Chargé-e d'accueil et de gestion administrative
Offre n° O038250604000389
Publiée le 06/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Nichée au cœur des montagnes, Grenoble est une ville dynamique et une terre d’engagement, réputée pour son esprit d’innovation, sa qualité de vie et son patrimoine culturel. Avec ses parcs verdoyants, son cœur de ville chaleureux et ses sommets enneigés à proximité, Grenoble offre un cadre de vie exceptionnel, propice à l'épanouissement personnel et professionnel. Que vous soyez passionné-e par les sports de montagne, l'art et la culture, ou simplement en quête d’une vie urbaine et citoyenne animée, Grenoble a tout pour vous séduire.
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11, boulevard jean pain, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
05/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le Pôle Accueil Relation Usager (PARU) est un pôle dédié à l’accueil des usagers et au traitement de leurs demandes.
En cours de réorganisation, cette équipe sera prochainement rattachée à la future Direction de l’Espace Public.
Le PARU est composé de deux équipes d’accueil aux missions différentes placées sous la responsabilité d’une responsable de pôle :
– l’équipe dite « Alliance » qui effectue des missions d’accueil physique et téléphonique (hors stationnement), le traitement des demandes d’information
– l’équipe dite « Randon » qui effectue des missions spécialisées liées à la mise en œuvre de la politique de stationnement et à l’instruction des recours administratifs préalables obligatoires (RAPO) formulés par les usagers suite à un Forfait Post-Stationnement (FPS)
Sous la responsabilité de la cheffe d’équipe, vous assurez au quotidien l’accueil physique et téléphonique des usagers ainsi que le traitement des demandes reçues sur les boîtes mails génériques et sur les logiciels métiers.
Le regroupement des 2 équipes Randon et Alliance est prévu pour fin 2025 sur le site Alliance – 88, rue des Alliés.
En cours de réorganisation, cette équipe sera prochainement rattachée à la future Direction de l’Espace Public.
Le PARU est composé de deux équipes d’accueil aux missions différentes placées sous la responsabilité d’une responsable de pôle :
– l’équipe dite « Alliance » qui effectue des missions d’accueil physique et téléphonique (hors stationnement), le traitement des demandes d’information
– l’équipe dite « Randon » qui effectue des missions spécialisées liées à la mise en œuvre de la politique de stationnement et à l’instruction des recours administratifs préalables obligatoires (RAPO) formulés par les usagers suite à un Forfait Post-Stationnement (FPS)
Sous la responsabilité de la cheffe d’équipe, vous assurez au quotidien l’accueil physique et téléphonique des usagers ainsi que le traitement des demandes reçues sur les boîtes mails génériques et sur les logiciels métiers.
Le regroupement des 2 équipes Randon et Alliance est prévu pour fin 2025 sur le site Alliance – 88, rue des Alliés.
Missions / conditions d'exercice
Accueil usagers
• Accueillir les usagers physiquement et au téléphone (flux usagers important et public parfois difficile)
• Traiter au quotidien les demandes des usagers réceptionnées dans les boîtes mails génériques
• Renseigner les usagers sur tous les sujets en lien avec le stationnement payant sur voirie, la circulation et les Forfaits Post-Stationnement
• Travailler en transversalité avec les autres agents du PARU : remplacements ponctuels possibles au sein de l’équipe Alliance ou sur des missions Alliance afin d’assurer la continuité de l’accueil
Instruction des demandes usagers & des recours administratifs préalables obligatoires (RAPO)
• Étudier et ouvrir les droits au stationnement résident sur voirie et à la tarification professionnelle du stationnement payant sur voirie
• Assurer la vente du ticket résident et le traitement des demandes de pass zones piétonnes et pass zones à trafic limité
• Instruire les recours (RAPO) formulés par les usagers à l’encontre d’un Forfait de Post-Stationnement (FPS) : étudier le recours, vérifier les pièces justificatives fournies, proposer une réponse et éditer le courrier de réponse – dans le respect de l’arrêté municipal réglementant le stationnement payant sur voirie
• Enregistrer dans le logiciel métier les décisions
• Saisir des données pour le suivi de l’activité
Assistance administrative
• Assurer la gestion du courrier : réception et suivi du courrier (GED), rédaction de courriers, suivi du circuit des parapheurs
• Rédiger et mettre en forme des documents : comptes rendus, courriers spécifiques, notes, tableaux de suivi
• Assurer le tri, le classement et l’archivage des documents
• Assurer un appui logistique : mise sous plis, publipostage, distribution de courriers, affichage de documents, reprographie
Régie de recettes et d’avance :
• Assurer la fonction de mandataire suppléant de la régie : vous maniez les deniers publics (encaissements) sous la responsabilité de la régisseuse, cheffe d’équipe.
