La Direction Générale des Services veille à ce que l’ensemble des missions incombant à la collectivité soient réalisées avec efficience et dans le respect de la réglementation, elle pilote l’ensemble des services municipaux.

L’assistant de direction contribue au fonctionnement de la Direction Générale des Services en particulier :
- En assurant le secrétariat du service et en participant à l’établissement et au suivi de divers dossiers.
- En veillant au respect des procédures internes et en s’assurant en permanence de leur conformité réglementaire
- En assistant la DGS pour la gestion du courrier et de la messagerie, des instances municipales et administratives.
- En venant en appui administratif des services RH et Finances

Instances municipales et administratives :
- Veille du respect du cadre réglementaire des instances et à ses évolutions
- Préparation des dossiers avec la DGS et les responsables de services.
- Organisation et suivi des calendriers en lien avec l’ensemble des acteurs
- Convocation, note de synthèse et pièces jointes.
- Rédaction du PV et des délibérations avec transmission au contrôle de légalité et publication des actes.
- Tenu des registres des délibérations et des arrêtés

Gestion des courriers et e-mails entrant :
- Tri du courrier services généraux et cabinet du maire, traité séparément.
- Ouverture, datage, tri par service, diffusion après lecture par DGS.
- Enregistrement de la correspondance et suivi des réponses.
- Diffusion des e-mails vers les services concernés

Correspondance du service :
- Réponses aux courriers rédigées seule ou par la DGS.
- Réponses aux demandes d’occupation du domaine public.
- Mise à la signature du maire, envoi, diffusion aux services pour information le cas échéant et classement.

Gestion des parapheurs internes :
- Réception des parapheurs de l’ensemble des services de la collectivité
- Prise de note d’éventuels compléments d’information à destination de la DGS ou de M. le Maire
- Gestion du circuit de validation et restitution aux services

Marché forain et Vogue :
- Interlocutrice du prestataire qui assure la gestion du marché et de la Vogue (placement et encaissement) et des commerçants forains sur l’aspect administratif.
- Assiste l’adjoint délégué dans la préparation et le suivi des travaux du comité technique des marchés forains : convocations, comptes rendus, suivi des actions …
- Réponse aux demandes exceptionnelles d’emplacement sur le marché sollicitées principalement par les associations locales.

Assurances :
- Suivi des sinistres RC et défense-recours : déclaration et suivi du dossier jusqu’à sa clôture.
- Etablissement et mise à jour du tableau de suivi des sinistres en RC
- Mise à jour annuelle du patrimoine bâti.
- Suivi du budget assurance (hors personnel).
- Participation à l’établissement du cahier des charges et du DCE en lien avec la DGS, le service commande publique, le service maintenance et l’AMO pour la consultation périodique (tous les 4 ans) des assureurs.

Gestion de l’archivage de la collectivité :
- Suivi et accompagnement des services dans leur procédure d’archivage
- Gestion des bordereaux de versement et de destruction
- Interlocuteur privilégié de l’archiviste du CDG et du service des archives départementales

Fournitures administratives :
- Elaboration et suivi de l’exécution du marché de fournitures administratives dans le respect de la réglementation, avec l’appui du service Commande Publique
- Réalisation des bons de commandes pour les fournitures administratives (stylos, cahiers, enveloppes, papiers…) pour l’ensemble de l’administration.
- Suivi des consommations
- Gestion du stock pour le 1er étage de l’Hôtel de Ville

Appui administratif au service des Ressources Humaines
- Suivi des dossiers du Comité des Œuvres Sociales (COS)
- Inscriptions aux formations sur la plateforme CNFPT
- Réception et suivi des candidatures spontanées
- Réception et suivi des demandes de stage
- Suivi des médailles d’honneur Régionales, Départementales et Communales
- Assistance administrative (courrier, saisie, classement…) pour le service

Appui administratif au service Finances
- Réalisation de tâches ponctuelles en cas de pic d’activité
- Suivi administratif des conventions avec les associations
- Gestion des envois de courriers en nombre
- Assistance administrative (courrier, saisie, classement…) pour le service

Savoirs : formations et qualifications
- Bonne culture générale et connaissance du français
- Connaissances en droit public : organisation administrative
- Organisation de la collectivité
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Missions du service
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités
- Connaissances informatiques
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte rendu, du procès-verbal
- Règles d’archivage d’une collectivité territoriale

Savoir-faire : compétences professionnelles et techniques
- Connaissance des techniques de rédaction administrative.
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Connaissance des logiciels bureautique, messagerie électronique et internet
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Accueil téléphonique et physique de la Direction Générale
- Renseigner les interlocuteurs et orienter si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS ou l'adjoint
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Savoir être : comportements, qualités relationnelles
- Être accueillante, donner une bonne image de la collectivité et du service
- Sens du dialogue, être à l’écoute
- Être rapide, discrète
- Savoir communiquer
- Disposer d'un sens de l'organisation, être autonome