secrétaire de direction
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Offre n° O038240315000392
Publiée le 15/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Nichée au cœur des montagnes, Grenoble est une ville dynamique et une terre d’engagement, réputée pour son esprit d’innovation, sa qualité de vie et son patrimoine culturel. Avec ses parcs verdoyants, son cœur de ville chaleureux et ses sommets enneigés à proximité, Grenoble offre un cadre de vie exceptionnel, propice à l'épanouissement personnel et professionnel. Que vous soyez passionné-e par les sports de montagne, l'art et la culture, ou simplement en quête d’une vie urbaine et citoyenne animée, Grenoble a tout pour vous séduire.
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11, boulevard jean pain, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
15/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du responsable de l'unité administration générale du musée, l'agent chargé du secrétariat de la Direction, assiste le directeur dans le traitement et la circulation de l'information (écrite et orale) et veille à l'optimisation du temps du directeur. Il assiste également le responsable d'unité administration générale dans ses missions de gestion des ressources humaines et de gestion de la commande publique.
Missions / conditions d'exercice
1. Assistant direction
* Gestion de l'agenda du directeur :
* Prendre les rendez-vous pour le directeur et identifier les urgences.
* Mettre à jour régulièrement son planning et rappeler les échéances importantes.
* Organiser les déplacements du directeur et des membres de la Direction.
* Assurer le suivi des ordres de mission et des frais de déplacement du musée.
* Traitement de l'information :
* Saisir et valoriser tout type de documents (WORD, EXCEL, POWER POINT) en veillant au respect de la charte courrier.
* Rédiger des comptes rendus de réunions et des courriers à partir d'éléments fournis par le directeur
* Organiser et assurer le classement papier et informatique.
* Archiver les documents selon les procédures définies.
* Gestion de dossier spécifique :
* Rechercher et synthétiser des informations en vue de la constitution de dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier (FRAM, FRAR...).
* Participer à la conception de tableaux de bord, les mettre à jour et alerter en cas de besoin.
* Faire des extractions pour synthèse.
* Être force de proposition pour la création d'outils de suivi.
* Accueil:
* Assurer l'accueil téléphonique pour la Direction, donner le premier niveau de réponse et s'assurer de la bonne compréhension de la demande.
* Transmettre ou filtrer les communications téléphoniques et gérer les messages.
* Assurer l'accueil physique des personnes venant rencontrer la Direction.
* Assurer une permanence avec l'ensemble des secrétaires du service lors d'absences.
* Organisation de réunions ou événements divers:
* Planifier les réunions, identifier et préparer les informations et pièces nécessaires à leur tenue.
* Proposer et mettre en œuvre l'organisation logistique (réserver la salle, préparer le matériel et s'assurer de son bon fonctionnement ...).
2.Assistant en ressources humaines
* Collecter les demandes de renseignement et orienter le personnel du musée vers les interlocuteurs concernés.
* Tenir à jour les dossiers administratifs des agents.
* Être référent pour le musée en qualité de gestionnaire du logiciel Octime.
* Assurer la préparation et la saisie des éléments variables de paie du personnel :
* Centraliser les documents nécessaires (états d'heures, états des présences, relevés d'heures supplémentaires) et consolider l'ensemble des éléments de paie dans des tableaux préparatoires.
* Saisir les éléments de paie dans le logiciel dédié et transmettre à la Direction des Ressources Humaines les documents établis.
3.Assistant en commande publique
* Vous savez vous adapter aux nécessités du service.
* Accompagner les prescripteurs dans la préparation des dossiers de passation des marchés < 40 000 euro; HT gérés en autonomie par le service.
* Assurer le suivi des documents dans les circuits de signature des pièces du marché
* Participer à la mise en place de l'archivage des documents au sein du service aussi bien dans une version papier que numérique
* Être force de proposition pour la création d'outils de suivi.
* Gestion de l'agenda du directeur :
* Prendre les rendez-vous pour le directeur et identifier les urgences.
* Mettre à jour régulièrement son planning et rappeler les échéances importantes.
* Organiser les déplacements du directeur et des membres de la Direction.
* Assurer le suivi des ordres de mission et des frais de déplacement du musée.
* Traitement de l'information :
* Saisir et valoriser tout type de documents (WORD, EXCEL, POWER POINT) en veillant au respect de la charte courrier.
* Rédiger des comptes rendus de réunions et des courriers à partir d'éléments fournis par le directeur
* Organiser et assurer le classement papier et informatique.
