Chargé-e d'accueil et d'assistance administrative
Offre n° O038260127000894
Publiée le 27/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
5, rue henri barbusse, Champ-sur-Drac (Isère (38))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
1 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
* Accueillir, orienter, renseigner et représenter l’image de la collectivité auprès des usagers
* Garantir la délivrance d’une information fiable et précise au public et assurer un premier niveau de réponse
* Contribuer à une circulation de l’information et des messages fiables et rapides au sein de la collectivité
* Gérer et/ou assister la directrice de l’accueil et des relations avec les habitants
* Garantir la délivrance d’une information fiable et précise au public et assurer un premier niveau de réponse
* Contribuer à une circulation de l’information et des messages fiables et rapides au sein de la collectivité
* Gérer et/ou assister la directrice de l’accueil et des relations avec les habitants
Missions / conditions d'exercice
SECRETARIAT D’ACCUEIL :
- Accueillir au téléphone et physiquement le public
• Accueil physique en Mairie
• Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques et du public présent
• Identification et gestion de la demande et de son degré d’urgence
• Premier niveau de réponse aux usagers
• Recherche du bon interlocuteur et mise en relation des correspondants
• Inscriptions sur les listes électorales (remise et/ou réception d’imprimés)
• Invitations aux cérémonies
• Affranchissement du courrier
• Diffusion de documents tous services
• Mises à jour des listes de diffusion (dont coordonnées outlook)
• Prise des rdv du Maire
• Gestion des tableaux d’affichage et les présentoirs de l’accueil (hors CCAS)
• Capitalisation et gestion de l’information et des renseignements donnés par les autres services
• Enregistrement du courrier arrivé
- Permettre l’accomplissement des formalités liées à la vie quotidienne des administrés
• Etat civil : primo accueil reconnaissances – primo accueil mariages – copies d’actes d’état civil – décès – cimetières (vente concessions)
• Suppléer la responsable des affaires générales en son absence
- Protocole : organiser les cérémonies et commémorations
• Réservation du site, salle…
• Devis, commande denrées, gestion des stocks
• Gestion administrative : diffusion invitations, inscriptions…
• Supervision installation technique en lien avec Murielle (directives aux agents de service)
GESTION DES EQUIPEMENTS COMMUNAUX
LOCATION DE SALLES / DE VEHCIULES / DEMANDE DE MATERIEL
• Consulter et renseigner le logiciel d’occupation des sites communaux mis à disposition
• Assurer l’interface avec les usagers (renseignements, réservation, confirmation, rappel au règlement …)
• Gérer la mise à disposition du matériel communal
GESTION DES FOURNITURES ADMINISTRATIVES ET DIVERS PETIT EQUIPEMENT (drapeaux, masques etc…) :
• Suivi des stocks
• Gestion du budget alloué et du stock
• Commandes
• Transmission du matériel aux agents
• Renouvellement du marché à voir avec la responsable de gestion budgétaire
- PARTICIPATION A LA VIE DU SERVICE ET DE LA COLLECTIVITE
- Participer aux réunions et projets liés au service et à la collectivité
- Accueillir au téléphone et physiquement le public
• Accueil physique en Mairie
• Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques et du public présent
• Identification et gestion de la demande et de son degré d’urgence
• Premier niveau de réponse aux usagers
• Recherche du bon interlocuteur et mise en relation des correspondants
• Inscriptions sur les listes électorales (remise et/ou réception d’imprimés)
• Invitations aux cérémonies
• Affranchissement du courrier
• Diffusion de documents tous services
• Mises à jour des listes de diffusion (dont coordonnées outlook)
• Prise des rdv du Maire
• Gestion des tableaux d’affichage et les présentoirs de l’accueil (hors CCAS)
• Capitalisation et gestion de l’information et des renseignements donnés par les autres services
• Enregistrement du courrier arrivé
- Permettre l’accomplissement des formalités liées à la vie quotidienne des administrés
• Etat civil : primo accueil reconnaissances – primo accueil mariages – copies d’actes d’état civil – décès – cimetières (vente concessions)
• Suppléer la responsable des affaires générales en son absence
- Protocole : organiser les cérémonies et commémorations
• Réservation du site, salle…
• Devis, commande denrées, gestion des stocks
• Gestion administrative : diffusion invitations, inscriptions…
• Supervision installation technique en lien avec Murielle (directives aux agents de service)
GESTION DES EQUIPEMENTS COMMUNAUX
LOCATION DE SALLES / DE VEHCIULES / DEMANDE DE MATERIEL
• Consulter et renseigner le logiciel d’occupation des sites communaux mis à disposition
• Assurer l’interface avec les usagers (renseignements, réservation, confirmation, rappel au règlement …)
• Gérer la mise à disposition du matériel communal
GESTION DES FOURNITURES ADMINISTRATIVES ET DIVERS PETIT EQUIPEMENT (drapeaux, masques etc…) :
• Suivi des stocks
• Gestion du budget alloué et du stock
• Commandes
• Transmission du matériel aux agents
• Renouvellement du marché à voir avec la responsable de gestion budgétaire
- PARTICIPATION A LA VIE DU SERVICE ET DE LA COLLECTIVITE
- Participer aux réunions et projets liés au service et à la collectivité
Profils recherchés
Posture adaptée à la relation aux usagers : diplomatie - courtoisie
Capacités d'organisation et de gestion des priorités
Expérience en poste d'accueil souhaitée
Capacités d'organisation et de gestion des priorités
Expérience en poste d'accueil souhaitée
Contact et modalités de candidature
Contact
nathalie.gimenez@ville-champsurdrac.fr
Informations complémentaires
- lettre de motivation
- CV
- CV
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.