Secrétaire de la direction - DASPE
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Offre n° O038240807000703
Publiée le 07/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
47 avenue Marcelin Berthelot, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
09/09/2024
Date limite de candidature
07/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Finalités :
» Assurer, en binôme avec l’autre assistante de direction, l’interface établissements siège des 33 services gérés par la DASPE : 27 Multi accueil et 6 RPE, ainsi que les 5 crèches associatives et 5 LAEP associatifs.
» Assister le Directeur et les directeurs adjoints en termes de gestion du temps, de traitement et de circulation de l'information (écrite et orale), de communication, de suivi et de classement des dossiers,
» Assurer le 1er accueil DASPE pour les partenaires et usagers, et les orienter pour garantir une réponse rapide et pertinente.
» Assurer, en binôme avec l’autre assistante de direction, l’interface établissements siège des 33 services gérés par la DASPE : 27 Multi accueil et 6 RPE, ainsi que les 5 crèches associatives et 5 LAEP associatifs.
» Assister le Directeur et les directeurs adjoints en termes de gestion du temps, de traitement et de circulation de l'information (écrite et orale), de communication, de suivi et de classement des dossiers,
» Assurer le 1er accueil DASPE pour les partenaires et usagers, et les orienter pour garantir une réponse rapide et pertinente.
Missions / conditions d'exercice
Activités :
» Assurer l'accueil téléphonique de la Direction et aux besoins d'autres Directions
» Gestion de l’organisation du service
• Assurer la mise jour de l’agenda de la direction sur Outlook,
• Planifier et organiser les réunions de coordination des directions déléguées, de la direction avec les services et/ou des partenaires extérieurs
• Prendre en compte et traiter l’ensemble des demandes des établissements en assurant le lien avec les services ressources du siège (travaux, ressources humaines, administration générale),
• Organiser les Conseils de crèche en lien avec les secrétariats des établissements,
• Participer à la conception de tableaux de bord, les mettre à jour et alerter en cas de besoin,
• Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et autres consommables,
• Gérer les agendas de la directrice et des directeurs délégués en lien avec eux
» Traitement de l’information
• Recueillir, enregistrer trier et diffuser le courrier, par l’alimentation et le suivi d’un outil de type chrono
• Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, PowerPoint) en veillant au respect de la charte courrier,
• Rédiger des comptes rendus de réunions, des délibérations et des courriers à partir d'éléments fournis,
• Faire le lien avec les secrétariats des établissements pour diffusion d’informations et bonnes pratiques
• Organiser et assurer le classement papier et informatique, la bonne utilisation de l’arborescence DASPA
» Gestion de dossiers spécifiques
• Suivre les contrats de prestation et conventions de partenariat en cours, alerter sur les renouvellements, inscrire les conventions à l’ordre du jour du Conseil d’Administration, assurer la rédaction de délibérations simples,
• Suivre les conventions de stage, et les consommations de l’enveloppe de gratification, en lien avec les autres directions du CCAS,
• Rechercher et synthétiser des informations en vue de la constitution de dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier,
• Etre force de proposition pour la création d'outils de suivi,
• Aider à la réalisation des rapports d’activité
• Etre l’interface entre les établissements et services DASPE et la direction de la communication pour la veille et la valorisation d’évènements ou activités
• Référent Octime
• Référent Astre
• Référent Nouveaux Arrivants
» Assurer la gestion des enveloppes budgétaires du service (commandes, engagements, liquidation des factures).
