- Accueil physique et téléphonique du public
- Réception, traitement et diffusion de l’information
- Gestion administrative des accueils périscolaires (bus – garderie – cantine) en binôme
- Gestion de la régie des salles communales
- Gestion de l’évènementiel sur la commune et de la vie associative
- Gestion de la facturation de l’eau potable
- Gestion des assurances
- Gestion administrative des dossiers relatifs aux animaux
- Participation à la rédaction du journal communal

Activités et tâches principales du poste :
Accueil :
- Réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels
- Renseignements divers du public et affichage d’informations

Réception, traitement et diffusion de l’information :
- Réception, enregistrement et expédition du courrier/courriel
- Diffusion de l’information en général (revue de presse, impression journal communal)
- Rédaction d’articles dans le journal municipal, impression des exemplaires à distribuer

Pôle accueils périscolaires
Gestion des pré-inscriptions/inscriptions
- Mettre à jour et distribuer les nouveaux documents pour l’année suivante aux familles
- Créer les identifiants de connexion Issila des nouvelles familles inscrites
- Réceptionner les documents obligatoires (notification CAF, assurance, papillon RI signé, fiche sanitaire)
- Valider les pré-inscriptions
Gestion des réservations au quotidien
- Réceptionner les réservations mail et les inscrire dans le logiciel
- Vérifier les mails pour les modifications
- Editer les listes de présence et les transmettre aux prestataires et aux accompagnatrices
- Transmettre les effectifs au prestataire cantine

Facturation : transmettre et vérifier les effectifs avec l’agent comptable à chaque fin de mois

Pôle « gestion de l’évènementiel communal »
• Gestion de la régie des salles communales
- Elaboration, suivi et mise à jour du règlement d’utilisation des salles communales
- Réception et traitement des demandes de location
- Elaboration du planning de location
- Rédaction des contrats/conventions d’utilisation
- Gestion des cautions et du paiement des locataires
- Réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie
- Remise des clés
- Suivi et transmission de la régie sur le compte DFT de la commune
- Gestion du matériel à disposition
• Gestion de l’évènementiel sur la commune :
- Organisation et préparation des cérémonies officielles et vœux
- Gestion des demandes d’installations temporaires (cirques, camions outillage, fleuriste…)
- Coordination et gestion logistique des évènements sur la commune
- Délivrance des autorisations d’afficher et suivi du retrait des affichages après la tenue des évènements
- Gestion du planning d’affichage du rond-point du terril
- Partenaire privilégié des associations avec l’élu référent
- Gestion logistique du matériel communal (coordination des demandes de prêts de tables et chaise, matériels divers…)

Pôle administratif
• Gestion des assurances
- Réalisation des déclarations auprès de l’assureur sur tous types de sinistre (travaux, véhicules, bâtiments…)
- Suivi du dossier jusqu’au remboursement
- Transmission des dossiers à l’agent comptable pour l’exécution financière
• Gestion administrative des dossiers relatifs aux animaux
- Enregistrement et suivi des chiens dangereux
- Elaboration, suivi et mise à jour de la convention avec la SPA pour le ramassage des animaux errants et avec l’entreprise en charge de la dératisation dans les bâtiments communaux.
• Remplacement ponctuel de l’agent en charge de l’état civil/urbanisme :
- Réception des déclarations et délivrance des actes d’état civil, recensement militaire
- Délivrance d'autorisations de fermeture de cercueils
- Accueil, information et conseil des pétitionnaires et du public

Pôle eau potable
• Gestion de la facturation de l’eau potable
- Gestion de la télérelève des compteurs avec le SIAJ et service technique communal
- Saisie de l’ensemble des données dans le logiciel de facturation
- Suivi régulier des mouvements de population et saisie des régulations si nécessaires
- Edition des factures, émission des rôles et vérification auprès de la Trésorerie publique
- Accueil et conseil des usagers
- Gestion des contestations
- Gestion des annulatifs et des effacements de dettes
- Suivi du recouvrement des titres en lien avec la trésorerie
- Gestion des locations de compteurs

Interlocuteurs
Maire
DGS
Adjoint chargé de la salle des fêtes
Adjoint chargé de la culture et de la vie associative
Agent comptable
Agent chargé état civil/urba
Responsable des services techniques
Agent d’entretien de la salle des fêtes

Relations externes :
Population/associations
Associations locales
Trésorerie publique
Agents du SIAJ

Positionnement hiérarchique :
Secrétaire général
Assistant administratif chargé d’accueil

Exigences requises :
Formations et qualifications requises :
Niveau Bac – CAP/BEP secrétariat
Qualités relationnelles

Cadre statutaire :
- Catégorie (s) : C
- Filière (s) : administrative
- Cadre(s) d’emplois : adjoint administratif territorial


Moyens du poste :
- Ordinateur, imprimante, copieur, scanner, fax, téléphone, Internet et messagerie électronique, fournitures de bureau, …
- Logiciels bureautiques et logiciels de comptabilité spécialisés (Magnus).

Conditions et contraintes d’exercice du poste :

Travail en bureau et guichet d’accueil
Travaille sur 4 jours (lundi, mardi, jeudi, vendredi)

Présence ponctuelle en soirée ou en dehors des heures de présence lors de la tenue d’évènements

Garant des bâtiments et matériels mis à disposition du public
Régisseur salles communales

Facteurs d’évolution du poste :

Transfert de la facturation de l’eau potable au SIAJ
Augmentation des locations des salles

Compétences nécessaires :
SAVOIR :
- Connaissance de base des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Maîtrise des procédures administratives et circuits décisionnels
- Maîtriser l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe)
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques, maîtrise des logiciels spécialisés
- Fonctionnement des régies de recette communales et connaissance des règles comptables publiques

SAVOIR-FAIRE :
- S’organiser et gérer les priorités
- Gérer et suivre une procédure, être méthodique
- Comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Prendre des notes, rédiger des comptes-rendus
- Organiser et animer des réunions
- Coordonner un projet
- Analyser les demandes et doléances et formuler des réponses appropriées
- Rédiger des courriers, des arrêtés, des conventions…

SAVOIR-ETRE :
- Avoir l’esprit de service public
- Accueillir les usagers avec amabilité
- Autonomie, esprit d’initiative et de décision
- Disponibilité en fonction des évènements
- Bon contact avec le milieu associatif
- Qualités relationnelles
- Etre réactif sur le traitement des demandes