Le regroupement des 2 équipes du PARU sur un même site, celui de l’Alliance, est programmé pour la fin de l’année 2025 tout comme le rattachement de cette équipe à une nouvelle Direction. L’organisation de l’équipe sera revue ainsi que les périmètres des fiches de poste.
• Accueillir les usagers physiquement et au téléphone (flux usagers important et public parfois difficile)
• Traiter au quotidien les demandes des usagers réceptionnées dans les boîtes mails génériques
• Renseigner les usagers sur tous les sujets en lien avec le stationnement payant sur voirie, la circulation et les Forfaits Post-Stationnement
• Travailler en transversalité avec les autres agents du PARU : remplacements ponctuels possibles au sein de l’équipe Alliance ou sur des missions Alliance afin d’assurer la continuité de l’accueil
Instruction des demandes usagers & des recours administratifs préalables obligatoires (RAPO)
• Étudier et ouvrir les droits au stationnement résident sur voirie et à la tarification professionnelle du stationnement payant sur voirie
• Assurer la vente du ticket résident et le traitement des demandes de pass zones piétonnes et pass zones à trafic limité
• Instruire les recours (RAPO) formulés par les usagers à l’encontre d’un Forfait de Post-Stationnement (FPS) : étudier le recours, vérifier les pièces justificatives fournies, proposer une réponse et éditer le courrier de réponse – dans le respect de l’arrêté municipal réglementant le stationnement payant sur voirie
• Enregistrer dans le logiciel métier les décisions
• Saisir des données pour le suivi de l’activité
Assistance administrative
• Assurer la gestion du courrier : réception et suivi du courrier (GED), rédaction de courriers, suivi du circuit des parapheurs
• Rédiger et mettre en forme des documents : comptes rendus, courriers spécifiques, notes, tableaux de suivi
• Assurer le tri, le classement et l’archivage des documents
• Assurer un appui logistique : mise sous plis, publipostage, distribution de courriers, affichage de documents, reprographie
Régie de recettes et d’avance :
• Assurer la fonction de mandataire suppléant de la régie : vous maniez les deniers publics (encaissements) sous la responsabilité de la régisseuse, cheffe d’équipe.
Le regroupement des 2 équipes du PARU sur un même site, celui de l’Alliance, est programmé pour la fin de l’année 2025 tout comme le rattachement de cette équipe à une nouvelle Direction. L’organisation de l’équipe sera revue ainsi que les périmètres des fiches de poste.
