La ville de Meylan offre à ses 19 000 habitants et 12 000 personnes travaillant sur la commune un cadre de vie très agréable apprécié par tous. Meylan se veut être une référence de « ville parc » au niveau de la Métropole. L’équipe municipale en place s’est engagée dans un vaste plan de mandat intégrant les nécessaires transitions écologique et énergétique.

Au sein du Département Technique, vous serez positionné en tant que chef du service d’Appui à l’administration.

Le Département Technique est constitué de 6 services (160 d’agents) :

Le service d’appui à l’administration – S2A – est rattaché au Département technique.

Le service est chargé, dans son périmètre pour le département technique et en lien avec les services centralisés, des fonctions supports (financières, commande publique, assistance administrative), pour le compte des services opérationnels (transition écologique Maintenance du Patrimoine Communal, Aménagement urbain et foncier, Aménagement espace public, Construction Durable

En appui aux services opérationnels, il est notamment chargé de :
- L’exécution des budgets en fonctionnement et investissements (bons de commandes, gestion de la facturation,…)
- d’assurer l'exécution de tous les marchés publics et le lien avec le service commande publique
- de piloter et garantir la fiabilité et l’efficacité de l’activité budgétaire et comptable, en dépense et en recette, et de coordonner la prospective financière sur les thématiques du département
- de participer à la sécurisation des actes administratifs.

Ce S2A est constitué de 6 agents (hors stagiaires ou apprentis)

Le/a chef.fe de service participe aux missions du département et s’inscrit dans une démarche de consolidation des missions du département :
- Assurer une fonction d’appui en tant que service ressources, auprès des services rattachés au département technique.
- Développer et promouvoir une culture de gestion auprès des équipes
- S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue et de modernisation des fonctions ressources : améliorer la qualité budgétaire et comptable et l’efficacité des procédures, améliorer le processus de préparation budgétaire, contribuer aux projets et chantiers de réorganisation et de modernisation des fonctions ressources (commande publique …)

FINALITES DU POSTE
 Structurer l’organisation et manager l’équipe du service administratif et budgétaire
 Garantir une gestion administrative et financière sécurisée des activités du département en organisant de façon optimisée l’articulation entre les équipes administrative et opérationnelles
 Garantir la sécurité des activités, notamment dans le domaine de la commande publique
 Veiller à la qualité et à la réactivité de l’exécution comptable, en dépenses et en recettes
 Mettre en place des outils de pilotage (tableaux de bord, suivi d’échéancier pour les recettes, les marchés publics,), des indicateurs de suivi d’activité et des procédures
 Contribuer à la mise en œuvre d’une démarche d’amélioration continue


Activité 1 : Assurer le management de l’équipe
- Assurer le management hiérarchique de l’équipe (congés, entretien annuels, …)
- Participer à l’équipe du département
- Structurer l’organisation du service et répartir la charge de travail entre les agents
- Animer le collectif de travail (réunion de service…)
- Optimiser les process de travail, rechercher les synergies, et accompagner les agents aux évolutions de l’organisation le cas échéant
- S’assurer de la continuité de service en cas d’absence
Activité 2 : Réaliser de façon réactive et sécurisée, l’activité administrative et financière du département
Assurer un rôle de soutien auprès des services opérationnels sur les questions administratives, RH, financières, commande publique
- Garantir la bonne exécution des procédures mises en place par le département ressources (finances, RH, affaires juridiques et commande publique…) ou définies à l’échelle du département
- Mettre en place des procédures internes au service le cas échéant
Volet RH :
- Assurer le rôle de relais RH à l’échelle du département, courroie de transmission entre le service RH et les services du département.
Volet finances :
- Coordonner l’élaboration des propositions budgétaires en lien avec les responsables de service dans le cadre de la préparation du BP, DM, PPF / PPI (réunions de cadrage, réalisation de prévisions, notes, saisie dans les outils de gestion financière…)
- Coordonner l’exécution financière en dépenses (bons de commande, marchés, conventions, subventions....) et en recettes
Volet Commande Publique / juridique :
- Garantir l’exécution et la réactualisation des marchés et des conventions, identifier les procédures de passation à lancer
- Assurer un appui au service commande publique lors de la passation des marchés publics
- Sécuriser et viser les actes produits par les agents du SAB (délibérations, décisions, arrêtés..) en veillant à leur faisabilité financière et administrative, et à la conformité réglementaire, juridique. Rédiger les actes en suppléance si besoin.

Activité 3 : Mettre en place des outils de gestion et pilotage et assurer le pilotage de la qualité des processus
- Réaliser le suivi budgétaire consolidé du département
- Mettre en place des outils de pilotage des budgets des services, et apporter une vision consolidée des dépenses et recettes des services du département
- Mettre en place des outils d’alerte sur le suivi des marchés publics
- Accompagner les services à la mise en place d’outils de suivi d’activité (indicateurs, tableaux de bords…)
- D’une manière générale contribuer aux démarches qualité et de contrôle de gestion, et au développement des outils et procédures associés
- Prendre en charge des dossiers spécifiques, projets de changement, thématiques ou transversaux au sein de la direction
Activité 4 : Assurer l’assistance administrative générale du département et l’appui étroit au directeur du département

Activité 5 : Participer à la vie de la collectivité en tant que cadre
- participer aux différentes instances de la commune (CODEP, COSER),
- Etre relais de l’information de la collectivité auprès du SAB,
- Contribuer à la déclinaison des objectifs
- Participer à des projets transversaux
- Contribuer à des groupes de travail thématiques…

Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Formation en droit administratif et finances publiques, compétences avérées en encadrement et coordination d’activité et services ressources.

SAVOIRS :
- Connaissance de l’environnement de la fonction publique territoriale et le fonctionnement des collectivités
- Connaissance des finances publiques et contrôle de gestion (budget, compta, marchés publics…)
- Connaissance de la GRH
- Connaissance des aspects juridiques des collectivités notamment les actes
- Connaissance du cadre règlementaire des services opérationnels du département Technique
SAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS :
- Management d’équipe
- Maitrise des règles budgétaires et comptables des collectivités
- Maitrise des règles applicables aux actes et contrats publics
- Maîtrise des outils informatiques bureautiques (pack office)
- Bon niveau rédactionnel
SAVOIR-ETRE ET COMPETENCES RELATIONNELLES :
- Sens du collectif et de l’intérêt général
- Autonomie, capacité à alerter et à rendre compte
- Etre force de proposition
- Organisation, réactivité, rigueur et méthode
- Respect de la confidentialité
- Disponibilité et écoute
- Exemplarité