» Assurer l'accueil téléphonique de la Direction et aux besoins d'autres Directions
» Gestion de l’organisation du service
• Assurer la mise jour de l’agenda de la direction sur Outlook,
• Planifier et organiser les réunions de coordination des directions déléguées, de la direction avec les services et/ou des partenaires extérieurs
• Prendre en compte et traiter l’ensemble des demandes des établissements en assurant le lien avec les services ressources du siège (travaux, ressources humaines, administration générale),
• Organiser les Conseils de crèche en lien avec les secrétariats des établissements,
• Participer à la conception de tableaux de bord, les mettre à jour et alerter en cas de besoin,
• Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et autres consommables,
• Gérer les agendas de la directrice et des directeurs délégués en lien avec eux
» Traitement de l’information
• Recueillir, enregistrer trier et diffuser le courrier, par l’alimentation et le suivi d’un outil de type chrono
• Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, PowerPoint) en veillant au respect de la charte courrier,
• Rédiger des comptes rendus de réunions, des délibérations et des courriers à partir d'éléments fournis,
• Faire le lien avec les secrétariats des établissements pour diffusion d’informations et bonnes pratiques
• Organiser et assurer le classement papier et informatique, la bonne utilisation de l’arborescence DASPA
» Gestion de dossiers spécifiques
• Suivre les contrats de prestation et conventions de partenariat en cours, alerter sur les renouvellements, inscrire les conventions à l’ordre du jour du Conseil d’Administration, assurer la rédaction de délibérations simples,
• Suivre les conventions de stage, et les consommations de l’enveloppe de gratification, en lien avec les autres directions du CCAS,
• Rechercher et synthétiser des informations en vue de la constitution de dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier,
• Etre force de proposition pour la création d'outils de suivi,
• Aider à la réalisation des rapports d’activité
• Etre l’interface entre les établissements et services DASPE et la direction de la communication pour la veille et la valorisation d’évènements ou activités
• Référent Octime
• Référent Astre
• Référent Nouveaux Arrivants
» Assurer la gestion des enveloppes budgétaires du service (commandes, engagements, liquidation des factures).
Profils recherchés
Compétences :
•Maîtrise de la langue écrite et orale (style, orthographe, grammaire …),
•Capacités d'analyse, de réflexion et de synthèse,
•Esprit d'initiative,
• Autonomie dans son fonctionnement,
• Confidentialité,
• Rigueur organisationnelle (classement, gestion des priorités),
• Accueil adapté en fonction de l'interlocuteur et sens relationnel,
•Maîtrise des outils bureautiques (Word / Excel / Power Point…), de l'Internet et de l'Intranet.
•Maîtrise de la langue écrite et orale (style, orthographe, grammaire …),
•Capacités d'analyse, de réflexion et de synthèse,
•Esprit d'initiative,
• Autonomie dans son fonctionnement,
• Confidentialité,
• Rigueur organisationnelle (classement, gestion des priorités),
• Accueil adapté en fonction de l'interlocuteur et sens relationnel,
•Maîtrise des outils bureautiques (Word / Excel / Power Point…), de l'Internet et de l'Intranet.
Contact et modalités de candidature
Contact
0480701441
Informations complémentaires
Spécificités du poste :
•Assurer les permanences téléphoniques, par roulement jusqu’à 17h,
•Travailler en binôme.
Connaissances Souhaitées :
• Connaissance des logiciels internes, y compris RH
Conditions requises pour postuler :
•Appartenir au cadre d'emploi des Rédacteurs Territoriaux ou être inscrit sur liste d'aptitude,
• Fournir la copie de vos diplômes et de votre dernier arrêté,
•BTS Secrétariat de Direction ou Assistant Manager souhaité.
•Les candidatures d’agents non titulaires (remplissant les conditions d’accès au concours du grade) ne pourraient être étudiées que dans l’hypothèse où le recrutement par voie statutaire s’avèrerait non concluant.
•Assurer les permanences téléphoniques, par roulement jusqu’à 17h,
•Travailler en binôme.
Connaissances Souhaitées :
• Connaissance des logiciels internes, y compris RH
Conditions requises pour postuler :
•Appartenir au cadre d'emploi des Rédacteurs Territoriaux ou être inscrit sur liste d'aptitude,
• Fournir la copie de vos diplômes et de votre dernier arrêté,
•BTS Secrétariat de Direction ou Assistant Manager souhaité.
•Les candidatures d’agents non titulaires (remplissant les conditions d’accès au concours du grade) ne pourraient être étudiées que dans l’hypothèse où le recrutement par voie statutaire s’avèrerait non concluant.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.