Agent-e d’accueil généraliste
Offre n° O038240405000247
Publiée le 08/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Ville de Grenoble c'est plus d'un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s'inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Grenoble
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
07/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Le service Accueils des publics est en charge de l'ensemble des fonctions d'accueil généraliste de premier niveau : accueil des usager·ère·s, tous publics et tous canaux (physique, téléphonique, courrier, mail). Il s'organise sous l'autorité du responsable de service autour de 2 unités sur les sites de l'Hôtel de Ville - HDV (hall Public/Hall Protocolaire) et du Centre communal Camille Claudel.
Placé·e sous l'autorité du responsable de l'unité HDV et au sein d'une équipe composée de 17 agent·e·s, le·la chargé·e d'accueil devra assurer les activités d'accueil, d'orientation, d'information du public y compris la délivrance de prestations simples et rapides (administratives et Ressources Humaines), la qualification et l'enregistrement de la demande usagers de la collectivité. Face aux évolutions de la société ainsi qu'aux évolutions techniques, les missions de l'équipe d'accueil sont susceptibles de se transformer.
Placé·e sous l'autorité du responsable de l'unité HDV et au sein d'une équipe composée de 17 agent·e·s, le·la chargé·e d'accueil devra assurer les activités d'accueil, d'orientation, d'information du public y compris la délivrance de prestations simples et rapides (administratives et Ressources Humaines), la qualification et l'enregistrement de la demande usagers de la collectivité. Face aux évolutions de la société ainsi qu'aux évolutions techniques, les missions de l'équipe d'accueil sont susceptibles de se transformer.
Missions / conditions d'exercice
* Activités Front Office (contact direct avec le public en accueil physique et téléphonique) :
- Gestion de la demande usager (au téléphone et en physique) :
- Orientation/Mise en relation avec élu·e·s, services experts ou organismes compétents
- Renseignement 1er niveau (tous canaux d'entrée)
- Enregistrement et qualification de la demande dans applis métiers (suivi de la demande usager, gestion de la file d'attente, Fil de la Ville)
- Informations sur le suivi de la demande
- Délivrance de prestations courtes (prestations des Services de la Relation aux Usagers et Ressources Humaines) à l'accueil physique
- Prise de rendez-vous pour les démarches administratives
- Informations, vérification de la complétude des dossiers, retrait de documents,
- Réception et remise de documents
- " Aller vers " : accueil personnalisé :
* Accompagnement aux démarches, utilisation de la borne à tickets rdv et orientation
* Soutien à l'utilisation des outils numériques et matériel mis à disposition du public (copieurs, photomatons, boucles à induction magnétique).
* Activités Back Office (sans contact direct avec le public) :
- Affectation et qualification des demandes usagers courrier/mail dans l'application métier Idylle
- Réponse de 1er niveau : envoi de fiches de renseignement Base de Connaissances
- Tenue de la boite courriel du service
* Missions secondaires :
- Gestion des prêts de matériel (boucle à induction magnétique, ordinateurs portables)
- Mise à jour de l'annuaire
- Veille à la tenue générale des espaces d'accueil (bureaux banalisés/hall public/hall d'honneur/parvis)
- Documentation : gestion documents en libre-service
- Réception des objets trouvés et remise de courrier en main propre
- Visites guidées Hôtel de Ville (ponctuellement et sur la base du volontariat).
- Gestion de la demande usager (au téléphone et en physique) :
- Orientation/Mise en relation avec élu·e·s, services experts ou organismes compétents
- Renseignement 1er niveau (tous canaux d'entrée)
- Enregistrement et qualification de la demande dans applis métiers (suivi de la demande usager, gestion de la file d'attente, Fil de la Ville)
- Informations sur le suivi de la demande
- Délivrance de prestations courtes (prestations des Services de la Relation aux Usagers et Ressources Humaines) à l'accueil physique
- Prise de rendez-vous pour les démarches administratives
- Informations, vérification de la complétude des dossiers, retrait de documents,
- Réception et remise de documents
- " Aller vers " : accueil personnalisé :
* Accompagnement aux démarches, utilisation de la borne à tickets rdv et orientation
* Soutien à l'utilisation des outils numériques et matériel mis à disposition du public (copieurs, photomatons, boucles à induction magnétique).
