Agent-e d'accueil

Offre n° O038240201349644
Publiée le 13/02/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE DE GRENOBLE
11, boulevard jean pain
38021 Grenoble
La Ville de Grenoble c'est plus d'un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s'inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Grenoble
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
17/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La Direction Relation Citoyenne est le principal point d'entrée des demandes citoyennes dans l'organisation Ville-CCAS. Elle assure une fonction d'accueil et de front office des collectivités, délivre des prestations aux particuliers, aux familles et aux associations et assure des fonctions ressources (accueil et courrier) pour la Ville de Grenoble et le CCAS.
Au sein de cette direction, le Service Accueil des publics est en charge de l'ensemble des fonctions d'accueil généraliste de 1er niveau des deux principaux sites administratifs de la collectivité, le site de l'Hôtel de Ville et le site administratif inter institutionnel (centre communal Camille Claudel) ouvert mi-2021. Le service Accueil des publics s'organise donc autour de 2 unités distinctes :

* L'unité HDV qui est en charge de l'accueil multicanal, première étape de toute prestation de service public - qui comprend l'orientation, l'information, la qualification et l'enregistrement des demandes usagers tous canaux confondus (accueils téléphonique centre d'accueil N° vert Fil de la Ville, physique, électronique/postal) et de la délivrance de prestations simples et rapides (administratives et RH)

* L'unité Claudel qui est en charge de l'accueil commun Ville - CCAS, répondant à la fois aux principes de l'accueil social du CCAS et de l'accueil administratif des services de la Ville de Grenoble. Les missions sont celles d'un accueil social qui intègre l'accueil des personnes bénéficiant d'une domiciliation, l' " aller vers " et l'orientation guidée avec un premier diagnostic de la situation de la personne et d'un accueil généraliste tous publics qui oriente, renseigne, délivre des prestations courtes de type contrôle d'accès.
L'unité Accueil du Centre Communal Camille Claudel est composée de 5 agent-e-s chargé-e-s d'accueil dont un.e agent.e chargé.e du traitement administratif de la domiciliation.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité du responsable de l'équipe d'accueil du Centre communal Claudel, l'agent d'accueil devra effectuer l'accueil multicanal du public sur plusieurs positions de travail.

Activités :
1. Réaliser un accueil multicanal de qualité pour le centre communal Camille Claudel

Assurer un accueil social, RH et généraliste de qualité en " aller vers " pour les usagers, en particulier les usagers bénéficiaires de la domiciliation, les partenaires institutionnels et les agents avec une forte hétérogénéité et vulnérabilité des publics accueillis en utilisant l'outil de gestion de la file d'attente
Analyser les demandes, qualifier les besoins, établir un diagnostic efficace de la demande par la reformulation et orienter et / ou renseigner chaque demande en fonction de son degré d'urgence
Renseigner en premier niveau sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité en utilisant les outils base de connaissance ou intranet
Recevoir, filtrer et orienter les appels extérieurs et réceptionner les appels internes via les logiciels de centre d'appel
Gérer la boîte aux lettres Outlook de l'accueil (ouverture des mails, transferts, réponses...)
Utiliser les outils d'analyse de flux et de statistiques mis en place par le service
Rediriger les usagers via le contrôle d'accès au site et lorsque nécessaire contacter les services
2. Assurer l'accueil de la domiciliation et le traitement annexe de la domiciliation :

Assurer un accueil de qualité par le suivi de la procédure spécifique (une grande partie des personnes accueillies physiquement sur le siège sont des personnes domiciliées)
Expliquer et renseigner sur le dispositif de domiciliation
Traiter administrativement le pré-accueil des demandeurs selon la procédure spécifique, notamment en donnant et planifiant des rendez-vous
Vérifier la numérotation du courrier des domiciliés
Distribuer le courrier et les colis
Enregistrer les procurations, les transferts d'adresse, les fins de domiciliations à la demande des structures ou des intéressés-es, supprimer les pochettes des boites aux lettres clôturées.
3. Participer aux missions transversales du Service et à la vie de l'unité :

Gérer l'ouverture et la fermeture des portes du centre communal Camille Claudel au public selon les horaires impartis
Assurer la réservation de la boucle à induction magnétique et des salles de réunion et formation (040 et 045) via le logiciel EasyRequest et des box d'accueil via l'outil de gestion de la file d'attente (MediaAccueil)
Assurer la bonne présentation de la documentation en libre service, l'affichage ponctuel, la tenue générale des espaces d'accueil (espaces d'attente, bureau d'accueil inter-niveau, kiosques d'accueil)
Le cas échéant, diffuser les informations transmises par les services ou partenaires à l'équipe ou à l'encadrant
Profils recherchés
Forte appétence pour le travail en équipe
Bonne capacité d'adaptation , d'initiative, agilité
Capacité à faire appel immédiatement à l'encadrement lorsque nécessaire
Capacité à gérer les priorités et à la réactivité
Autonomie et sens de l'organisation, rigueur et méthode
Bonne capacité à nouer une relation de proximité, disponibilité vis-à-vis des usagers
Sens de l'observation et pratique de l'écoute active
Présentéisme, ponctualité, rigueur, amabilité, patience, sens de l'écoute, diplomatie : Maîtrise
Discrétion et secret professionnel
Bonne connaissance des outils informatiques
Connaissances des techniques de questionnement et de reformulation
Connaissance des règles d'orthographe et de grammaire
Connaissance des outils et des acteurs de l'action sociale
Connaissance globale de la domiciliation
Connaissance des missions de la collectivité locale et services municipaux
Pratique d'une langue étrangère nécessaire (anglais, arabe, italien, espagnol)

Contact

Lien de candidature
Informations complémentaires
Contact permanents avec le public
Travail en équipe
Congés à prendre en concertation avec le reste de l'équipe
Horaires d'ouverture du site 8h30-12h00/13h30-17h00 (4 jours sur 5) 8h30-16h (le lundi en journée continue)
Rotation des agents sur les différents postes et canaux de la relation usagers (accueil physique, téléphonique, back-office)
Avantages : Plan de déplacement (participation employeur à l'abonnement transport en commun) et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, comité des œuvres sociales, CESU, accès à un self municipal
Logiciels métiers : Outil de relation usager (Publik ou Idylle) ; Centre d'accueil téléphonique Cisco Finesse ; Logiciel de domiciliation (Onyx) ; gestion file d'attente (MediaAccueil)
25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)

Accès au restaurant municipal
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (ou autres services publics de location de vélos). Cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, en fonction du nombre de jours d'utilisation du moyen de transport.
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
Prime fin d'année (13ème mois proratisée au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.