Chargé d’accueil et de scolarité du Conservatoire Musique, Danse et Théâtre (F/H)

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038240523000368
Publiée le 23/05/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
Communauté d'Agglomération Portes de l'Isère (CAPI)
17 avenue du bourg
38081 L'isle-d'abeau
Lieu de travail
Bourgoin-Jallieu
Poste à pourvoir le
23/06/2024
Date limite de candidature
23/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Communauté d’Agglomération Porte de l’Isère est une intercommunalité constituée de 22 communes, comptant 112 905 habitants. C’est un territoire singulier, à taille humaine, où patrimoine urbain, industriel et naturel vivent en parfaite harmonie. Engagée dans le développement durable, la transition énergétique et le respect de l’environnement, la CAPI est un territoire agréable à vivre, avec un tissu économique dynamique et innovant. Elle assure une large palette de compétences au quotidien : des missions de planification, aménagement et développement (habitat, économie, urbanisme, mobilités, éclairage public, voiries, transition énergétique), mais aussi une offre de services aux habitants : petite enfance, gestion d’équipements sportifs et culturels, lecture publique, eau et assainissement…

Au sein de la CAPI et des services à la Population, le Conservatoire Hector BERLIOZ constitue un des établissements du pôle culturel de la CAPI et dispense un enseignement en Musique, en Danse et en Art Dramatique. Accueillant environ 1 000 élèves, proposant de multiples cursus, le Conservatoire mène de nombreuses actions culturelles sur ses différents sites comme hors ses murs. Ses activités sont organisées au sein de 3 pôles : le pôle scolarité, le pôle action culturelle et le pôle administration et finances. En 2023-2024, le Conservatoire compte 68 enseignants, 15 personnels administratifs et techniques dont 2 régisseurs.
Le Conservatoire a un site principal d’enseignement situé à Bourgoin-Jallieu (musique et théâtre) et deux sites annexes à Villefontaine et à La Verpillière pour le pôle ouest du territoire. En 2024, le conservatoire s’installe pour son site principal dans un nouveau bâtiment doté d’un auditorium de 250 places situé en bordure du parc des Lilattes.

Ainsi, rattaché(e) à la Responsable Administrative et Financière, vous serez chargé(e) d’assurer l’accueil des usagers du conservatoire Hector BERLIOZ et de participer à l’organisation du déroulement de l’année scolaire des étudiants.
Missions / conditions d'exercice
Dans ce cadre, vos activités seront :
Fonction Accueil (65% du temps de travail) :
Assurer l’accueil physique et téléphonique du conservatoire.
Assurer l’accueil physique et téléphonique sur le site de Villefontaine ou La Verpillière une demi-journée par semaine
Gérer la boîte mail « conservatoire » (redistribuer les mails et les informations diverses) et transmettre les messages téléphoniques ou oraux.
Enregistrer le courrier.
Gérer les réservations des véhicules de la flotte du conservatoire.
Gérer les clefs des salles auprès des professeurs, des élèves et des entreprises intervenant sur place.
Faire le lien avec le service de gardiennage pour l’ouverture et la fermeture du bâtiment et des salles durant les week-ends.

Contribution à l’organisation administrative du conservatoire :
Etablir les plannings des salles des différents sites du conservatoire – notamment lors de la préparation de la rentrée scolaire et dans le cadre des déplacements des cours collectifs et individuels en fonction des besoins ponctuels.
Suivre les absences des professeurs – liste d’émargement – et coordonner sur un 1er niveau d’intervention avec le service scolarité et la direction pour l’information aux élèves.
Suivre les absences d’élèves (enregistrement sur le logiciel DUONET et envoi de mails aux parents) ; demander les motifs auprès des parents et relayer les absences auprès des professeurs sur un 1er niveau.
Réaliser différents travaux de secrétariat (tableau de pointage, liste d’émargement, courrier, affiche d’information, publipostage, mailing…).

Fonction référent scolarité (35% du temps de travail) :
Effectuer le suivi administratif des dossiers des élèves et suivre leur scolarité
Suivre et traiter les inscriptions et les réinscriptions
Participer à l’organisation des examens
Coordonner les relations entre les élèves, leurs familles et le conservatoire afin de transmettre des informations diverses (notamment lors d’absences de professeurs ou lors d’organisation de manifestations)
Être l’interface entre les professeurs et la direction
Réaliser diverses tâches de secrétariat en lien avec l’activité du pôle scolarité
Classer et archiver les dossiers
Participer ponctuellement à l’organisation de diverses manifestations au conservatoire
Profils recherchés
Savoir et savoir-faire :

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Maîtriser l’outil informatique (bureautique Pack Office) et capacité à se former à l’utilisation de nouveaux logiciels (DUONET).
Maîtriser la collecte des informations, les synthétiser et les diffuser aux bons destinataires.
Maîtriser les techniques d’accueil des différents types de publics et des situations conflictuelles
Maîtriser l’élaboration de tableaux de bord de suivi d’activités
Maîtriser la gestion des priorités

Savoir être :

Qualités relationnelles indispensables (contact permanent avec les usagers, l’équipe du conservatoire, les artistes, les intervenants du spectacle, les services techniques de la CAPI, les fournisseurs, les entreprises intervenant dans le conservatoire…).
Diplomatie
Aptitude pour l’accueil du public.
Dynamisme et réactivité.
Autonomie et capacité d’organisation
Rigueur et sens des responsabilités
Polyvalence
Capacité à se former tout au long de la carrière
Aptitude au travail en équipe
Intérêt pour les activités d’enseignement et la culture

Contact

Contact
recrutement@capi38.fr
Lien de candidature
Informations complémentaires
Votre rémunération :
Rémunération statutaire + RIFSEEP + Prime de fin d’année.
Autres avantages : Chèques déjeuners + Épargne chèques vacances + Comité des œuvres sociales + participation employeur mutuelle et prévoyance sous condition.

Spécificités du poste :
Disponibilité horaire importante (travail en soirée ou le week-end possible occasionnellement pour les spectacles et concerts)
Congés annuels à prendre durant les périodes de congés scolaires.
Permis B obligatoire

Où adresser votre candidature :
Rappeler la référence 18738 sur votre candidature
Par courrier : 17 avenue du Bourg, 38081 L’Isle d’Abeau cedex Par mail : recrutement@capi38.fr
Joindre obligatoirement : lettre de motivation et curriculum vitae

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.