* Activités Back Office (sans contact direct avec le public) :
- Affectation et qualification des demandes usagers courrier/mail dans l'application métier Idylle
- Réponse de 1er niveau : envoi de fiches de renseignement Base de Connaissances
- Tenue de la boite courriel du service
* Missions secondaires :
- Gestion des prêts de matériel (boucle à induction magnétique, ordinateurs portables)
- Mise à jour de l'annuaire
- Veille à la tenue générale des espaces d'accueil (bureaux banalisés/hall public/hall d'honneur/parvis)
- Documentation : gestion documents en libre-service
- Réception des objets trouvés et remise de courrier en main propre
- Visites guidées Hôtel de Ville (ponctuellement et sur la base du volontariat).
Profils recherchés
* Qualités d'écoute et aisance relationnelle, courtoisie et diplomatie, rigueur et discrétion
* Sens du service public indispensable, esprit d'équipe nécessaire
* Souplesse et adaptabilité (curiosité intellectuelle et volonté d'apprendre)
* Ponctualité exigée (souplesse d'emploi du temps souhaitée)
* Savoir nouer une relation de proximité et de confiance avec l'usager (" l'aller vers ")
* Faculté de résistance à une activité soutenue et répétitive
* Confidentialité exigée sur les dossiers portés à connaissance
* Bonne connaissance des missions de la collectivité locale et services municipaux
* Sens du service public indispensable, esprit d'équipe nécessaire
* Souplesse et adaptabilité (curiosité intellectuelle et volonté d'apprendre)
* Ponctualité exigée (souplesse d'emploi du temps souhaitée)
* Savoir nouer une relation de proximité et de confiance avec l'usager (" l'aller vers ")
* Faculté de résistance à une activité soutenue et répétitive
* Confidentialité exigée sur les dossiers portés à connaissance
* Bonne connaissance des missions de la collectivité locale et services municipaux
Contact
Contact
0476763636
Lien de candidature
Informations complémentaires
* Poste à temps plein basé au Rez-de-chaussée de l'Hôtel de Ville au sein d'une équipe de 17 agent.e.s
* Horaires sur 4,5 jours : du lundi au vendredi (par roulement tous les trimestres), permanences à 8h et à 18h, par roulement, possibilité d'une demi journée de télétravail (sur accord du responsable)
* En cas d'absence d'agents, les horaires sont adaptés.
* Avantages : Plan de déplacement (participation à l'abonnement transport en commun) et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, comité des œuvres sociales, CESU
* Équipements : poste de travail non fixe, par roulement ; ordinateur portable pour télétravail
* Logiciels métiers : Outil de relation usager (Publik ou Idylle) ; Centre d'accueil téléphonique Cisco Finesse ; Logiciel d'état civil (Siècle) ; attestation d'accueil (Pacni) ; gestion file d'attente (MediaAccueil)
* Horaires sur 4,5 jours : du lundi au vendredi (par roulement tous les trimestres), permanences à 8h et à 18h, par roulement, possibilité d'une demi journée de télétravail (sur accord du responsable)
* En cas d'absence d'agents, les horaires sont adaptés.
* Avantages : Plan de déplacement (participation à l'abonnement transport en commun) et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, comité des œuvres sociales, CESU
* Équipements : poste de travail non fixe, par roulement ; ordinateur portable pour télétravail
* Logiciels métiers : Outil de relation usager (Publik ou Idylle) ; Centre d'accueil téléphonique Cisco Finesse ; Logiciel d'état civil (Siècle) ; attestation d'accueil (Pacni) ; gestion file d'attente (MediaAccueil)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.