* Archiver les documents selon les procédures définies.
* Gestion de dossier spécifique :
* Rechercher et synthétiser des informations en vue de la constitution de dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier (FRAM, FRAR...).
* Participer à la conception de tableaux de bord, les mettre à jour et alerter en cas de besoin.
* Faire des extractions pour synthèse.
* Être force de proposition pour la création d'outils de suivi.
* Accueil:
* Assurer l'accueil téléphonique pour la Direction, donner le premier niveau de réponse et s'assurer de la bonne compréhension de la demande.
* Transmettre ou filtrer les communications téléphoniques et gérer les messages.
* Assurer l'accueil physique des personnes venant rencontrer la Direction.
* Assurer une permanence avec l'ensemble des secrétaires du service lors d'absences.
* Organisation de réunions ou événements divers:
* Planifier les réunions, identifier et préparer les informations et pièces nécessaires à leur tenue.
* Proposer et mettre en œuvre l'organisation logistique (réserver la salle, préparer le matériel et s'assurer de son bon fonctionnement ...).
2.Assistant en ressources humaines
* Collecter les demandes de renseignement et orienter le personnel du musée vers les interlocuteurs concernés.
* Tenir à jour les dossiers administratifs des agents.
* Être référent pour le musée en qualité de gestionnaire du logiciel Octime.
* Assurer la préparation et la saisie des éléments variables de paie du personnel :
* Centraliser les documents nécessaires (états d'heures, états des présences, relevés d'heures supplémentaires) et consolider l'ensemble des éléments de paie dans des tableaux préparatoires.
* Saisir les éléments de paie dans le logiciel dédié et transmettre à la Direction des Ressources Humaines les documents établis.
3.Assistant en commande publique
* Vous savez vous adapter aux nécessités du service.
* Accompagner les prescripteurs dans la préparation des dossiers de passation des marchés < 40 000 euro; HT gérés en autonomie par le service.
* Assurer le suivi des documents dans les circuits de signature des pièces du marché
* Participer à la mise en place de l'archivage des documents au sein du service aussi bien dans une version papier que numérique
* Être force de proposition pour la création d'outils de suivi.
Profils recherchés
Savoir faire
* Vous avez des compétences rédactionnelles et une bonne expression orale
* Vous avez assuré des fonctions similaires dans votre parcours professionnel
* Vous disposez d'une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
* Vous maîtrisez l'outil informatique et vous connaissez des logiciels de bureautique.
Savoir être
* Vous faites preuve de polyvalence, de rigueur et de discrétion.
* Vous êtes doté de très bonnes qualités relationnelles et d'un grand sens de l'écoute.
* Vous avez le sens du travail en équipe, de l'entraide et de la coopération.
* Vous avez de bonnes capacités d'organisation et le sens de l'initiative.
* Vous savez vous adapter aux nécessités du service.
* Vous avez des compétences rédactionnelles et une bonne expression orale
* Vous avez assuré des fonctions similaires dans votre parcours professionnel
* Vous disposez d'une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
* Vous maîtrisez l'outil informatique et vous connaissez des logiciels de bureautique.
Savoir être
* Vous faites preuve de polyvalence, de rigueur et de discrétion.
* Vous êtes doté de très bonnes qualités relationnelles et d'un grand sens de l'écoute.
* Vous avez le sens du travail en équipe, de l'entraide et de la coopération.
* Vous avez de bonnes capacités d'organisation et le sens de l'initiative.
* Vous savez vous adapter aux nécessités du service.
Contact et modalités de candidature
Contact
0476763636
Informations complémentaires
* Temps de travail (modalité, rythme et contrainte): temps complet
* Télétravail (si oui indiquez le nombre de jours): de manière ponctuelle
* Déplacement: (si oui indiquez les modalités) : non
* 25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
* Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
* Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
* Accès au restaurant municipal
* Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (ou autres services publics de location de vélos). Cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, en fonction du nombre de jours d'utilisation du moyen de transport.
* Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
- Prime fin d'année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
* Télétravail (si oui indiquez le nombre de jours): de manière ponctuelle
* Déplacement: (si oui indiquez les modalités) : non
* 25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
* Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
* Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
* Accès au restaurant municipal
* Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (ou autres services publics de location de vélos). Cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, en fonction du nombre de jours d'utilisation du moyen de transport.
* Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
- Prime fin d'année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.