Profils recherchés
Savoir faire :
• Vous savez vous exprimer clairement et calmement, à l’oral comme à l’écrit
• Vous disposez de qualités rédactionnelles avérées
• Vous savez vous adapter au quotidien selon les consignes données par la cheffe d’équipe
• Vous savez gérer des pics d’activité et des imprévus
• Vous savez lire un arrêté municipal, analyser une situation et rédiger un courrier de réponse adapté
• Vous savez suivre une procédure d’instruction et en réaliser les étapes avec méthode et rigueur
• Vous êtes en mesure d’apprendre des règles et d’assurer leur application dans le traitement des demandes (règles d’obtention des différents droits / pass)
• Vous êtes en mesure d’utiliser plusieurs logiciels métiers et d’intégrer leurs évolutions
Savoir être :
• Vous avez le sens du service public et de l’accueil
• Vous avez de bonnes capacités relationnelles et aimez le travail en équipe
• Vous êtes capable de gérer des situations de tension avec le public
• Vous êtes curieux-ieuse et désireux-euse de vous former sur un champ de connaissances précis : le stationnement payant sur voirie, la circulation et le traitement des RAPO
• Vous êtes rigoureux-euse, précis·e et organisé·e
• Vous avez de solides capacités d’analyse
Connaissances/technicités attendues :
• Vous avez déjà assuré les missions de mandataire suppléant d’une régie de recettes ou vous êtes prêt.e.s à vous y investir
• Vous connaissez l’arrêté municipal réglementant le stationnement payant sur voirie ou vous êtes prêt.e.s à vous y investir
• Vous connaissez le circuit de contestation d’un Forfait de Post Stationnement ou vous êtes prêt.e.s à l’acquérir
• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Libre Office) et les logiciels métiers suivants (ou êtes prêt.e.s à vous y investir) : Edicia, Extenso, Oxygéno, PayByPhone...
• Vous savez vous exprimer clairement et calmement, à l’oral comme à l’écrit
• Vous disposez de qualités rédactionnelles avérées
• Vous savez vous adapter au quotidien selon les consignes données par la cheffe d’équipe
• Vous savez gérer des pics d’activité et des imprévus
• Vous savez lire un arrêté municipal, analyser une situation et rédiger un courrier de réponse adapté
• Vous savez suivre une procédure d’instruction et en réaliser les étapes avec méthode et rigueur
• Vous êtes en mesure d’apprendre des règles et d’assurer leur application dans le traitement des demandes (règles d’obtention des différents droits / pass)
• Vous êtes en mesure d’utiliser plusieurs logiciels métiers et d’intégrer leurs évolutions
Savoir être :
• Vous avez le sens du service public et de l’accueil
• Vous avez de bonnes capacités relationnelles et aimez le travail en équipe
• Vous êtes capable de gérer des situations de tension avec le public
• Vous êtes curieux-ieuse et désireux-euse de vous former sur un champ de connaissances précis : le stationnement payant sur voirie, la circulation et le traitement des RAPO
• Vous êtes rigoureux-euse, précis·e et organisé·e
• Vous avez de solides capacités d’analyse
Connaissances/technicités attendues :
• Vous avez déjà assuré les missions de mandataire suppléant d’une régie de recettes ou vous êtes prêt.e.s à vous y investir
• Vous connaissez l’arrêté municipal réglementant le stationnement payant sur voirie ou vous êtes prêt.e.s à vous y investir
• Vous connaissez le circuit de contestation d’un Forfait de Post Stationnement ou vous êtes prêt.e.s à l’acquérir
• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Libre Office) et les logiciels métiers suivants (ou êtes prêt.e.s à vous y investir) : Edicia, Extenso, Oxygéno, PayByPhone...
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
• Temps de travail :
- Horaires variables : 35 h35 sur 5 jours
- Durée de pause méridienne : 45 minutes minimum
• Télétravail : possible de façon ponctuelle sous réserve des nécessités de service
• Travail en équipe, en bureau et en guichet d’accueil pour plus de 50 % du temps de travail
• Contraintes horaires de travail liés à l’accueil du public (accueil ouvert de 8h30 à 12h et de 13h à 16h30, fermeture au public le mardi après-midi – horaires susceptibles d’évolution)
• Mandataire de caisse
• Vous pouvez être amené-e.s à travailler de façon ponctuelle sur d’autres missions relevant du service
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
- Horaires variables : 35 h35 sur 5 jours
- Durée de pause méridienne : 45 minutes minimum
• Télétravail : possible de façon ponctuelle sous réserve des nécessités de service
• Travail en équipe, en bureau et en guichet d’accueil pour plus de 50 % du temps de travail
• Contraintes horaires de travail liés à l’accueil du public (accueil ouvert de 8h30 à 12h et de 13h à 16h30, fermeture au public le mardi après-midi – horaires susceptibles d’évolution)
• Mandataire de caisse
• Vous pouvez être amené-e.s à travailler de façon ponctuelle sur d’autres missions relevant du service
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.