Sous l'autorité du Maire, de l'élue au Personnel et de la Responsable du Service, l'agent :
- assure les activités liées à l'accueil physique et téléphonique du public
- gestion de l'agenda de Madame le Maire
- vient en support de la Responsable de Service sur tous les sujets qui le nécessitent
- gestion des commandes courantes
- gestion des courriers entrants / sortants et réponses aux courriers/courriels
- toutes autres activités administratives au besoin et en support de l'équipe administrative.

o Poste à 100%
o Horaires réguliers
o Travail en équipe pluridisciplinaire

Missions principales du poste :

1.1 Accueillir et renseigner le public pour toute demande :
o d'état civil : mariage, reconnaissance, décès, naissance, parrainage, concubinage, PACS
o de documents officiels : inscription sur liste électorale, sortie de territoire, recensement militaire, dossier " étrangers ", demande de buvette, APA, ....
o De toutes types de demandes

1.2 Gérer l'agenda de Madame le Maire
o Prise de RDV
o Réservation hôtels/restaurants
o Réservation billets train/avion
o Organisation de réunions et réservation de salles

1.3 Venir en soutien de la Responsable de service sur les dossiers qui le nécessitent (par ex. maintenance et sécurité des bâtiments et du personnel, PCS, CCAS, planning d'absences du personnel, affichages divers, gestion administratives diverses, courriers, etc.)

1.4 Gérer les commandes courantes
Fournitures administratives, périscolaires, cantine
Dossiers divers de recherches de prestataires et fournitures

1.5 Doublon de gestion des clés électroniques des bâtiments et les réservations de salles par les particuliers
o Assurer la traçabilité des clés confiées mettre à jour en fonction des demandes

1.6 Répondre aux courriers et courriels à la demande de Madame le Maire, des élus ou de la Responsable de Service, gestion des courriers entrants-sortants

1.7 Participer à toutes autres activités administratives au besoin et en support de l'équipe administrative

1.8 Participer activement aux grands projets, aux prospectives

Savoir :
o Connaissance de la collectivité, connaissance générale du service public, du fonctionnement d'un standard téléphonique
o Bonne connaissance des outils de bureautique (Pack Microsoft Office, Berger Levrault)

Savoir-faire :
o Répondre aux demandes des usagers (orienter, réorienter, proposer un délai de réponse, rechercher les informations, les traiter et les synthétiser, alerter sa hiérarchie sur les difficultés, dysfonctionnements ou questionnements récurrents, ...)
o Organiser le poste de travail : capitaliser les informations sur des documents formalisés et communs à l'équipe ou au service, les partager avec ses collègues, diffuser efficacement l'information, gérer les priorités
o Qualités rédactionnelles (capacité d'analyse, traitement de l'information)

Savoir-être :
o Courtois(e), patient(e), adaptabilité et écoute
o Autonomie, rigueur, organisation
o Réactivité, curiosité, créativité
o Force de proposition / prise d'initiative
o Respect du devoir de réserve et de la confidentialité
o Neutre et ou modéré dans l'expression des opinions personnelles de sorte à ne point influencer ni l'administré ni le bon fonctionnement du service public
o Excellent esprit d'équipe, bon relationnel, sens de l'accueil et de la communication
o Ponctualité et disponibilité