heures sur 4,5 jours ou 5 jours, possibilité de télétravail
Conditions de rémunération : traitement indiciaire + RIFSEEP - participation mutuelle et prévoyance - tickets restaurant.
Des renseignements complémentaires peuvent être pris auprès de Claude Orcet, secrétaire générale au 07 72 50 26 92 - claude.orcet@balconsdudauphine.fr
Missions / conditions d'exercice
Au sein de la cellule méthodes et process, les attendus du poste sont :
réalisation et mise en forme (parfois complexe) de travaux de bureautique
o prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
o rédiger les courriers,
o réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
o préparer des supports,
o organiser le classement et l'archivage des dossiers,
o rédiger des conventions de mise à disposition (bâtiment, matériel et site...)
Suivi des projets et activités de la direction
o intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
o centraliser les engagements du pôle,
o renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
o accompagner la conduite des projets
Accueil téléphonique
o renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
o adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
o recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Organisation et planification des réunions
o rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur,
o organiser des réunions,
o respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
o prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Participation à l'élaboration de process
o élaborer des process,
o rédiger des fiches méthodologiques
Participation à la structuration et au pilotage de projets
o faire des propositions d'amélioration,
o conduire ou accompagner le pilotage de projet
réalisation et mise en forme (parfois complexe) de travaux de bureautique
o prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
o rédiger les courriers,
o réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
o préparer des supports,
o organiser le classement et l'archivage des dossiers,
o rédiger des conventions de mise à disposition (bâtiment, matériel et site...)
Suivi des projets et activités de la direction
o intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
o centraliser les engagements du pôle,
o renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
o accompagner la conduite des projets
Accueil téléphonique
o renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
o adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
o recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Organisation et planification des réunions
o rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur,
o organiser des réunions,
o respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
o prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Participation à l'élaboration de process
o élaborer des process,
o rédiger des fiches méthodologiques
Participation à la structuration et au pilotage de projets
o faire des propositions d'amélioration,
o conduire ou accompagner le pilotage de projet
Profils recherchés
Profil attendu :
Maîtriser l'expression orale et écrite, les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
Maîtriser les techniques d'assistance administrative (prise de note, rédaction de courrier, gestion d'agendas...)
Maîtriser de façon approfondie les outils bureautique (word, excel, power point)
Savoir élaborer et mettre à jour des tableaux de bord
Connaître les techniques et outils de conduite de projet
Connaître l'environnement territorial
Connaître les procédures administratives de la communauté de communes serait un plus.
Savoir être :
Aisance relationnelle
Sens de la hiérarchie
Sens de l'organisation et de la rigueur
Capacité d'initiative et d'autonomie
Respect des règles
Discrétion
Maîtriser l'expression orale et écrite, les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
Maîtriser les techniques d'assistance administrative (prise de note, rédaction de courrier, gestion d'agendas...)
Maîtriser de façon approfondie les outils bureautique (word, excel, power point)
Savoir élaborer et mettre à jour des tableaux de bord
Connaître les techniques et outils de conduite de projet
Connaître l'environnement territorial
Connaître les procédures administratives de la communauté de communes serait un plus.
Savoir être :
Aisance relationnelle
Sens de la hiérarchie
Sens de l'organisation et de la rigueur
Capacité d'initiative et d'autonomie
Respect des règles
Discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0474802330
Informations complémentaires
Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n'hésitez pas à faire parvenir votre candidature (CV et lettre de motivation) à :
Monsieur le Président de la Communauté de Communes des Balcons du Dauphiné
100 allée des charmilles
38510 Arandon-Passins
ou par mail : recrutement@balconsdudauphine.fr
Des renseignements complémentaires peuvent être pris auprès de Claude Orcet, secrétaire générale au 07 72 50 26 92 claude.orcet@balconsdudauphine.fr
Monsieur le Président de la Communauté de Communes des Balcons du Dauphiné
100 allée des charmilles
38510 Arandon-Passins
ou par mail : recrutement@balconsdudauphine.fr
Des renseignements complémentaires peuvent être pris auprès de Claude Orcet, secrétaire générale au 07 72 50 26 92 claude.orcet@balconsdudauphine.fr
Lien de candidature
recrutement@balconsdudauphine.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.